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Archivage

Gestion des archives : fondamentaux, cadre réglementaire et bonnes pratiques

La gestion des archives permet de maîtriser le cycle de vie des documents, de sécuriser les informations, de respecter les obligations réglementaires et de faciliter l’accès aux dossiers utiles. Elle concerne aussi bien les archives papier que les archives numériques, dans un contexte où les volumes augmentent et où les pratiques de travail évoluent.

Cette formation permet d’acquérir les bases indispensables de la fonction archives : cadre réglementaire, cycle de vie, classement, conservation, élimination, communication, outils de gestion et bonnes pratiques.

Programme

Objectifs

comprendre le rôle et les missions de la fonction archives ;
distinguer archives courantes, intermédiaires et définitives ;
appliquer les principes du cycle de vie des documents ;
identifier les règles de conservation, tri, élimination et communication ;
comprendre les principaux outils de gestion archivistique ;
adopter les bons réflexes pour gérer des archives papier et numériques ;
repérer les points de vigilance liés aux données personnelles, à la preuve et à la confidentialité.
  • Définition des archives.
  • Rôle de la fonction archives dans l’organisation.
  • Archives papier, numériques et hybrides.
  • Archives courantes, intermédiaires et définitives.
  • Cycle de vie des documents.
  • Enjeux : preuve, mémoire, conformité, efficacité, continuité d’activité.
  • Obligations générales de conservation.
  • Responsabilités des producteurs et détenteurs d’archives.
  • Délais de conservation.
  • Sort final : conservation définitive ou élimination.
  • Données personnelles et RGPD.
  • Communicabilité, confidentialité et accès aux documents.
  • Traçabilité des décisions de tri et d’élimination.
  • Principes de classement.
  • Respect des fonds et organisation logique.
  • Plan de classement.
  • Inventaire et description simple.
  • Nommage et classement des dossiers numériques.
  • Bonnes pratiques pour éviter le désordre documentaire.
  • Premiers repères sur les métadonnées.

Atelier pratique
Classer un ensemble de dossiers et identifier les règles de gestion associées.

  • Salle archives et sécurité.
  • Aménagements et bonnes pratiques (boîtes, rangements…).
  • Le plan d’actions pour son projet archives : les principales étapes
  • Répondre à une demande de consultation.
  • Identifier les droits d’accès.
  • Préparer une communication sécurisée.
  • Valoriser les archives auprès des services.
  • Sensibiliser les producteurs de documents.
  • Faire connaître les bonnes pratiques.
  • Archives électroniques, GED, espaces partagés, messagerie.
  • Risques liés au stockage dispersé.
  • Différence entre sauvegarde, conservation et archivage.
  • Place de l’archiviste dans les projets numériques.
  • Apports possibles de l’IA : aide au tri, résumé, indexation ou repérage de contenus.
  • Limites : contrôle humain, confidentialité, fiabilité, responsabilité archivistique.

Les participants analysent une situation d’archivage :

  • nature des documents ;
  • stade du cycle de vie ;
  • règles de conservation ;
  • classement ;
  • accès ;
  • risques ;
  • actions à mener.
  • Appliquer les principes fondamentaux de l’archivage.
  • Identifier les règles de conservation et d’élimination.
  • Organiser des archives papier ou numériques.
  • Comprendre les obligations de communicabilité et confidentialité.
  • Adopter les bons réflexes face aux archives hybrides.
  • Questionnaire de positionnement.
  • Exercices de classement et de tri.
  • Étude de cas.
  • Quiz de consolidation.
  • Évaluation à chaud et à froid.

Après : FA90 pour approfondir les outils de gestion archivistique ; FA17 pour suivre le parcours complet ; FAD13 pour diagnostiquer un vrac numérique ; FA116 pour préparer la numérisation d’un fonds.

Formateur·ice

Serda Conseil
Département Conseil – Serda
Voir son parcours

Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/

Prochaines sessions

Session
Distanciel
A venir
Date de début :mardi 13 octobre 2026
Date de fin :mercredi 14 octobre 2026
Session
Distanciel
A venir
Date de début :mardi 19 janvier 2027
Date de fin :mercredi 20 janvier 2027
Session
Présentiel
A venir
Date de début :lundi 26 avril 2027
Date de fin :mardi 27 avril 2027
Session
Distanciel
A venir
Date de début :lundi 25 octobre 2027
Date de fin :mardi 26 octobre 2027

Une plateforme d'apprentissage en ligne

Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.

Plateforme d’apprentissage en ligne

Témoignages

Claire
Documentaliste

« Le formateur explique très bien tous les concepts, c’est limpide. Je recommande Serda pour son sérieux et son professionnalisme. »

Hamid
Data Manager
Un stage très vivant, je ne me suis pas ennuyé une seconde. Le formateur délivre un contenu très pragmatique avec un apprentissage par l’exemple. Stage très utile.
Aurélie
Archiviste

Merci pour la qualité et le sérieux de votre formation.
J’en garde un très bon souvenir tant au niveau de l’accueil, de l’apprentissage et du partage des connaissances professionnelles que des belles rencontres faîtes lors de cette semaine de stage.

