Contact
Documentation

Organiser et retrouver ses documents numériques : classement, nommage, versions et espaces partagés

Les documents numériques sont partout : messagerie, serveurs partagés, postes de travail, Teams, SharePoint, Google Drive, GED, outils métiers, intranets, espaces collaboratifs. Sans règles communes, les organisations accumulent les versions, doublons, fichiers mal nommés, dossiers incompréhensibles et documents obsolètes.

Cette formation permet d’appliquer une méthode simple et opérationnelle pour organiser, classer, nommer, versionner, partager, trier et retrouver ses documents numériques. Elle aide à poser des règles durables, adaptées aux usages réels des équipes, et à améliorer la qualité de l’information dans un service.

Programme

Objectifs

analyser les pratiques documentaires numériques de leur organisation ;
distinguer ranger, classer, archiver et collaborer ;
concevoir ou améliorer un plan de classement numérique ;
définir des règles de nommage et de versioning ;
choisir les bons emplacements selon les usages : messagerie, serveur, GED, espace collaboratif ;
appliquer des règles de tri, purge et conservation ;
structurer des règles simples pour partager les documents dans la durée.
  • Pourquoi les documents numériques deviennent difficiles à gérer.
  • Messagerie, bureautique, espaces partagés, GED, outils collaboratifs : multiplication des lieux de stockage.
  • Différence entre rangement individuel et organisation collective.
  • Les irritants fréquents : doublons, versions multiples, noms peu clairs, dossiers trop profonds, documents obsolètes, accès mal gérés.
  • Impacts : perte de temps, erreurs, risques de confidentialité, mauvaise qualité de service.
  • Comment faire simple, utile et durable.
  • Qu’est-ce qu’un document ?
  • Quelles sont ses caractéristiques ?
  • Pourquoi classe-t-on ?
  • Pour qui classe-t-on ?
  • Faut-il tout classer ?
  • Quels documents doivent être retrouvés, partagés, conservés ou éliminés ?
  • Identifier les flux qui génèrent des documents.
  • Repérer les points faibles de l’organisation existante.

Atelier pratique
Diagnostiquer les difficultés d’un espace documentaire numérique.

  • Les différents types de plans de classement : activité, projet, métier, fonction, processus, public, chronologie.
  • Avantages et limites de chaque logique.
  • Construire une arborescence simple.
  • Définir le bon niveau de profondeur.
  • Penser le classement pour les utilisateurs.
  • Éviter les pièges : rubriques fourre-tout, doublons, dossiers personnels, intitulés incompréhensibles.
  • Tester un plan de classement avant déploiement.

Atelier pratique
Construire ou améliorer un plan de classement à partir d’un cas concret.

  • Pourquoi nommer les fichiers ?
  • Composants d’un nom de fichier : date, objet, auteur, version, statut, périmètre.
  • Règles de nommage simples et robustes.
  • Gestion des versions : brouillon, validation, diffusion, archive.
  • Documents collaboratifs : éviter les copies multiples.
  • Statuts de documents : en cours, validé, obsolète, à archiver.
  • Cas des documents sensibles ou engageants.
  • Poste local.
  • Serveurs partagés.
  • Messagerie.
  • GED.
  • SharePoint, Teams, Drive ou espaces collaboratifs.
  • Intranet ou portail documentaire.
  • Applications métiers.
  • Choisir le bon espace selon l’usage.
  • Règles d’accès, habilitations et confidentialité.
  • Articuler classement, collaboration et conservation.
  • Pourquoi l’arborescence ne suffit plus toujours.
  • Indexation simple.
  • Métadonnées utiles.
  • Tags et mots-clés.
  • Recherche plein texte.
  • Filtres et propriétés.
  • Préparer les documents pour être retrouvés.
  • Limites des métadonnées si les règles ne sont pas partagées.

Atelier pratique
Définir des métadonnées simples et utiles pour un ensemble documentaire.

