• Service documentation, centre de ressources, bibliothèque spécialisée, cellule information.
• Rôle du documentaliste : collecter, traiter, organiser, diffuser, accompagner.
• Les évolutions du métier : numérique, IA, data, médiation, valorisation, qualité de l’information.
• Terminologie et vocabulaire de la documentation.
• Compétences attendues aujourd’hui.
• Documentation, archives, veille, knowledge management : complémentarités.

• Comprendre les publics et les usages.
• Recueillir les besoins d’information.
• Concevoir un questionnaire ou une enquête simple.
• Analyser les demandes.
• Adapter l’offre documentaire aux profils utilisateurs.
• Penser expérience utilisateur et accessibilité.
• Prioriser les services à rendre.

Atelier pratique
Construire une grille d’analyse des besoins utilisateurs.

• Collecte et acquisition.
• Sélection et tri.
• Traitement documentaire.
• Classement et indexation.
• Diffusion.
• Conservation.
• Évaluation et amélioration continue.
• Chaîne documentaire papier, numérique et hybride.

• Politique d’acquisition.
• Gestion des abonnements.
• Sélection de sources.
• Critères de qualité et de pertinence.
• Désherbage et actualisation des ressources.
• Gestion d’un fonds physique ou numérique.
• Cycle de vie des documents.

• Description bibliographique.
• Notices, champs, formats et normes : repères utiles sans entrer dans l’expertise avancée.
• Ressources physiques, électroniques et web.
• Qualité des données descriptives.
• Métadonnées : pourquoi et comment les utiliser.
• Premiers liens avec interopérabilité, moteurs de recherche et données documentaires.

• Pourquoi indexer ?
• Mots-clés, descripteurs, classifications, thésaurus, listes d’autorité.
• Principes d’analyse de contenu.
• Choisir les bons termes.
• Cohérence et homogénéité de l’indexation.
• Usage prudent de l’IA pour proposer des mots-clés ou résumés.
• Contrôle humain et qualité documentaire.

Atelier pratique
Analyser un document, produire des mots-clés et rédiger une notice simple.

• Plan de classement documentaire.
• Classement physique et classement numérique.
• Règles de nommage.
• Métadonnées et recherche.
• Accessibilité des publics.
• Locaux, rangement, signalétique.
• Espaces numériques, GED, intranet, portail documentaire.
• Désherbage et organisation durable.

• Méthodologie de recherche par étapes.
• Définir son besoin.
• Choisir ses sources.
• Formuler des requêtes efficaces.
• Opérateurs booléens et recherche avancée.
• Moteurs de recherche, bases de données, sites institutionnels, ressources spécialisées.
• Recherche web et sources ouvertes.
• Organisation d’un répertoire de sources.

• Fiabilité, autorité, date, contexte, intention, niveau de preuve.
• Distinguer information, opinion, communication, donnée brute.
• Détecter les sources fragiles.
• Croiser les informations.
• Citer et tracer les sources.
• IA générative et validation des réponses : points de vigilance.

Atelier pratique
Répondre à une demande documentaire en recherchant, sélectionnant et validant les sources.

• Panorama des produits documentaires : bibliographie, dossier documentaire, revue de presse, newsletter, synthèse, fiche ressource, portail, page intranet.
• Choisir le bon format selon le besoin.
• Structurer un livrable clair et lisible.
• Éditorialiser l’information.
• Adapter le niveau de synthèse.
• Diffuser au bon canal.
• Mesurer l’utilité des produits documentaires.

• Donner de la visibilité au service.
• Valoriser les ressources et les compétences documentaires.
• Développer l’offre de services.
• Communication interne.
• Médiation documentaire.
• Accompagnement des utilisateurs.
• Faire connaître les produits et services documentaires.

• Logiciels documentaires.
• GED, portails, CMS, intranet.
• Outils collaboratifs.
• Flux RSS, newsletters, blogs, wikis, bases de connaissances.
• Métadonnées, tags, recherche et valorisation web.
• Fonctionnalités numériques simples : inclusion de contenus, vidéos, podcasts, ressources externes.
• Choisir les outils selon les besoins et moyens.

• Cas d’usage : résumé, reformulation, aide à l’indexation, structuration d’un plan, extraction d’idées clés, préparation de livrables.
• Prompts simples pour documentalistes.
• Contrôle des sources et validation humaine.
• Confidentialité et données sensibles.
• Risques d’erreurs et hallucinations.
• Garder une posture professionnelle : l’IA comme appui, pas comme substitut au jugement documentaire.

• Positionner son rôle.
• Définir ses priorités.
• Organiser ses ressources.
• Formaliser des procédures simples.
• Construire une feuille de route.
• Identifier les compétences à développer.
• Préparer les suites possibles : indexation, veille, marketing documentaire, KM, GED.

Les participants construisent une mini-feuille de route documentaire :

• public cible ;
• besoins ;
• fonds ou ressources ;
• traitement documentaire ;
• plan de classement ;
• sources à surveiller ;
• produit documentaire à créer ;
• outils à mobiliser ;
• actions prioritaires.

• Savoir cataloguer, indexer, classer et organiser la documentation et l’information.
• Cibler, valider et suivre des sources d’information.
• Créer et diffuser des produits documentaires selon les besoins des utilisateurs.
• Utiliser les outils numériques utiles aux fonctions documentaires.
• Comprendre les apports et limites de l’IA dans les pratiques documentaires.
• Structurer ou faire évoluer une activité documentaire.

• Auto-évaluation dans le questionnaire de préparation.
• Validation des concepts de la documentation.
• Exercices pratiques.
• Études de cas.
• QCM de consolidation.
• Retours d’expérience.
• Production d’une mini-feuille de route documentaire.
• Évaluation à chaud.
• Évaluation à froid à 6 mois.

Après : FA05 pour approfondir l’analyse documentaire, l’indexation, les métadonnées et le catalogage ; FA22 pour travailler les thésaurus et référentiels ; FA06 pour concevoir des produits documentaires numériques ; FA13 pour valoriser les services documentaires ; FA63 pour aller vers le Knowledge Management.