Plan de classement, inventaire et tableau de gestion : structurer et piloter ses archives

Les outils de gestion archivistique sont indispensables pour maîtriser les fonds, retrouver les documents, appliquer les durées de conservation, piloter les éliminations et organiser l’accès à l’information. Plan de classement, inventaire et tableau de gestion permettent de passer d’une conservation subie à une gestion structurée et maîtrisée.

Cette formation permet de concevoir ou améliorer ces outils, de les adapter aux besoins de l’organisation et de les articuler avec les environnements numériques : espaces partagés, GED, arborescences, vracs numériques et métadonnées.

Programme

Objectifs

comprendre le rôle du plan de classement, de l’inventaire et du tableau de gestion

analyser l’organisation documentaire existante

construire ou améliorer un plan de classement

décrire des archives de manière exploitable

définir des règles de conservation et de sort final

utiliser le tableau de gestion comme outil de pilotage

articuler les outils archivistiques avec les documents numériques et espaces partagés

1. Comprendre les outils de gestion archivistique

Rôle du plan de classement.
Rôle de l’inventaire.
Rôle du tableau de gestion.
Articulation entre classement, description, conservation et accès.
Différence entre outil métier, outil réglementaire et outil de pilotage.
Enjeux pour les archives papier, numériques et hybrides.

2. Analyser l’existant

Identifier les producteurs et typologies documentaires.
Repérer les pratiques de classement.
Analyser les arborescences numériques.
Identifier doublons, vracs, dossiers mal nommés ou documents hors périmètre.
Recueillir les besoins des utilisateurs.
Définir les priorités d’action.

Atelier pratique
Réaliser un diagnostic simple d’un classement existant.

3. Construire ou améliorer un plan de classement

Principes de structuration.
Classement fonctionnel, organique, thématique ou mixte.
Niveaux de classement.
Nommage des dossiers.
Adaptation aux usages des services.
Mise en œuvre dans un environnement papier ou numérique.
Bonnes pratiques pour les espaces partagés.

4. Décrire et inventorier les archives

Objectifs de l’inventaire.
Niveaux de description.
Informations essentielles : intitulé, dates, producteur, volume, localisation, statut, sort final.
Métadonnées utiles.
Description simple et exploitable.
Apports possibles de l’IA pour proposer des résumés ou extraire des informations, avec contrôle archivistique.

5. Élaborer un tableau de gestion

Identifier les séries documentaires.
Définir les durées d’utilité administrative.
Déterminer le sort final.
Documenter les références réglementaires ou métiers.
Associer les producteurs et services concernés.
Mettre à jour le tableau de gestion.
Utiliser le tableau comme outil de pilotage.

6. Mettre en œuvre et faire vivre les outils

Faire valider les outils.
Former et accompagner les utilisateurs.
Gérer les évolutions d’organisation.
Articuler plan de classement, GED, espaces partagés et archivage.
Préparer les éliminations ou versements.
Mesurer l’usage et améliorer les outils.
Éviter les outils trop complexes ou non utilisés.

Atelier final

Les participants construisent une première version d’outil archivistique :

Compétences cibles

Concevoir un plan de classement.
Réaliser un inventaire simple.
Élaborer un tableau de gestion.
Structurer des archives papier et numériques.
Mettre en œuvre des règles de conservation.
Accompagner les utilisateurs dans l’application des outils.

Modalités d’évaluation

Questionnaire de positionnement.
Diagnostic d’un classement.
Construction d’un plan de classement.
Élaboration d’éléments de tableau de gestion.
Quiz de consolidation.
Évaluation à chaud et à froid.

Passerelles recommandées

Formateur·ice

Département Conseil – Serda

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Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/

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A venir

Date de début :mardi 17 novembre 2026

Date de fin :mercredi 18 novembre 2026

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A venir

Date de début :jeudi 21 janvier 2027

Date de fin :vendredi 22 janvier 2027

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Présentiel

A venir

Date de début :mercredi 28 avril 2027

Date de fin :jeudi 29 avril 2027

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Session

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A venir

Date de début :mercredi 27 octobre 2027

Date de fin :jeudi 28 octobre 2027

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Une plateforme d'apprentissage en ligne

Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.

