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Archivage

Diagnostiquer et traiter un vrac numérique : méthodes et bonnes pratiques

Les vracs numériques se développent dans les espaces partagés, serveurs, messageries, GED, disques réseaux ou outils collaboratifs. Ils génèrent des risques : perte d’information, doublons, documents obsolètes, données sensibles non maîtrisées, coûts de stockage, difficultés de recherche et incertitudes sur la conservation.

Cette formation permet de diagnostiquer un vrac numérique, d’évaluer les risques, de définir une méthode de traitement et de prioriser les actions. Elle constitue une première étape avant un traitement plus approfondi de classement, élimination, description ou archivage.

Logiciels que nous utiliserons durant la formation :

Nous mettrons à votre disposition un poste informatique. Il n’est pas nécessaire d’apporter votre ordinateur.

Programme

Objectifs

identifier les caractéristiques d’un vrac numérique
analyser une arborescence ou un ensemble de fichiers
repérer les principaux risques
définir des critères de tri et de priorisation
préparer une méthode de traitement
associer les services producteurs
utiliser des outils ou fonctions simples pour explorer un vrac
repérer les apports possibles de l’IA, sans automatisation non contrôlée
  • Définition et formes du vrac numérique.
  • Espaces partagés, messageries, disques réseaux, GED, outils collaboratifs.
  • Causes : absence de règles, accumulation, projets terminés, départs, doublons, usages individuels.
  • Risques : perte, obsolescence, données sensibles, coûts, sécurité, non-conformité.
  • Différence entre diagnostic, traitement, archivage et nettoyage.
  • Définir le périmètre.
  • Identifier les services concernés.
  • Recueillir le contexte métier.
  • Définir les objectifs : nettoyage, classement, conservation, migration, archivage, réduction du risque.
  • Préparer les indicateurs : volume, formats, dates, doublons, profondeur d’arborescence, accès.
  • Prendre en compte confidentialité et données personnelles.

Atelier pratique
Construire une grille de diagnostic d’un vrac numérique.

  • Lire une arborescence.
  • Repérer les dossiers structurants et zones problématiques.
  • Identifier doublons, versions, fichiers temporaires, fichiers obsolètes.
  • Repérer les typologies documentaires.
  • Identifier formats sensibles ou à risque.
  • Analyser les dates, volumes et droits d’accès.
  • Documenter les constats.
  • Valeur administrative, juridique, probatoire, historique ou métier.
  • Documents de travail, copies, versions, doublons.
  • Données personnelles ou sensibles.
  • Documents engageants.
  • Projets clos ou actifs.
  • Risques et urgences.
  • Priorisation des zones à traiter.
  • Identifier les bons interlocuteurs.
  • Comprendre les usages réels.
  • Valider les typologies et règles.
  • Éviter le tri purement technique.
  • Organiser des ateliers de qualification.
  • Sensibiliser aux bonnes pratiques de classement et nommage.
  • Préparer l’accompagnement du changement.
  • Fonctions simples d’exploration : tri par date, format, poids, nommage, doublons.
  • Outils d’analyse d’arborescences.
  • Tableaux de diagnostic.
  • Apports possibles de l’IA : proposition de catégories, repérage de thématiques, résumé de lots, aide à la documentation.
  • Limites : confidentialité, erreurs de catégorisation, perte de contexte, validation archivistique indispensable.

Les participants réalisent un diagnostic de vrac numérique :

  • périmètre ;
  • constats ;
  • risques ;
  • typologies ;
  • critères de tri ;
  • priorités ;
  • méthode de traitement ;
  • points de vigilance.
  • Diagnostiquer un vrac numérique.
  • Analyser une arborescence.
  • Identifier les risques documentaires et archivistiques.
  • Définir des critères de tri.
  • Prioriser les actions de traitement.
  • Préparer l’implication des services producteurs.
  • Utiliser les outils numériques et l’IA avec discernement.
  • Questionnaire de positionnement.
  • Analyse d’arborescence.
  • Construction d’une grille de diagnostic.
  • Étude de cas.
  • Quiz de consolidation.
  • Évaluation à chaud et à froid.

Formateur·ice

Serda Conseil
Département Conseil – Serda
Voir son parcours

Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/

Prochaines sessions

Session
Présentiel
A venir
Date de début :mardi 22 septembre 2026
Date de fin :mardi 22 septembre 2026
Session
Présentiel
A venir
Date de début :mercredi 3 février 2027
Date de fin :mercredi 3 février 2027
Session
Présentiel
A venir
Date de début :mardi 1 juin 2027
Date de fin :mardi 1 juin 2027
Session
Présentiel
A venir
Date de début :lundi 4 octobre 2027
Date de fin :lundi 4 octobre 2027

Une plateforme d'apprentissage en ligne

Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.

Plateforme d’apprentissage en ligne

Témoignages

Claire
Documentaliste

« Le formateur explique très bien tous les concepts, c’est limpide. Je recommande Serda pour son sérieux et son professionnalisme. »

Hamid
Data Manager
Un stage très vivant, je ne me suis pas ennuyé une seconde. Le formateur délivre un contenu très pragmatique avec un apprentissage par l’exemple. Stage très utile.
Aurélie
Archiviste

Merci pour la qualité et le sérieux de votre formation.
J’en garde un très bon souvenir tant au niveau de l’accueil, de l’apprentissage et du partage des connaissances professionnelles que des belles rencontres faîtes lors de cette semaine de stage.

