Passeport pour les archives : gérer un fonds d’archives et mettre en place des outils de gestion appropriés

Ce parcours permet d’acquérir les bases de la gestion des archives et de savoir construire les principaux outils nécessaires à leur organisation : plan de classement, inventaire et tableau de gestion.

Il combine une approche réglementaire, méthodologique et opérationnelle. Les participants apprennent à comprendre le cycle de vie des archives, à classer et décrire les documents, à appliquer les règles de conservation et à structurer les outils indispensables au pilotage des archives papier, numériques et hybrides.

Programme

Objectifs

comprendre les missions de la fonction archives

appliquer les principes du cycle de vie documentaire

identifier les règles de conservation, tri, élimination et communication

organiser des archives papier et numériques

construire un plan de classement

réaliser un inventaire exploitable

élaborer un tableau de gestion

accompagner les services dans l’application des bonnes pratiques

repérer les enjeux liés aux archives numériques, aux données et à l’IA

Module 1 — Fondamentaux de la gestion des archives

1. Comprendre la fonction archives

Définition des archives.
Archives courantes, intermédiaires et définitives.
Cycle de vie des documents.
Rôle de l’archiviste et responsabilités des services producteurs.
Enjeux de preuve, mémoire, conformité et accès à l’information.

2. Connaître le cadre réglementaire

Durées de conservation.
Sort final.
Élimination et traçabilité.
Communicabilité et confidentialité.
Données personnelles et RGPD.
Responsabilité documentaire dans les environnements papier et numériques.

3. Classer, conserver et communiquer

Principes de classement.
Conservation matérielle.
Tri et élimination.
Réponse aux demandes de consultation.
Sensibilisation des services.
Premiers réflexes face aux archives numériques et hybrides.

Module 2 — Outils essentiels de gestion archivistique

4. Analyser l’existant documentaire

Identifier les producteurs.
Repérer les typologies documentaires.
Diagnostiquer les classements existants.
Analyser les arborescences numériques.
Identifier les risques : vrac, doublons, pertes, absence de règles.

5. Construire un plan de classement

Choisir une logique de classement.
Définir les niveaux.
Nommer les dossiers.
Adapter l’outil aux usages.
Mettre en œuvre dans les espaces papier, partagés ou numériques.

6. Décrire et inventorier

Définir le niveau de description.
Renseigner les informations essentielles.
Structurer un inventaire.
Utiliser les métadonnées utiles.
Maintenir l’inventaire dans le temps.

7. Élaborer un tableau de gestion

Identifier les séries documentaires.
Définir les durées de conservation.
Déterminer le sort final.
Documenter les règles.
Organiser la validation.
Utiliser le tableau comme outil de pilotage.

8. Faire vivre les outils et accompagner les services

Déployer les outils.
Former les utilisateurs.
Mettre à jour les règles.
Préparer éliminations et versements.
Articuler les outils archivistiques avec GED, espaces partagés ou projets numériques.
Identifier les apports possibles de l’IA : aide au tri, résumé, description, indexation, avec validation humaine.

Atelier fil rouge

Les participants construisent progressivement un dispositif de gestion d’archives :

Compétences cibles

Maîtriser les fondamentaux de l’archivage.
Appliquer les règles de conservation, tri et communication.
Structurer des archives papier et numériques.
Construire un plan de classement.
Réaliser un inventaire.
Élaborer un tableau de gestion.
Accompagner les services dans la gestion de leurs archives.

Modalités d’évaluation et de positionnement

Passerelles recommandées

Ce parcours regroupe FA14 et FA90.
Après : FAD13 et FAD14 pour traiter les vracs numériques ; FA116 pour numériser un fonds ; FA125 pour approfondir le rôle du data archivist ; FAD113 pour piloter un service archives.

Formateur·ice

Département Conseil – Serda

Voir son parcours

Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/

Prochaines sessions

Session

Présentiel

A venir

Date de début :lundi 28 septembre 2026

Date de fin :jeudi 1 octobre 2026

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Session

Distanciel

A venir

Date de début :lundi 30 novembre 2026

Date de fin :jeudi 3 décembre 2026

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Session

Distanciel

A venir

Date de début :mardi 19 janvier 2027

Date de fin :vendredi 22 janvier 2027

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Session

Présentiel

A venir

Date de début :lundi 26 avril 2027

Date de fin :jeudi 29 avril 2027

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Session

Distanciel

A venir

Date de début :lundi 25 octobre 2027

Date de fin :jeudi 28 octobre 2027

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Une plateforme d'apprentissage en ligne

Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.