Témoignages

Claire

Documentaliste

« Le formateur explique très bien tous les concepts, c’est limpide. Je recommande Serda pour son sérieux et son professionnalisme. »

Hamid

Data Manager

Un stage très vivant, je ne me suis pas ennuyé une seconde. Le formateur délivre un contenu très pragmatique avec un apprentissage par l’exemple. Stage très utile.

Aurélie

Archiviste

Merci pour la qualité et le sérieux de votre formation.
J’en garde un très bon souvenir tant au niveau de l’accueil, de l’apprentissage et du partage des connaissances professionnelles que des belles rencontres faîtes lors de cette semaine de stage.

Antoine

Veilleur

« Cette formation m’a donné des outils concrets pour vérifier la fiabilité des informations que je traite au quotidien. Je me sens désormais bien mieux armé pour repérer et contrer les fake news dans mon travail de veille. »

Marie-Christine

Cheffe de projet digital

« Très bonne interaction avec les participants, utilisation de cas concrets et des retours d’expérience des participants . Réponse à toutes les questions posées. Très clair sur des sujets parfois complexes. »

Estelle

Documentaliste, veilleur

« Programme très complet. A conseiller pour toutes personnes en charge de veille. »

Marie-Pierre

Documentaliste

Le formateur se met au niveau des participants avec un langage clair et compréhensif. Un contenu très riche et intéressant. Mes objectifs de formation sont parfaitement atteint.

Archivage

Plan de classement, inventaire et tableau de gestion : structurer et piloter ses archives

Programme

Objectifs

comprendre le rôle du plan de classement, de l’inventaire et du tableau de gestion

analyser l’organisation documentaire existante

construire ou améliorer un plan de classement

décrire des archives de manière exploitable

définir des règles de conservation et de sort final

utiliser le tableau de gestion comme outil de pilotage

articuler les outils archivistiques avec les documents numériques et espaces partagés

1. Comprendre les outils de gestion archivistique

Rôle du plan de classement.
Rôle de l’inventaire.
Rôle du tableau de gestion.
Articulation entre classement, description, conservation et accès.
Différence entre outil métier, outil réglementaire et outil de pilotage.
Enjeux pour les archives papier, numériques et hybrides.

2. Analyser l’existant

Identifier les producteurs et typologies documentaires.
Repérer les pratiques de classement.
Analyser les arborescences numériques.
Identifier doublons, vracs, dossiers mal nommés ou documents hors périmètre.
Recueillir les besoins des utilisateurs.
Définir les priorités d’action.

Atelier pratique
Réaliser un diagnostic simple d’un classement existant.

3. Construire ou améliorer un plan de classement

Principes de structuration.
Classement fonctionnel, organique, thématique ou mixte.
Niveaux de classement.
Nommage des dossiers.
Adaptation aux usages des services.
Mise en œuvre dans un environnement papier ou numérique.
Bonnes pratiques pour les espaces partagés.

4. Décrire et inventorier les archives

Objectifs de l’inventaire.
Niveaux de description.
Informations essentielles : intitulé, dates, producteur, volume, localisation, statut, sort final.
Métadonnées utiles.
Description simple et exploitable.
Apports possibles de l’IA pour proposer des résumés ou extraire des informations, avec contrôle archivistique.

5. Élaborer un tableau de gestion

Identifier les séries documentaires.
Définir les durées d’utilité administrative.
Déterminer le sort final.
Documenter les références réglementaires ou métiers.
Associer les producteurs et services concernés.
Mettre à jour le tableau de gestion.
Utiliser le tableau comme outil de pilotage.

6. Mettre en œuvre et faire vivre les outils

Faire valider les outils.
Former et accompagner les utilisateurs.
Gérer les évolutions d’organisation.
Articuler plan de classement, GED, espaces partagés et archivage.
Préparer les éliminations ou versements.
Mesurer l’usage et améliorer les outils.
Éviter les outils trop complexes ou non utilisés.

Atelier final

Les participants construisent une première version d’outil archivistique :

Compétences cibles

Concevoir un plan de classement.
Réaliser un inventaire simple.
Élaborer un tableau de gestion.
Structurer des archives papier et numériques.
Mettre en œuvre des règles de conservation.
Accompagner les utilisateurs dans l’application des outils.

Modalités d’évaluation

Questionnaire de positionnement.
Diagnostic d’un classement.
Construction d’un plan de classement.
Élaboration d’éléments de tableau de gestion.
Quiz de consolidation.
Évaluation à chaud et à froid.

Passerelles recommandées

FA90

Niveau débutant