• Qu’est-ce qu’un document ?
• Information, donnée, document, dossier, ressource, archive : clarifier les notions.
• Les étapes de la chaîne documentaire : collecte, sélection, traitement, classement, diffusion, conservation.
• Les besoins d’information des utilisateurs.
• Les différents contextes : service administratif, centre de ressources, documentation métier, espace partagé, intranet.
• Les risques d’une mauvaise organisation : perte d’information, doublons, erreurs, manque de traçabilité.

• • Analyser les demandes d’information.
  • Identifier les documents produits, reçus et utilisés dans un service.
  • Comprendre les flux : entrants, sortants, internes, collaboratifs.
  • Repérer les documents essentiels, utiles, obsolètes ou à risque.
  • Identifier les personnes concernées : producteurs, utilisateurs, valideurs, responsables.
  • Poser un premier diagnostic documentaire.

  Atelier pratique
  Cartographier simplement les documents et flux d’un service.

• • Classement papier et classement numérique : points communs et différences.
  • Plan de classement : principes, niveaux, rubriques, logique utilisateur.
  • Règles de nommage.
  • Gestion des versions.
  • Indexation simple et mots-clés.
  • Métadonnées utiles.
  • Organisation dans un serveur partagé, une GED, un espace collaboratif ou une arborescence bureautique.
  • Comment faire simple et durable.

  Atelier pratique
  Construire ou améliorer un mini-plan de classement.

• Pourquoi formaliser des règles ?
• Créer des procédures simples.
• Définir qui classe, qui valide, qui conserve, qui supprime.
• Favoriser l’harmonisation dans un service.
• Initier une démarche qualité documentaire.
• Sensibiliser les collègues aux bonnes pratiques.
• Faire évoluer les règles dans le temps.

• Cycle de vie des documents.
• Documents courants, intermédiaires et archives.
• Durées de conservation : principes généraux.
• Trier, conserver, éliminer : pourquoi et comment ?
• Faire le lien entre gestion documentaire et archivage.
• Éviter l’accumulation numérique.
• Préparer les documents à retrouver et exploiter dans la durée.

• Définir son besoin d’information.
• Choisir les bons outils de recherche.
• Formuler des requêtes efficaces.
• Utiliser les opérateurs simples.
• Identifier des sources fiables.
• Valider l’auteur, la date, le contexte et la crédibilité.
• Organiser ses sources pour les retrouver et les partager.
• Construire un répertoire de sources utiles à son service.

• Répondre à une demande d’information.
• Produire une synthèse courte.
• Créer une fiche ressource.
• Mettre en forme une liste de sources.
• Diffuser l’information à la bonne personne, au bon moment, dans le bon format.
• Adapter le livrable au besoin utilisateur.

• Outils bureautiques, espaces partagés, GED, moteurs de recherche, outils collaboratifs.
• Apports possibles de l’IA générative : reformuler, résumer, structurer, proposer des mots-clés, aider à rédiger une réponse.
• Limites : erreurs, hallucinations, confidentialité, sources non vérifiées.
• Bonnes pratiques pour garder le contrôle de la qualité documentaire.
• Exemples de prompts simples pour la gestion documentaire.

À partir d’un cas pratique, les participants construisent une organisation documentaire simple :

• analyse du besoin ;
• typologie des documents ;
• plan de classement ;
• règles de nommage ;
• règles de conservation ;
• sources d’information ;
• livrable documentaire court ;
• bonnes pratiques à partager dans le service.

• Retrouver rapidement un document ou une information.
• Mettre en place une organisation commune dans son service.
• Élaborer ou faire évoluer un plan de classement papier ou électronique.
• Rechercher et valider des sources d’information.
• Produire des contenus documentaires simples et utiles.
• Appliquer des règles de conservation et de tri.
• Utiliser les outils numériques avec méthode.

• Auto-évaluation dans le questionnaire de préparation.
• Exercices pratiques.
• Construction d’un plan de classement.
• Recherche et validation de sources.
• QCM de consolidation.
• Évaluation à chaud.
• Évaluation à froid à 6 mois.

Après : FA07 pour approfondir l’organisation des documents numériques ; FA04 pour suivre un parcours complet sur le métier documentaire ; FA05 pour aller vers l’analyse documentaire, l’indexation et les métadonnées.