Initiation à la gestion documentaire

Niveau : 

Objectifs :

Optimiser son organisation personnelle et professionnelle et gagner en qualité de service pour répondre plus rapidement et efficacement aux demandes d’information. Sur la base des méthodes et techniques professionnelles appliquées dans le domaine de la documentation, cette formation permet d’acquérir et d’adopter des bonnes pratiques et des outils pour une meilleure organisation au quotidien.

Contenu du stage :

Introduction aux notions d’information et au traitement de la chaîne documentaire :

  • Analyse de besoins d’information, de circulation de l’information, de document et de dossier, de gestion électronique des documents.

Optimisation de son classement papier et électronique et adoption d’outils dédiés :

  • Plan de classement, indexation, classification, rangement.
  • Organiser et partager un classement rationnel dans son service :
  • Initier une démarche qualité.
  • Créer des procédures et des règles simples à suivre.

Gestion des archives pour garder l’essentiel :

  • Connaître les bases du cycle de vie des archives.
  • Appliquer les durées de conservation et exploiter des outils simples de gestion des archives.
  • Savoir trier et jeter pour gagner de la place.
  • Faire le lien entre la fonction archivage et la gestion documentaire.

 Rechercher l’information sur Internet :

  •  Appliquer une méthode de recherche par étapes, grâce aux outils de recherche sur Internet.
  • Savoir formuler des requêtes plus efficaces dans les moteurs de recherche et gagner du temps.
  • Savoir valider des sources et les organiser pour les retrouver facilement.
  • Elaborer un répertoire de sources pour le partager avec ses collègues

Compétences cibles :

  • Retrouver rapidement un document ou une information.
  • Mettre en place une organisation commune dans son service.
  • Élaborer et faire évoluer un plan de classement (papier ou électronique).
  • Savoir trouver rapidement des sources d’information sur internet.

MODALITÉS D'ÉVALUATION : 

  • Auto évaluation dans le questionnaire de préparation
  • Exercices pratiques
  • Evaluation à chaud
  • Evaluation à froid (6 mois)

Une attestation de compétences est remise en fin de formation.

Méthodes pédagogiques :

  • Apports méthodologiques 50%
  • Travaux pratiques 50%
Les formateurs :
Corinne Delord

Documentaliste, responsable de centres durant 15 ans dans les secteurs économiques et financiers.

Un seul crédo... conseiller & former, en apportant des solutions pragmatiques sur les questions de gouvernance documentaire, de valorisation des ressources et de création de produits d’information numériques innovants pour les collaborateurs en entreprise.

Diplômée de l’École de Bibliothécaires Documentalistes (où elle enseigne depuis 2005) après un cursus en Langues à la Sorbonne Nouvelle, elle assure des missions dans toute l'Europe. Corinne a présidé plusieurs années l'Association des Diplômés de l'EBD (ADEBD).

Elle anime tout ou partie des stages du centre de formation Serda sur le périmètre de la gestion de l'information documentaire.

Jenny Collin

Professionnelle de l'information et de la documentation depuis 20 ans maintenant, Jenny COLLIN exerce son métier avec passion. 

Parmi les multiples missions aussi variées que riches qu'elle assume, elle accompagne et conseille organisations et professionnel·le·s sur les enjeux liés à la coopération au sein des équipes de projet ou de réseaux ; elle initie et favorise notamment la mise en place de solutions coopératives au sein de ces processus.

Jenny COLLIN intervient en présence ou à distance en formation auprès de professionnel·le·s et en soutien de collectifs soucieux d’améliorer leur agilité opérationnelle et leur créativité, sur des sujets variés : les bases du métier infodoc, la mutualisation documentaire, la veille coopérative, la gestion des ressources électroniques, les environnements numériques apprenants notamment, etc.

Intervenante au département InfoCom à l’Université Toulouse III et salariée d'une structure publique, elle a été bénévole au sein de l'ADBS pendant plus de 10 ans, dont 3 ans déléguée régionale.

  • Distanciel