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Archivage

Traiter un vrac numérique dans un but archivistique : classement, description, élimination et pérennisation

Une fois le vrac numérique identifié et diagnostiqué, il faut passer au traitement : trier, classer, dédoublonner, décrire, sécuriser, éliminer ou préparer la conservation des documents. Cette étape nécessite une méthode rigoureuse, associant les services producteurs, les règles archivistiques, les contraintes numériques et la traçabilité des décisions.

Cette formation permet d’acquérir une méthode opérationnelle pour traiter un vrac numérique, organiser les contenus, appliquer les règles de conservation, préparer les éliminations ou versements et documenter les actions réalisées. Elle aborde également les apports possibles des outils numériques et de l’IA, avec un contrôle humain indispensable.

Logiciels que nous utiliserons durant la formation : 

Nous mettrons à votre disposition un poste informatique. Il n’est pas nécessaire d’apporter votre ordinateur.

Programme

Objectifs

définir une méthode de traitement d’un vrac numérique
trier les fichiers selon des critères archivistiques et métier
organiser ou reconstruire une arborescence cible
dédoublonner, renommer et structurer les contenus
identifier les documents à conserver, éliminer ou verser
décrire les ensembles documentaires traités
documenter les décisions et assurer la traçabilité
utiliser les outils numériques et l’IA avec discernement
  • Exploiter les résultats du diagnostic.
  • Définir les objectifs du traitement : classement, nettoyage, migration, archivage, versement, réduction des risques.
  • Prioriser les zones à traiter.
  • Identifier les interlocuteurs métier.
  • Définir les règles de décision.
  • Préparer un plan d’action réaliste.
  • Sécuriser les données avant intervention.
  • Distinguer documents engageants, documents de travail, copies, doublons, versions et fichiers obsolètes.
  • Identifier les documents à valeur administrative, juridique, probatoire, historique ou métier.
  • Repérer les données personnelles ou sensibles.
  • Définir les critères de conservation et d’élimination.
  • Associer les producteurs pour valider les choix.
  • Documenter les décisions de tri.

Atelier pratique
Qualifier un lot de fichiers numériques et proposer les actions à mener.

  • Construire une arborescence cible.
  • Appliquer ou adapter un plan de classement.
  • Harmoniser les noms de dossiers et fichiers.
  • Gérer les versions.
  • Regrouper les fichiers par activité, dossier, projet ou typologie.
  • Préparer l’intégration dans un espace partagé, une GED ou un système d’archivage.
  • Éviter les classements trop complexes ou non maintenables.
  • Décrire les ensembles traités.
  • Produire des métadonnées simples : intitulé, dates, producteur, typologie, statut, sort final, localisation.
  • Construire un inventaire ou tableau de suivi.
  • Tracer les éliminations, déplacements, renommages ou regroupements.
  • Documenter la méthode utilisée.
  • Préparer la réutilisation ou la consultation future.
  • Appliquer les durées de conservation.
  • Préparer les éliminations numériques.
  • Gérer les validations.
  • Sécuriser les suppressions.
  • Identifier les contenus à conserver durablement.
  • Préparer un versement vers un espace de conservation, une GED ou un SAE.
  • Distinguer sauvegarde, stockage, conservation et archivage.
  • Outils de dédoublonnage, analyse d’arborescence, recherche par formats, dates ou volumes.
  • Tableaux de suivi et scripts simples selon le contexte.
  • Apports possibles de l’IA : regroupement thématique, résumé de lots, proposition de catégories, aide à la description.
  • Limites : confidentialité, erreurs de classement, perte de contexte, hallucinations.
  • Définir des règles de validation humaine.
  • Documenter les traitements automatisés.

