Numériser un fonds d’archives : de la préparation à la valorisation

La numérisation d’un fonds d’archives ne se limite pas à scanner des documents. Elle suppose de définir les objectifs du projet, de sélectionner les documents, de préparer les lots, de fixer les exigences de qualité, de produire les métadonnées, de contrôler les livrables et de prévoir les usages futurs : consultation, conservation, valorisation ou réutilisation.

Cette formation permet de maîtriser les étapes clés d’un projet de numérisation d’archives, de la préparation du fonds jusqu’au contrôle qualité et à la valorisation des documents numérisés. Elle intègre les apports possibles de l’OCR, de l’HTR et de l’indexation assistée, avec une approche pragmatique et maîtrisée.

Programme

Objectifs

définir les objectifs d’un projet de numérisation
sélectionner et préparer un fonds
rédiger les principales exigences techniques et documentaires
organiser la production des métadonnées
contrôler la qualité des images et fichiers produits
intégrer OCR, HTR ou indexation assistée lorsque c’est pertinent
préparer la diffusion, la conservation ou la valorisation des fonds numérisés
  • Définir les objectifs : conservation, accès, valorisation, diffusion, preuve, exploitation.
  • Identifier les publics et usages attendus.
  • Choisir le périmètre du fonds.
  • Prioriser les documents.
  • Évaluer les contraintes : état matériel, droits, confidentialité, volume, budget, délais.
  • Définir les livrables attendus.
  • Repérage, tri et conditionnement.
  • Préparation matérielle des documents.
  • Classement et ordre de numérisation.
  • Identification des documents fragiles, reliés, grands formats ou sensibles.
  • Gestion des doublons et documents hors périmètre.
  • Traçabilité des lots.
  • Préparation d’un bordereau ou fichier de suivi.

Atelier pratique
Préparer une grille de sélection et de suivi pour un fonds à numériser.

  • Formats de fichiers.
  • Résolution.
  • Couleur, niveaux de gris, noir et blanc.
  • Nommage des fichiers.
  • Structuration des lots.
  • Formats de conservation et de diffusion.
  • Contrôle des livrables.
  • Points clés d’un cahier des charges de numérisation.
  • Métadonnées descriptives, techniques, administratives et de conservation.
  • Lien entre document original, image numérisée et description.
  • Structuration des fichiers et identifiants.
  • Préparation à l’intégration dans une GED, une base documentaire, un portail ou un SAE.
  • Apports possibles de l’OCR, de l’HTR et de l’extraction automatique.
  • Contrôle humain et correction des résultats.
  • Contrôle image : cadrage, lisibilité, orientation, couleurs, complétude.
  • Contrôle fichiers : format, nommage, organisation, intégrité.
  • Contrôle métadonnées : cohérence, complétude, exactitude.
  • Échantillonnage et procédures de validation.
  • Gestion des anomalies.
  • Relation avec un prestataire.
  • Consultation interne.
  • Diffusion sur portail.
  • Valorisation éditoriale ou patrimoniale.
  • Recherche plein texte.
  • Réutilisation des images et données.
  • Préparation à la conservation numérique.
  • Points de vigilance : droits, données personnelles, confidentialité, pérennité.

Les participants construisent une trame de projet de numérisation :

  • objectifs ;
  • périmètre ;
  • préparation du fonds ;
  • exigences techniques ;
  • métadonnées ;
  • contrôle qualité ;
  • valorisation ;
  • points de vigilance.
  • Préparer un fonds à numériser.
  • Définir les exigences d’un projet de numérisation.
  • Organiser les métadonnées.
  • Contrôler la qualité des livrables.
  • Intégrer OCR, HTR ou indexation assistée de manière pertinente.
  • Préparer la valorisation ou la conservation des fonds numérisés.
  • Questionnaire de positionnement.
  • Grille de sélection d’un fonds.
  • Exercice de cahier des charges simplifié.
  • Contrôle qualité sur exemples.
  • Quiz de consolidation.
  • Évaluation à chaud et à froid.

Formateur·ice

Serda Conseil
Département Conseil – Serda
Voir son parcours

Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/

Prochaines sessions

Session
Distanciel
A venir
Date de début :lundi 16 novembre 2026
Date de fin :mardi 17 novembre 2026

Une plateforme d'apprentissage en ligne

Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.