  • Faut-il tout garder ?
  • Identifier les documents utiles, obsolètes, doublons ou à risque.
  • Règles de conservation.
  • Purge et nettoyage numérique.
  • Cycle de vie des documents.
  • Gestion des documents de travail et documents engageants.
  • Articulation avec les archives.
  • Sobriété documentaire : réduire le bruit, les doublons et le stockage inutile.
  • Formaliser des règles simples.
  • Produire une charte de classement.
  • Définir les rôles et responsabilités.
  • Sensibiliser les utilisateurs.
  • Mettre à jour les règles.
  • Organiser des revues périodiques.
  • Indicateurs simples : volume, doublons, documents obsolètes, temps de recherche.
  • Accompagner le changement dans les pratiques quotidiennes.

Les participants repartent avec :

  • un diagnostic de leur organisation actuelle ;
  • une proposition de plan de classement ;
  • des règles de nommage ;
  • des règles de versioning ;
  • une première checklist de tri et de conservation ;
  • des bonnes pratiques à partager dans leur équipe.
  • Créer ou faire évoluer une organisation de documents numériques.
  • Mettre en place un plan de classement et des règles de nommage.
  • Gérer les versions et les statuts de documents.
  • Analyser les besoins de son organisation pour une gestion documentaire cohérente.
  • Définir des règles de tri et de conservation.
  • Améliorer la recherche et le partage des documents.
  • Pérenniser les bonnes pratiques dans une équipe.
  • Auto-évaluation dans le questionnaire de préparation.
  • Exercices pratiques.
  • Atelier de rédaction d’un plan de classement.
  • Atelier de règles de nommage et versioning.
  • QCM de consolidation.
  • Évaluation à chaud.
  • Évaluation à froid à 6 mois.

Formateur·ice

Jenny Collin
Jenny Collin
Voir son parcours

Professionnelle de l’information et de la documentation depuis 20 ans maintenant, Jenny COLLIN exerce son métier avec passion.

Parmi les multiples missions aussi variées que riches qu’elle assume, elle accompagne et conseille organisations et professionnel·le·s sur les enjeux liés à la coopération au sein des équipes de projet ou de réseaux ; elle initie et favorise notamment la mise en place de solutions coopératives au sein de ces processus.

Jenny COLLIN intervient en présence ou à distance en formation auprès de professionnel·le·s et en soutien de collectifs soucieux d’améliorer leur agilité opérationnelle et leur créativité, sur des sujets variés : les bases du métier infodoc, la mutualisation documentaire, la veille coopérative, la gestion des ressources électroniques, les environnements numériques apprenants notamment, etc.

Intervenante au département InfoCom à l’Université Toulouse III et salariée d’une structure publique, elle a été bénévole au sein de l’ADBS pendant plus de 10 ans, dont 3 ans déléguée régionale.

Prochaines sessions

Session
Distanciel
Dernières places
Date de début :lundi 16 novembre 2026
Date de fin :mardi 17 novembre 2026
Session
Distanciel
A venir
Date de début :jeudi 28 janvier 2027
Date de fin :vendredi 29 janvier 2027
Session
Distanciel
A venir
Date de début :jeudi 13 mai 2027
Date de fin :vendredi 14 mai 2027
Session
Distanciel
A venir
Date de début :mardi 14 septembre 2027
Date de fin :mercredi 15 septembre 2027

Une plateforme d'apprentissage en ligne

Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.

Plateforme d’apprentissage en ligne

Témoignages

Claire
Documentaliste

« Le formateur explique très bien tous les concepts, c’est limpide. Je recommande Serda pour son sérieux et son professionnalisme. »

Hamid
Data Manager
Un stage très vivant, je ne me suis pas ennuyé une seconde. Le formateur délivre un contenu très pragmatique avec un apprentissage par l’exemple. Stage très utile.
Aurélie
Archiviste

Merci pour la qualité et le sérieux de votre formation.
J’en garde un très bon souvenir tant au niveau de l’accueil, de l’apprentissage et du partage des connaissances professionnelles que des belles rencontres faîtes lors de cette semaine de stage.

Antoine
Veilleur

« Cette formation m’a donné des outils concrets pour vérifier la fiabilité des informations que je traite au quotidien. Je me sens désormais bien mieux armé pour repérer et contrer les fake news dans mon travail de veille. »

Marie-Christine
Cheffe de projet digital

« Très bonne interaction avec les participants, utilisation de cas concrets et des retours d’expérience des participants . Réponse à toutes les questions posées. Très clair sur des sujets parfois complexes. »

Estelle
Documentaliste, veilleur

« Programme très complet. A conseiller pour toutes personnes en charge de veille. »

Marie-Pierre
Documentaliste

Le formateur se met au niveau des participants avec un langage clair et compréhensif. Un contenu très riche et intéressant. Mes objectifs de formation sont parfaitement atteint.

