Doc control : techniques et bonnes pratiques

Niveau : 

Objectifs :

Le rôle du Doc controller est un point central dans la gestion de la documentation technique car c’est lui qui va appliquer des règles de conservation, de mise à jour et de diffusion à l’ensemble de la documentation (papier et électronique) liée à un projet ou la vie d’un produit. Cette formation vous permettra d’aborder les techniques et les bonnes pratiques liées à ce métier.

Contenu du stage :

L’environnement du métier et le rôle du doc controller :

  • Les secteurs d’activité concernés par le doc control
  • Rôle, missions et responsabilités
  • Le périmètre informationnel et documentaire du doc controller
  • Terminologie et typologie de documents

Techniques et méthodes :

  • Aborder les flux documentaires et les échanges d’information autour des projets
  • Quelles procédures à mettre en place ?
  • Les règles de classification, de nommage et de stockage
  • Le fil rouge de la démarche qualité et des contrôles de conformité

 Les outils au service du doc controller :

  •  Le périmètre du système d’information (Bureautique, GED, logiciels documentaires, bases de données, CMS, Intranet, Réseaux sociaux…).
  • Quels outils pour quels usages ?
  • Circuits de validation et Workflows

 Les flux de communication et le positionnement du doc controller :

  •  Interagir avec toutes les parties prenantes d’un projet
  • Garder la main sur les échanges (Experts, ingénieurs, donneurs d’ordre, prestataires, fournisseurs…)
  • Rester en appui technique pour les utilisateurs

Compétences cibles :

  • Se repérer dans le rôle et les missions du doc controller
  • Comprendre l’environnement documentaire et les flux d’information
  • Mettre en place des outils et une méthode appliquée au doc control
  • Appliquer une démarche de contrôle fiable (qualité et conformité)

MODALITÉS D'ÉVALUATION :

  • Auto évaluation dans le questionnaire de préparation
  • Exercices pratiques en ateliers
  • Evaluation à chaud
  • Evaluation à froid (6 mois)

Une attestation de compétences est remise en fin de formation.

Méthodes pédagogiques :

  • Apports méthodologiques 40%
  • Débats et retours d’expériences 30%
  • Exercices en atelier 30%
  • Présentiel
  • Distanciel