Les participants construisent un plan de traitement de vrac numérique :

  • périmètre ;
  • priorités ;
  • règles de tri ;
  • arborescence cible ;
  • critères d’élimination ou conservation ;
  • description ;
  • outils mobilisables ;
  • traçabilité ;
  • plan de mise en œuvre.
  • Traiter un vrac numérique avec méthode.
  • Trier, classer et décrire des fichiers numériques.
  • Appliquer des règles de conservation et d’élimination.
  • Préparer la pérennisation ou le versement.
  • Documenter les décisions de traitement.
  • Utiliser les outils numériques et l’IA sous contrôle archivistique.
  • Questionnaire de positionnement.
  • Exercice de tri numérique.
  • Construction d’une arborescence cible.
  • Élaboration d’un plan de traitement.
  • Quiz de consolidation.
  • Évaluation à chaud et à froid.

Formateur·ice

Serda Conseil
Département Conseil – Serda
Voir son parcours

Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/

Prochaines sessions

Session
Présentiel
A venir
Date de début :mercredi 23 septembre 2026
Date de fin :mercredi 23 septembre 2026
Session
Présentiel
A venir
Date de début :mercredi 10 mars 2027
Date de fin :mercredi 10 mars 2027
Session
Présentiel
A venir
Date de début :mercredi 2 juin 2027
Date de fin :mercredi 2 juin 2027
Session
Présentiel
A venir
Date de début :jeudi 14 octobre 2027
Date de fin :jeudi 14 octobre 2027

Une plateforme d'apprentissage en ligne

Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.

Plateforme d’apprentissage en ligne

Témoignages

Claire
Documentaliste

« Le formateur explique très bien tous les concepts, c’est limpide. Je recommande Serda pour son sérieux et son professionnalisme. »

Hamid
Data Manager
Un stage très vivant, je ne me suis pas ennuyé une seconde. Le formateur délivre un contenu très pragmatique avec un apprentissage par l’exemple. Stage très utile.
Aurélie
Archiviste

Merci pour la qualité et le sérieux de votre formation.
J’en garde un très bon souvenir tant au niveau de l’accueil, de l’apprentissage et du partage des connaissances professionnelles que des belles rencontres faîtes lors de cette semaine de stage.

Antoine
Veilleur

« Cette formation m’a donné des outils concrets pour vérifier la fiabilité des informations que je traite au quotidien. Je me sens désormais bien mieux armé pour repérer et contrer les fake news dans mon travail de veille. »

Marie-Christine
Cheffe de projet digital

« Très bonne interaction avec les participants, utilisation de cas concrets et des retours d’expérience des participants . Réponse à toutes les questions posées. Très clair sur des sujets parfois complexes. »

Estelle
Documentaliste, veilleur

« Programme très complet. A conseiller pour toutes personnes en charge de veille. »

Marie-Pierre
Documentaliste

Le formateur se met au niveau des participants avec un langage clair et compréhensif. Un contenu très riche et intéressant. Mes objectifs de formation sont parfaitement atteint.

Archivage

Traiter un vrac numérique dans un but archivistique : classement, description, élimination et pérennisation

Programme

Objectifs

définir une méthode de traitement d’un vrac numérique
trier les fichiers selon des critères archivistiques et métier
organiser ou reconstruire une arborescence cible
dédoublonner, renommer et structurer les contenus
identifier les documents à conserver, éliminer ou verser
décrire les ensembles documentaires traités
documenter les décisions et assurer la traçabilité
utiliser les outils numériques et l’IA avec discernement
  • Exploiter les résultats du diagnostic.
  • Définir les objectifs du traitement : classement, nettoyage, migration, archivage, versement, réduction des risques.
  • Prioriser les zones à traiter.
  • Identifier les interlocuteurs métier.
  • Définir les règles de décision.
  • Préparer un plan d’action réaliste.
  • Sécuriser les données avant intervention.
  • Distinguer documents engageants, documents de travail, copies, doublons, versions et fichiers obsolètes.
  • Identifier les documents à valeur administrative, juridique, probatoire, historique ou métier.
  • Repérer les données personnelles ou sensibles.
  • Définir les critères de conservation et d’élimination.
  • Associer les producteurs pour valider les choix.
  • Documenter les décisions de tri.