Antoine
Veilleur

« Cette formation m’a donné des outils concrets pour vérifier la fiabilité des informations que je traite au quotidien. Je me sens désormais bien mieux armé pour repérer et contrer les fake news dans mon travail de veille. »

Marie-Christine
Cheffe de projet digital

« Très bonne interaction avec les participants, utilisation de cas concrets et des retours d’expérience des participants . Réponse à toutes les questions posées. Très clair sur des sujets parfois complexes. »

Estelle
Documentaliste, veilleur

« Programme très complet. A conseiller pour toutes personnes en charge de veille. »

Marie-Pierre
Documentaliste

Le formateur se met au niveau des participants avec un langage clair et compréhensif. Un contenu très riche et intéressant. Mes objectifs de formation sont parfaitement atteint.

Archivage

Gestion des archives : fondamentaux, cadre réglementaire et bonnes pratiques

Programme

Objectifs

comprendre le rôle et les missions de la fonction archives ;
distinguer archives courantes, intermédiaires et définitives ;
appliquer les principes du cycle de vie des documents ;
identifier les règles de conservation, tri, élimination et communication ;
comprendre les principaux outils de gestion archivistique ;
adopter les bons réflexes pour gérer des archives papier et numériques ;
repérer les points de vigilance liés aux données personnelles, à la preuve et à la confidentialité.
  • Définition des archives.
  • Rôle de la fonction archives dans l’organisation.
  • Archives papier, numériques et hybrides.
  • Archives courantes, intermédiaires et définitives.
  • Cycle de vie des documents.
  • Enjeux : preuve, mémoire, conformité, efficacité, continuité d’activité.
  • Obligations générales de conservation.
  • Responsabilités des producteurs et détenteurs d’archives.
  • Délais de conservation.
  • Sort final : conservation définitive ou élimination.
  • Données personnelles et RGPD.
  • Communicabilité, confidentialité et accès aux documents.
  • Traçabilité des décisions de tri et d’élimination.
  • Principes de classement.
  • Respect des fonds et organisation logique.
  • Plan de classement.
  • Inventaire et description simple.
  • Nommage et classement des dossiers numériques.
  • Bonnes pratiques pour éviter le désordre documentaire.
  • Premiers repères sur les métadonnées.

Atelier pratique
Classer un ensemble de dossiers et identifier les règles de gestion associées.

  • Salle archives et sécurité.
  • Aménagements et bonnes pratiques (boîtes, rangements…).
  • Le plan d’actions pour son projet archives : les principales étapes
  • Répondre à une demande de consultation.
  • Identifier les droits d’accès.
  • Préparer une communication sécurisée.
  • Valoriser les archives auprès des services.
  • Sensibiliser les producteurs de documents.
  • Faire connaître les bonnes pratiques.
  • Archives électroniques, GED, espaces partagés, messagerie.
  • Risques liés au stockage dispersé.
  • Différence entre sauvegarde, conservation et archivage.
  • Place de l’archiviste dans les projets numériques.
  • Apports possibles de l’IA : aide au tri, résumé, indexation ou repérage de contenus.
  • Limites : contrôle humain, confidentialité, fiabilité, responsabilité archivistique.

Les participants analysent une situation d’archivage :

  • nature des documents ;
  • stade du cycle de vie ;
  • règles de conservation ;
  • classement ;
  • accès ;
  • risques ;
  • actions à mener.
  • Appliquer les principes fondamentaux de l’archivage.
  • Identifier les règles de conservation et d’élimination.
  • Organiser des archives papier ou numériques.
  • Comprendre les obligations de communicabilité et confidentialité.
  • Adopter les bons réflexes face aux archives hybrides.
  • Questionnaire de positionnement.
  • Exercices de classement et de tri.
  • Étude de cas.
  • Quiz de consolidation.
  • Évaluation à chaud et à froid.

Après : FA90 pour approfondir les outils de gestion archivistique ; FA17 pour suivre le parcours complet ; FAD13 pour diagnostiquer un vrac numérique ; FA116 pour préparer la numérisation d’un fonds.

FA14
Niveau débutantValeur sûre

Gestion des archives : fondamentaux, cadre réglementaire et bonnes pratiques

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*Serda SAS est exonéré de TVA au titre de l’article 261-4-4 du CGI

Prochaine session
Distanciel
A venir
Date de début : mardi 13 octobre 2026
Date de fin : mercredi 14 octobre 2026
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Votre parcours stagiaire étape par étape

33+ 1 44 53 45 08

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Pré-requis

Méthode pédagogique

  • Apports méthodologiques : 40 %
  • Études de cas : 25 %
  • Exercices pratiques : 35 %

Modalités et délais d'accès

⏳ Inscription possible jusqu’à 24h avant le début de la session (sous réserve de places disponibles).
♿ En situation de handicap ? Contactez-nous pour adapter les modalités de votre parcours.

Prochaines sessions

Session
Distanciel
A venir
Date de début :mardi 13 octobre 2026
Date de fin :mercredi 14 octobre 2026
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Date de début :mardi 19 janvier 2027
Date de fin :mercredi 20 janvier 2027
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Présentiel
A venir
Date de début :lundi 26 avril 2027
Date de fin :mardi 27 avril 2027
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Distanciel
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Date de début :lundi 25 octobre 2027
Date de fin :mardi 26 octobre 2027

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Serda Conseil
Département Conseil – Serda
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Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
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