Optimiser l'organisation de vos documents électroniques

Niveau : 

Objectifs :

Aujourd’hui, plus que jamais, nous créons, recevons, modifions et travaillons sur de nombreux documents électroniques. Qu’ils viennent de la messagerie, de la suite bureautique ou d’applications métiers. De nombreuses versions différentes sont souvent générées et conservées. Cette formation vous permettra de vous poser les bonnes questions et d’appliquer une méthodologie de classement et d’organisation pour bien gérer vos documents électroniques.

Contenu du stage :

Classer ou ranger ?

  • Qu’est ce qu’un document ?
  • Quelles sont ses caractéristiques ?
  • Je range ? Je classe ? Comment ? Pourquoi faire ? Pour qui ?

 Classer quoi ? Classer pourquoi ?

  •  Identifier les flux générant du document et faire un diagnotic
  • Identifier les points faibles de l’organisation
  • Répondre à la question : dois-je tout classer ? pourquoi ? comment faire simple ?
  • Je classe des documents mais dans quel but ?
  • Comment gérer les différentes versions de document ?

 Organiser le classement concrètement :

  •  Les règles de nommage et la gestion du versioning : les bonnes pratiques
  • Le plan de classement électronique : les différents types de plan de classement
  • Classer en fonction de l’hébergement des documents : local, serveurs partagés, au sein d’une GED, d’une messagerie...
  • Dois-je indexer ? Ajouter des métadonnées ? : exemples et exercices
  • Trier ? Détruire ?  Purger ?  Quelles sont les règles à mettre en place ?

 Vous repartirez avec :

  •  Les critères qui sont importants pour votre organisation
  • Un plan de classement en phase avec vos besoins
  • Des bonnes pratiques pour pérenniser votre l’organisation des documents électroniques

Compétences cibles :

  • Créer ou faire évoluer une organisation de la documentation électronique
  • Savoir mettre en place un plan de classement et des règles de nommage
  • Savoir analyser les besoins de son organisation pour une gestion des documents électroniques cohérente

MODALITÉS D'ÉVALUATION :

  • Auto évaluation dans le questionnaire de préparation
  • Exercices pratiques
  • Atelier : rédation d'un plan de classement
  • Evaluation à chaud
  • Evaluation à froid (6 mois)

Une attestation de compétences est remise en fin de formation.

Méthodes pédagogiques :

  • Apports méthodologiques 40%
  • Travaux pratiques en individuel ou en groupe 60%
Les formateurs :
Jenny Collin

Professionnelle de l'information et de la documentation depuis 20 ans maintenant, Jenny COLLIN exerce son métier avec passion. 

Parmi les multiples missions aussi variées que riches qu'elle assume, elle accompagne et conseille organisations et professionnel·le·s sur les enjeux liés à la coopération au sein des équipes de projet ou de réseaux ; elle initie et favorise notamment la mise en place de solutions coopératives au sein de ces processus.

Jenny COLLIN intervient en présence ou à distance en formation auprès de professionnel·le·s et en soutien de collectifs soucieux d’améliorer leur agilité opérationnelle et leur créativité, sur des sujets variés : les bases du métier infodoc, la mutualisation documentaire, la veille coopérative, la gestion des ressources électroniques, les environnements numériques apprenants notamment, etc.

Intervenante au département InfoCom à l’Université Toulouse III et salariée d'une structure publique, elle a été bénévole au sein de l'ADBS pendant plus de 10 ans, dont 3 ans déléguée régionale.

  • Présentiel
  • Distanciel