Documentation

Organiser et retrouver ses documents numériques : classement, nommage, versions et espaces partagés

Programme

Objectifs

analyser les pratiques documentaires numériques de leur organisation ;
distinguer ranger, classer, archiver et collaborer ;
concevoir ou améliorer un plan de classement numérique ;
définir des règles de nommage et de versioning ;
choisir les bons emplacements selon les usages : messagerie, serveur, GED, espace collaboratif ;
appliquer des règles de tri, purge et conservation ;
structurer des règles simples pour partager les documents dans la durée.
  • Pourquoi les documents numériques deviennent difficiles à gérer.
  • Messagerie, bureautique, espaces partagés, GED, outils collaboratifs : multiplication des lieux de stockage.
  • Différence entre rangement individuel et organisation collective.
  • Les irritants fréquents : doublons, versions multiples, noms peu clairs, dossiers trop profonds, documents obsolètes, accès mal gérés.
  • Impacts : perte de temps, erreurs, risques de confidentialité, mauvaise qualité de service.
  • Comment faire simple, utile et durable.
  • Qu’est-ce qu’un document ?
  • Quelles sont ses caractéristiques ?
  • Pourquoi classe-t-on ?
  • Pour qui classe-t-on ?
  • Faut-il tout classer ?
  • Quels documents doivent être retrouvés, partagés, conservés ou éliminés ?
  • Identifier les flux qui génèrent des documents.
  • Repérer les points faibles de l’organisation existante.

Atelier pratique
Diagnostiquer les difficultés d’un espace documentaire numérique.

  • Les différents types de plans de classement : activité, projet, métier, fonction, processus, public, chronologie.
  • Avantages et limites de chaque logique.
  • Construire une arborescence simple.
  • Définir le bon niveau de profondeur.
  • Penser le classement pour les utilisateurs.
  • Éviter les pièges : rubriques fourre-tout, doublons, dossiers personnels, intitulés incompréhensibles.
  • Tester un plan de classement avant déploiement.

Atelier pratique
Construire ou améliorer un plan de classement à partir d’un cas concret.

  • Pourquoi nommer les fichiers ?
  • Composants d’un nom de fichier : date, objet, auteur, version, statut, périmètre.
  • Règles de nommage simples et robustes.
  • Gestion des versions : brouillon, validation, diffusion, archive.
  • Documents collaboratifs : éviter les copies multiples.
  • Statuts de documents : en cours, validé, obsolète, à archiver.
  • Cas des documents sensibles ou engageants.
  • Poste local.
  • Serveurs partagés.
  • Messagerie.
  • GED.
  • SharePoint, Teams, Drive ou espaces collaboratifs.
  • Intranet ou portail documentaire.
  • Applications métiers.
  • Choisir le bon espace selon l’usage.
  • Règles d’accès, habilitations et confidentialité.
  • Articuler classement, collaboration et conservation.
  • Pourquoi l’arborescence ne suffit plus toujours.
  • Indexation simple.
  • Métadonnées utiles.
  • Tags et mots-clés.
  • Recherche plein texte.
  • Filtres et propriétés.
  • Préparer les documents pour être retrouvés.
  • Limites des métadonnées si les règles ne sont pas partagées.

Atelier pratique
Définir des métadonnées simples et utiles pour un ensemble documentaire.

  • Faut-il tout garder ?
  • Identifier les documents utiles, obsolètes, doublons ou à risque.
  • Règles de conservation.
  • Purge et nettoyage numérique.
  • Cycle de vie des documents.
  • Gestion des documents de travail et documents engageants.
  • Articulation avec les archives.
  • Sobriété documentaire : réduire le bruit, les doublons et le stockage inutile.
  • Formaliser des règles simples.
  • Produire une charte de classement.
  • Définir les rôles et responsabilités.
  • Sensibiliser les utilisateurs.
  • Mettre à jour les règles.
  • Organiser des revues périodiques.
  • Indicateurs simples : volume, doublons, documents obsolètes, temps de recherche.
  • Accompagner le changement dans les pratiques quotidiennes.

