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Archives hospitalières : gérer, conserver et communiquer les archives en établissement de santé

Les archives hospitalières présentent des enjeux spécifiques : dossiers patients, données sensibles, responsabilité médicale, durées de conservation, communicabilité, confidentialité, organisation des fonds papier et numériques. Leur gestion nécessite une méthode rigoureuse et une bonne compréhension du cadre réglementaire propre aux établissements de santé.

Cette formation permet d’acquérir les repères essentiels pour organiser, conserver, trier, communiquer et sécuriser les archives hospitalières, dans un contexte de transformation numérique et d’hybridation des supports.

Programme

Objectifs

comprendre les spécificités des archives hospitalières
identifier les principales typologies d’archives en établissement de santé
appliquer les règles de conservation, tri et élimination
gérer les archives papier, numériques et hybrides
respecter les règles de confidentialité, communicabilité et protection des données
organiser un classement ou un tableau de gestion adapté
repérer les points de vigilance liés aux dossiers patients et aux données sensibles
  • Typologies : dossiers patients, archives administratives, médicales, RH, financières, techniques, qualité.
  • Archives papier, numériques et hybrides.
  • Enjeux : preuve, continuité des soins, droits des patients, mémoire de l’établissement, conformité.
  • Rôle des services producteurs.
  • Place de la fonction archives dans l’établissement.
  • Durées de conservation.
  • Règles de tri et d’élimination.
  • Communicabilité des archives hospitalières.
  • Confidentialité, secret médical et données personnelles.
  • RGPD et données de santé.
  • Traçabilité des accès et des décisions de conservation ou d’élimination.
  • Plan de classement adapté à l’environnement hospitalier.
  • Tableau de gestion.
  • Inventaire et localisation.
  • Gestion des versements.
  • Identification des fonds sensibles ou prioritaires.
  • Bonnes pratiques de nommage et classement numérique.

Atelier pratique
Analyser des typologies documentaires hospitalières et définir les règles de gestion associées.

  • Conditions de conservation matérielle.
  • Gestion des dossiers volumineux ou sensibles.
  • Procédures d’élimination.
  • Bordereaux et validations.
  • Gestion des archives intermédiaires.
  • Suivi des mouvements et consultations.
  • Répondre aux demandes internes.
  • Communiquer aux patients, ayants droit ou autorités habilitées.
  • Sécuriser les accès.
  • Gérer les délais, restrictions et exceptions.
  • Documenter les communications.
  • Sensibiliser les services aux bonnes pratiques.
  • Dossiers numériques et applications métier.
  • Risques de dispersion dans les espaces partagés.
  • Différence entre sauvegarde, GED, dossier métier et archivage.
  • Préparation à l’archivage électronique.
  • Apports possibles de l’IA pour aider au repérage, au résumé ou à l’indexation, avec prudence renforcée sur les données de santé.
  • Points de vigilance : confidentialité, sécurité, traçabilité, responsabilité humaine.

Les participants construisent une démarche de gestion d’archives hospitalières :

  • typologies ;
  • règles de conservation ;
  • accès ;
  • risques ;
  • outils nécessaires ;
  • procédures ;
  • actions prioritaires.
  • Identifier les archives hospitalières et leurs enjeux.
  • Appliquer les règles de conservation et de communication.
  • Organiser les fonds hospitaliers.
  • Sécuriser les archives contenant des données sensibles.
  • Mettre en place des outils de gestion adaptés.
  • Accompagner les services producteurs.
  • Questionnaire de positionnement.
  • Exercices de typologie et conservation.
  • Étude de cas hospitalière.
  • Quiz de consolidation.
  • Évaluation à chaud et à froid.

Formateur·ice

Serda Conseil
Département Conseil – Serda
Voir son parcours

Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/

Prochaines sessions

Session
Présentiel
A venir
Date de début :mardi 20 octobre 2026
Date de fin :mercredi 21 octobre 2026
Session
Distanciel
A venir
Date de début :lundi 1 février 2027
Date de fin :mardi 2 février 2027
Session
Présentiel
A venir
Date de début :mercredi 19 mai 2027
Date de fin :jeudi 20 mai 2027
Session
Distanciel
A venir
Date de début :mercredi 22 septembre 2027
Date de fin :jeudi 23 septembre 2027

Une plateforme d'apprentissage en ligne

Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.

Plateforme d’apprentissage en ligne

Témoignages

Claire
Documentaliste

« Le formateur explique très bien tous les concepts, c’est limpide. Je recommande Serda pour son sérieux et son professionnalisme. »

Hamid
Data Manager
Un stage très vivant, je ne me suis pas ennuyé une seconde. Le formateur délivre un contenu très pragmatique avec un apprentissage par l’exemple. Stage très utile.
Aurélie
Archiviste

Merci pour la qualité et le sérieux de votre formation.
J’en garde un très bon souvenir tant au niveau de l’accueil, de l’apprentissage et du partage des connaissances professionnelles que des belles rencontres faîtes lors de cette semaine de stage.