Témoignages

Claire

Documentaliste

« Le formateur explique très bien tous les concepts, c’est limpide. Je recommande Serda pour son sérieux et son professionnalisme. »

Hamid

Data Manager

Un stage très vivant, je ne me suis pas ennuyé une seconde. Le formateur délivre un contenu très pragmatique avec un apprentissage par l’exemple. Stage très utile.

Aurélie

Archiviste

Merci pour la qualité et le sérieux de votre formation.
J’en garde un très bon souvenir tant au niveau de l’accueil, de l’apprentissage et du partage des connaissances professionnelles que des belles rencontres faîtes lors de cette semaine de stage.

Antoine

Veilleur

« Cette formation m’a donné des outils concrets pour vérifier la fiabilité des informations que je traite au quotidien. Je me sens désormais bien mieux armé pour repérer et contrer les fake news dans mon travail de veille. »

Marie-Christine

Cheffe de projet digital

« Très bonne interaction avec les participants, utilisation de cas concrets et des retours d’expérience des participants . Réponse à toutes les questions posées. Très clair sur des sujets parfois complexes. »

Estelle

Documentaliste, veilleur

« Programme très complet. A conseiller pour toutes personnes en charge de veille. »

Marie-Pierre

Documentaliste

Le formateur se met au niveau des participants avec un langage clair et compréhensif. Un contenu très riche et intéressant. Mes objectifs de formation sont parfaitement atteint.

Archivage

Passeport pour les archives : gérer un fonds d’archives et mettre en place des outils de gestion appropriés

Programme

Objectifs

comprendre les missions de la fonction archives

appliquer les principes du cycle de vie documentaire

identifier les règles de conservation, tri, élimination et communication

organiser des archives papier et numériques

construire un plan de classement

réaliser un inventaire exploitable

élaborer un tableau de gestion

accompagner les services dans l’application des bonnes pratiques

repérer les enjeux liés aux archives numériques, aux données et à l’IA

Module 1 — Fondamentaux de la gestion des archives

1. Comprendre la fonction archives

Définition des archives.
Archives courantes, intermédiaires et définitives.
Cycle de vie des documents.
Rôle de l’archiviste et responsabilités des services producteurs.
Enjeux de preuve, mémoire, conformité et accès à l’information.

2. Connaître le cadre réglementaire

Durées de conservation.
Sort final.
Élimination et traçabilité.
Communicabilité et confidentialité.
Données personnelles et RGPD.
Responsabilité documentaire dans les environnements papier et numériques.

3. Classer, conserver et communiquer

Principes de classement.
Conservation matérielle.
Tri et élimination.
Réponse aux demandes de consultation.
Sensibilisation des services.
Premiers réflexes face aux archives numériques et hybrides.

Module 2 — Outils essentiels de gestion archivistique

4. Analyser l’existant documentaire

Identifier les producteurs.
Repérer les typologies documentaires.
Diagnostiquer les classements existants.
Analyser les arborescences numériques.
Identifier les risques : vrac, doublons, pertes, absence de règles.

5. Construire un plan de classement

Choisir une logique de classement.
Définir les niveaux.
Nommer les dossiers.
Adapter l’outil aux usages.
Mettre en œuvre dans les espaces papier, partagés ou numériques.

6. Décrire et inventorier

Définir le niveau de description.
Renseigner les informations essentielles.
Structurer un inventaire.
Utiliser les métadonnées utiles.
Maintenir l’inventaire dans le temps.

7. Élaborer un tableau de gestion

Identifier les séries documentaires.
Définir les durées de conservation.
Déterminer le sort final.
Documenter les règles.
Organiser la validation.
Utiliser le tableau comme outil de pilotage.

8. Faire vivre les outils et accompagner les services

Déployer les outils.
Former les utilisateurs.
Mettre à jour les règles.
Préparer éliminations et versements.
Articuler les outils archivistiques avec GED, espaces partagés ou projets numériques.
Identifier les apports possibles de l’IA : aide au tri, résumé, description, indexation, avec validation humaine.

Atelier fil rouge

Les participants construisent progressivement un dispositif de gestion d’archives :

Compétences cibles

Maîtriser les fondamentaux de l’archivage.
Appliquer les règles de conservation, tri et communication.
Structurer des archives papier et numériques.
Construire un plan de classement.
Réaliser un inventaire.
Élaborer un tableau de gestion.
Accompagner les services dans la gestion de leurs archives.

Modalités d’évaluation et de positionnement

Passerelles recommandées

Ce parcours regroupe FA14 et FA90.
Après : FAD13 et FAD14 pour traiter les vracs numériques ; FA116 pour numériser un fonds ; FA125 pour approfondir le rôle du data archivist ; FAD113 pour piloter un service archives.

FA17

Best sellerNiveau débutant