Les participants repartent avec :

  • un diagnostic de leur organisation actuelle ;
  • une proposition de plan de classement ;
  • des règles de nommage ;
  • des règles de versioning ;
  • une première checklist de tri et de conservation ;
  • des bonnes pratiques à partager dans leur équipe.
  • Créer ou faire évoluer une organisation de documents numériques.
  • Mettre en place un plan de classement et des règles de nommage.
  • Gérer les versions et les statuts de documents.
  • Analyser les besoins de son organisation pour une gestion documentaire cohérente.
  • Définir des règles de tri et de conservation.
  • Améliorer la recherche et le partage des documents.
  • Pérenniser les bonnes pratiques dans une équipe.
  • Auto-évaluation dans le questionnaire de préparation.
  • Exercices pratiques.
  • Atelier de rédaction d’un plan de classement.
  • Atelier de règles de nommage et versioning.
  • QCM de consolidation.
  • Évaluation à chaud.
  • Évaluation à froid à 6 mois.
FA07
Niveau débutant

Organiser et retrouver ses documents numériques : classement, nommage, versions et espaces partagés

Télécharger la fiche
2 jours
1490€ nets de TVA*

*Serda SAS est exonéré de TVA au titre de l’article 261-4-4 du CGI

Prochaine session
Distanciel
Dernières places
Date de début : lundi 16 novembre 2026
Date de fin : mardi 17 novembre 2026
Je m'inscris
Demande intra
Demander plus d'informations
Votre parcours stagiaire étape par étape

33+ 1 44 53 45 08

Public

Pré-requis

Être à l’aise en environnement bureautique et avoir les bases de navigation sur Internet.

Méthode pédagogique

  • Apports méthodologiques : 35 %
  • Travaux pratiques individuels ou en groupe : 55 %
  • Échanges et retours d’expérience : 10 %

Modalités et délais d'accès

⏳ Inscription possible jusqu’à 24h avant le début de la session (sous réserve de places disponibles).
♿ En situation de handicap ? Contactez-nous pour adapter les modalités de votre parcours.

Prochaines sessions

Session
Distanciel
Dernières places
Date de début :lundi 16 novembre 2026
Date de fin :mardi 17 novembre 2026
Session
Distanciel
A venir
Date de début :jeudi 28 janvier 2027
Date de fin :vendredi 29 janvier 2027
Session
Distanciel
A venir
Date de début :jeudi 13 mai 2027
Date de fin :vendredi 14 mai 2027
Session
Distanciel
A venir
Date de début :mardi 14 septembre 2027
Date de fin :mercredi 15 septembre 2027

Formateur·ice

Jenny Collin
Jenny Collin
Voir son parcours

Professionnelle de l’information et de la documentation depuis 20 ans maintenant, Jenny COLLIN exerce son métier avec passion.

Parmi les multiples missions aussi variées que riches qu’elle assume, elle accompagne et conseille organisations et professionnel·le·s sur les enjeux liés à la coopération au sein des équipes de projet ou de réseaux ; elle initie et favorise notamment la mise en place de solutions coopératives au sein de ces processus.

Jenny COLLIN intervient en présence ou à distance en formation auprès de professionnel·le·s et en soutien de collectifs soucieux d’améliorer leur agilité opérationnelle et leur créativité, sur des sujets variés : les bases du métier infodoc, la mutualisation documentaire, la veille coopérative, la gestion des ressources électroniques, les environnements numériques apprenants notamment, etc.

Intervenante au département InfoCom à l’Université Toulouse III et salariée d’une structure publique, elle a été bénévole au sein de l’ADBS pendant plus de 10 ans, dont 3 ans déléguée régionale.

Ces autres formations pourraient vous intéresser

FA01
Niveau débutant

Initiation à la gestion documentaire : comprendre, organiser et valoriser l’information

2 jours

Présentiel – Distanciel

Découvrir
FA04
Niveau débutant

Passeport pour la documentation : maîtriser les fondamentaux de la documentation et des services documentaires

4 jours

Présentiel – Distanciel

Découvrir
FA05
Niveau intermédiaire

Analyse documentaire, indexation, métadonnées et catalogage

2 jours

Présentiel – Distanciel

Découvrir
Préparation du téléchargement
Initialisation...