Atelier pratique
Qualifier un lot de fichiers numériques et proposer les actions à mener.

  • Construire une arborescence cible.
  • Appliquer ou adapter un plan de classement.
  • Harmoniser les noms de dossiers et fichiers.
  • Gérer les versions.
  • Regrouper les fichiers par activité, dossier, projet ou typologie.
  • Préparer l’intégration dans un espace partagé, une GED ou un système d’archivage.
  • Éviter les classements trop complexes ou non maintenables.
  • Décrire les ensembles traités.
  • Produire des métadonnées simples : intitulé, dates, producteur, typologie, statut, sort final, localisation.
  • Construire un inventaire ou tableau de suivi.
  • Tracer les éliminations, déplacements, renommages ou regroupements.
  • Documenter la méthode utilisée.
  • Préparer la réutilisation ou la consultation future.
  • Appliquer les durées de conservation.
  • Préparer les éliminations numériques.
  • Gérer les validations.
  • Sécuriser les suppressions.
  • Identifier les contenus à conserver durablement.
  • Préparer un versement vers un espace de conservation, une GED ou un SAE.
  • Distinguer sauvegarde, stockage, conservation et archivage.
  • Outils de dédoublonnage, analyse d’arborescence, recherche par formats, dates ou volumes.
  • Tableaux de suivi et scripts simples selon le contexte.
  • Apports possibles de l’IA : regroupement thématique, résumé de lots, proposition de catégories, aide à la description.
  • Limites : confidentialité, erreurs de classement, perte de contexte, hallucinations.
  • Définir des règles de validation humaine.
  • Documenter les traitements automatisés.

Les participants construisent un plan de traitement de vrac numérique :

  • périmètre ;
  • priorités ;
  • règles de tri ;
  • arborescence cible ;
  • critères d’élimination ou conservation ;
  • description ;
  • outils mobilisables ;
  • traçabilité ;
  • plan de mise en œuvre.
  • Traiter un vrac numérique avec méthode.
  • Trier, classer et décrire des fichiers numériques.
  • Appliquer des règles de conservation et d’élimination.
  • Préparer la pérennisation ou le versement.
  • Documenter les décisions de traitement.
  • Utiliser les outils numériques et l’IA sous contrôle archivistique.
  • Questionnaire de positionnement.
  • Exercice de tri numérique.
  • Construction d’une arborescence cible.
  • Élaboration d’un plan de traitement.
  • Quiz de consolidation.
  • Évaluation à chaud et à froid.
FAD14
Niveau intermédiaire

Traiter un vrac numérique dans un but archivistique : classement, description, élimination et pérennisation

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1 jour
700€ nets de TVA*

*Serda SAS est exonéré de TVA au titre de l’article 261-4-4 du CGI

Prochaine session
Présentiel
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Date de début : mercredi 23 septembre 2026
Date de fin : mercredi 23 septembre 2026
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Votre parcours stagiaire étape par étape

33+ 1 44 53 45 08

Public

Archivistes, documentalistes, records managers, responsables information, gestionnaires de dossiers, assistants, chefs de projet ou toute personne chargée de traiter des fichiers numériques désorganisés, des arborescences partagées ou des vracs documentaires.

Pré-requis

Avoir une pratique de l’archivage ou de la gestion documentaire. Avoir suivi FAD13 ou disposer d’un diagnostic préalable du vrac numérique est recommandé.

Méthode pédagogique

  • Apports méthodologiques : 30 %
  • Démonstrations : 25 %
  • Ateliers pratiques : 45 %

Modalités et délais d'accès

⏳ Inscription possible jusqu’à 24h avant le début de la session (sous réserve de places disponibles).
♿ En situation de handicap ? Contactez-nous pour adapter les modalités de votre parcours.

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Date de début :mercredi 23 septembre 2026
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Date de début :jeudi 14 octobre 2027
Date de fin :jeudi 14 octobre 2027

Formateur·ice

Serda Conseil
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Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

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