Antoine
Veilleur

« Cette formation m’a donné des outils concrets pour vérifier la fiabilité des informations que je traite au quotidien. Je me sens désormais bien mieux armé pour repérer et contrer les fake news dans mon travail de veille. »

Marie-Christine
Cheffe de projet digital

« Très bonne interaction avec les participants, utilisation de cas concrets et des retours d’expérience des participants . Réponse à toutes les questions posées. Très clair sur des sujets parfois complexes. »

Estelle
Documentaliste, veilleur

« Programme très complet. A conseiller pour toutes personnes en charge de veille. »

Marie-Pierre
Documentaliste

Le formateur se met au niveau des participants avec un langage clair et compréhensif. Un contenu très riche et intéressant. Mes objectifs de formation sont parfaitement atteint.

Archivage

Archives hospitalières : gérer, conserver et communiquer les archives en établissement de santé

Programme

Objectifs

comprendre les spécificités des archives hospitalières
identifier les principales typologies d’archives en établissement de santé
appliquer les règles de conservation, tri et élimination
gérer les archives papier, numériques et hybrides
respecter les règles de confidentialité, communicabilité et protection des données
organiser un classement ou un tableau de gestion adapté
repérer les points de vigilance liés aux dossiers patients et aux données sensibles
  • Typologies : dossiers patients, archives administratives, médicales, RH, financières, techniques, qualité.
  • Archives papier, numériques et hybrides.
  • Enjeux : preuve, continuité des soins, droits des patients, mémoire de l’établissement, conformité.
  • Rôle des services producteurs.
  • Place de la fonction archives dans l’établissement.
  • Durées de conservation.
  • Règles de tri et d’élimination.
  • Communicabilité des archives hospitalières.
  • Confidentialité, secret médical et données personnelles.
  • RGPD et données de santé.
  • Traçabilité des accès et des décisions de conservation ou d’élimination.
  • Plan de classement adapté à l’environnement hospitalier.
  • Tableau de gestion.
  • Inventaire et localisation.
  • Gestion des versements.
  • Identification des fonds sensibles ou prioritaires.
  • Bonnes pratiques de nommage et classement numérique.

Atelier pratique
Analyser des typologies documentaires hospitalières et définir les règles de gestion associées.

  • Conditions de conservation matérielle.
  • Gestion des dossiers volumineux ou sensibles.
  • Procédures d’élimination.
  • Bordereaux et validations.
  • Gestion des archives intermédiaires.
  • Suivi des mouvements et consultations.
  • Répondre aux demandes internes.
  • Communiquer aux patients, ayants droit ou autorités habilitées.
  • Sécuriser les accès.
  • Gérer les délais, restrictions et exceptions.
  • Documenter les communications.
  • Sensibiliser les services aux bonnes pratiques.
  • Dossiers numériques et applications métier.
  • Risques de dispersion dans les espaces partagés.
  • Différence entre sauvegarde, GED, dossier métier et archivage.
  • Préparation à l’archivage électronique.
  • Apports possibles de l’IA pour aider au repérage, au résumé ou à l’indexation, avec prudence renforcée sur les données de santé.
  • Points de vigilance : confidentialité, sécurité, traçabilité, responsabilité humaine.

Les participants construisent une démarche de gestion d’archives hospitalières :

  • typologies ;
  • règles de conservation ;
  • accès ;
  • risques ;
  • outils nécessaires ;
  • procédures ;
  • actions prioritaires.
  • Identifier les archives hospitalières et leurs enjeux.
  • Appliquer les règles de conservation et de communication.
  • Organiser les fonds hospitaliers.
  • Sécuriser les archives contenant des données sensibles.
  • Mettre en place des outils de gestion adaptés.
  • Accompagner les services producteurs.
  • Questionnaire de positionnement.
  • Exercices de typologie et conservation.
  • Étude de cas hospitalière.
  • Quiz de consolidation.
  • Évaluation à chaud et à froid.
FA10
Niveau intermédiaireSecteur médical

Archives hospitalières : gérer, conserver et communiquer les archives en établissement de santé

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1490€ nets de TVA*

*Serda SAS est exonéré de TVA au titre de l’article 261-4-4 du CGI

Prochaine session
Présentiel
A venir
Date de début : mardi 20 octobre 2026
Date de fin : mercredi 21 octobre 2026
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Votre parcours stagiaire étape par étape

33+ 1 44 53 45 08

Public

Pré-requis

Méthode pédagogique

  • Apports réglementaires et méthodologiques : 40 %
  • Études de cas : 25 %
  • Ateliers pratiques : 35 %

Modalités et délais d'accès

⏳ Inscription possible jusqu’à 24h avant le début de la session (sous réserve de places disponibles).
♿ En situation de handicap ? Contactez-nous pour adapter les modalités de votre parcours.

Prochaines sessions

Session
Présentiel
A venir
Date de début :mardi 20 octobre 2026
Date de fin :mercredi 21 octobre 2026
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Distanciel
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Date de début :lundi 1 février 2027
Date de fin :mardi 2 février 2027
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Date de fin :jeudi 20 mai 2027
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Date de début :mercredi 22 septembre 2027
Date de fin :jeudi 23 septembre 2027

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Serda Conseil
Département Conseil – Serda
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Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
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