Optimiser l'organisation de vos documents électroniques

Niveau :

Objectifs :

Aujourd’hui, plus que jamais, nous créons, recevons, modifions et travaillons sur de nombreux documents électroniques. Qu’ils viennent de la messagerie, de la suite bureautique ou d’applications métiers. De nombreuses versions différentes sont souvent générées et conservées. Cette formation vous permettra de vous poser les bonnes questions et d’appliquer une méthodologie de classement et d’organisation pour bien gérer vos documents électroniques.

Contenu du stage :

Classer ou ranger ?

  • Qu’est ce qu’un document ?
  • Quelles sont ses caractéristiques ?
  • Je range ? Je classe ? Comment ? Pourquoi faire ? Pour qui ?

 Classer quoi ? Classer pourquoi ?

  •  Identifier les flux générant du document et faire un diagnotic
  • Identifier les points faibles de l’organisation
  • Répondre à la question : dois-je tout classer ? pourquoi ? comment faire simple ?
  • Je classe des documents mais dans quel but ?
  • Comment gérer les différentes versions de document ?

 Organiser le classement concrètement :

  •  Les règles de nommage et la gestion du versioning : les bonnes pratiques
  • Le plan de classement électronique : les différents types de plan de classement
  • Classer en fonction de l’hébergement des documents : local, serveurs partagés, au sein d’une GED, d’une messagerie...
  • Dois-je indexer ? Ajouter des métadonnées ? : exemples et exercices
  • Trier ? Détruire ?  Purger ?  Quelles sont les règles à mettre en place ?

 Vous repartirez avec :

  •  Les critères qui sont importants pour votre organisation
  • Un plan de classement en phase avec vos besoins
  • Des bonnes pratiques pour pérenniser votre l’organisation des documents électroniques

Compétences cibles :

  • Créer ou faire évoluer une organisation de la documentation électronique
  • Savoir mettre en place un plan de classement et des règles de nommage
  • Savoir analyser les besoins de son organisation pour une gestion des documents électroniques cohérente

MODALITÉS D'ÉVALUATION :

  • Auto évaluation dans le questionnaire de préparation
  • Exercices pratiques
  • Atelier : rédation d'un plan de classement
  • Evaluation à chaud
  • Evaluation à froid (6 mois)

Une attestation de compétences est remise en fin de formation.

Méthodes pédagogiques :

  • Apports méthodologiques 40%
  • Travaux pratiques en individuel ou en groupe 60%
Les formateurs :
Corinne Dupin

De formation littéraire, Corinne Dupin a exercé le métier de courtier en information, knowledge manager, responsable de la veille dans des environnements essentiellement conseil et marketing.

Aujourd’hui consultante et formatrice, elle accompagne des projets de mise en place, développement ou transformation autour de la veille, de l’e-réputation et du management des connaissances.

Elle est l’auteur d’un Guide pratique de la veille publié aux éditions Klog en juin 2014 et d’un ouvrage paru en septembre 2017 aux éditions du Cercle de la librairie : Autoformation : l’apprentissage buissonnier.

  • Présentiel
  • Distanciel