Plateforme d’apprentissage en ligne

Témoignages

Numériser un fonds d’archives : de la préparation à la valorisation

Programme

Objectifs

définir les objectifs d’un projet de numérisation
sélectionner et préparer un fonds
rédiger les principales exigences techniques et documentaires
organiser la production des métadonnées
contrôler la qualité des images et fichiers produits
intégrer OCR, HTR ou indexation assistée lorsque c’est pertinent
préparer la diffusion, la conservation ou la valorisation des fonds numérisés
  • Définir les objectifs : conservation, accès, valorisation, diffusion, preuve, exploitation.
  • Identifier les publics et usages attendus.
  • Choisir le périmètre du fonds.
  • Prioriser les documents.
  • Évaluer les contraintes : état matériel, droits, confidentialité, volume, budget, délais.
  • Définir les livrables attendus.
  • Repérage, tri et conditionnement.
  • Préparation matérielle des documents.
  • Classement et ordre de numérisation.
  • Identification des documents fragiles, reliés, grands formats ou sensibles.
  • Gestion des doublons et documents hors périmètre.
  • Traçabilité des lots.
  • Préparation d’un bordereau ou fichier de suivi.

Atelier pratique
Préparer une grille de sélection et de suivi pour un fonds à numériser.

  • Formats de fichiers.
  • Résolution.
  • Couleur, niveaux de gris, noir et blanc.
  • Nommage des fichiers.
  • Structuration des lots.
  • Formats de conservation et de diffusion.
  • Contrôle des livrables.
  • Points clés d’un cahier des charges de numérisation.
  • Métadonnées descriptives, techniques, administratives et de conservation.
  • Lien entre document original, image numérisée et description.
  • Structuration des fichiers et identifiants.
  • Préparation à l’intégration dans une GED, une base documentaire, un portail ou un SAE.
  • Apports possibles de l’OCR, de l’HTR et de l’extraction automatique.
  • Contrôle humain et correction des résultats.
  • Contrôle image : cadrage, lisibilité, orientation, couleurs, complétude.
  • Contrôle fichiers : format, nommage, organisation, intégrité.
  • Contrôle métadonnées : cohérence, complétude, exactitude.
  • Échantillonnage et procédures de validation.
  • Gestion des anomalies.
  • Relation avec un prestataire.
  • Consultation interne.
  • Diffusion sur portail.
  • Valorisation éditoriale ou patrimoniale.
  • Recherche plein texte.
  • Réutilisation des images et données.
  • Préparation à la conservation numérique.
  • Points de vigilance : droits, données personnelles, confidentialité, pérennité.

Les participants construisent une trame de projet de numérisation :

  • objectifs ;
  • périmètre ;
  • préparation du fonds ;
  • exigences techniques ;
  • métadonnées ;
  • contrôle qualité ;
  • valorisation ;
  • points de vigilance.
  • Préparer un fonds à numériser.
  • Définir les exigences d’un projet de numérisation.
  • Organiser les métadonnées.
  • Contrôler la qualité des livrables.
  • Intégrer OCR, HTR ou indexation assistée de manière pertinente.
  • Préparer la valorisation ou la conservation des fonds numérisés.
  • Questionnaire de positionnement.
  • Grille de sélection d’un fonds.
  • Exercice de cahier des charges simplifié.
  • Contrôle qualité sur exemples.
  • Quiz de consolidation.
  • Évaluation à chaud et à froid.
FA116

Numériser un fonds d’archives : de la préparation à la valorisation

2 jours
1490€ nets de TVA*

*Serda SAS est exonéré de TVA au titre de l’article 261-4-4 du CGI

Prochaine session
Distanciel
A venir
Date de début : lundi 16 novembre 2026
Date de fin : mardi 17 novembre 2026

33+ 1 44 53 45 08

Public

Pré-requis

Méthode pédagogique

  • Apports méthodologiques : 35 %
  • Analyse d’exemples : 25 %
  • Ateliers pratiques : 40 %

Modalités et délais d'accès

⏳ Inscription possible jusqu’à 24h avant le début de la session (sous réserve de places disponibles).
♿ En situation de handicap ? Contactez-nous pour adapter les modalités de votre parcours.

Prochaines sessions

Session
Distanciel
A venir
Date de début :lundi 16 novembre 2026
Date de fin :mardi 17 novembre 2026

Formateur·ice

Serda Conseil
Département Conseil – Serda
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Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
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