Antoine
Veilleur

« Cette formation m’a donné des outils concrets pour vérifier la fiabilité des informations que je traite au quotidien. Je me sens désormais bien mieux armé pour repérer et contrer les fake news dans mon travail de veille. »

Marie-Christine
Cheffe de projet digital

« Très bonne interaction avec les participants, utilisation de cas concrets et des retours d’expérience des participants . Réponse à toutes les questions posées. Très clair sur des sujets parfois complexes. »

Estelle
Documentaliste, veilleur

« Programme très complet. A conseiller pour toutes personnes en charge de veille. »

Marie-Pierre
Documentaliste

Le formateur se met au niveau des participants avec un langage clair et compréhensif. Un contenu très riche et intéressant. Mes objectifs de formation sont parfaitement atteint.

Archivage

Diagnostiquer et traiter un vrac numérique : méthodes et bonnes pratiques

Programme

Objectifs

identifier les caractéristiques d’un vrac numérique
analyser une arborescence ou un ensemble de fichiers
repérer les principaux risques
définir des critères de tri et de priorisation
préparer une méthode de traitement
associer les services producteurs
utiliser des outils ou fonctions simples pour explorer un vrac
repérer les apports possibles de l’IA, sans automatisation non contrôlée
  • Définition et formes du vrac numérique.
  • Espaces partagés, messageries, disques réseaux, GED, outils collaboratifs.
  • Causes : absence de règles, accumulation, projets terminés, départs, doublons, usages individuels.
  • Risques : perte, obsolescence, données sensibles, coûts, sécurité, non-conformité.
  • Différence entre diagnostic, traitement, archivage et nettoyage.
  • Définir le périmètre.
  • Identifier les services concernés.
  • Recueillir le contexte métier.
  • Définir les objectifs : nettoyage, classement, conservation, migration, archivage, réduction du risque.
  • Préparer les indicateurs : volume, formats, dates, doublons, profondeur d’arborescence, accès.
  • Prendre en compte confidentialité et données personnelles.

Atelier pratique
Construire une grille de diagnostic d’un vrac numérique.

  • Lire une arborescence.
  • Repérer les dossiers structurants et zones problématiques.
  • Identifier doublons, versions, fichiers temporaires, fichiers obsolètes.
  • Repérer les typologies documentaires.
  • Identifier formats sensibles ou à risque.
  • Analyser les dates, volumes et droits d’accès.
  • Documenter les constats.
  • Valeur administrative, juridique, probatoire, historique ou métier.
  • Documents de travail, copies, versions, doublons.
  • Données personnelles ou sensibles.
  • Documents engageants.
  • Projets clos ou actifs.
  • Risques et urgences.
  • Priorisation des zones à traiter.
  • Identifier les bons interlocuteurs.
  • Comprendre les usages réels.
  • Valider les typologies et règles.
  • Éviter le tri purement technique.
  • Organiser des ateliers de qualification.
  • Sensibiliser aux bonnes pratiques de classement et nommage.
  • Préparer l’accompagnement du changement.
  • Fonctions simples d’exploration : tri par date, format, poids, nommage, doublons.
  • Outils d’analyse d’arborescences.
  • Tableaux de diagnostic.
  • Apports possibles de l’IA : proposition de catégories, repérage de thématiques, résumé de lots, aide à la documentation.
  • Limites : confidentialité, erreurs de catégorisation, perte de contexte, validation archivistique indispensable.

Les participants réalisent un diagnostic de vrac numérique :

  • périmètre ;
  • constats ;
  • risques ;
  • typologies ;
  • critères de tri ;
  • priorités ;
  • méthode de traitement ;
  • points de vigilance.
  • Diagnostiquer un vrac numérique.
  • Analyser une arborescence.
  • Identifier les risques documentaires et archivistiques.
  • Définir des critères de tri.
  • Prioriser les actions de traitement.
  • Préparer l’implication des services producteurs.
  • Utiliser les outils numériques et l’IA avec discernement.
  • Questionnaire de positionnement.
  • Analyse d’arborescence.
  • Construction d’une grille de diagnostic.
  • Étude de cas.
  • Quiz de consolidation.
  • Évaluation à chaud et à froid.
FAD13
Niveau intermédiaire

Diagnostiquer et traiter un vrac numérique : méthodes et bonnes pratiques

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*Serda SAS est exonéré de TVA au titre de l’article 261-4-4 du CGI

Prochaine session
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Date de début : mardi 22 septembre 2026
Date de fin : mardi 22 septembre 2026
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33+ 1 44 53 45 08

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Pré-requis

Méthode pédagogique

  • Apports méthodologiques : 30 %
  • Démonstrations : 25 %
  • Ateliers pratiques : 45 %

Modalités et délais d'accès

⏳ Inscription possible jusqu’à 24h avant le début de la session (sous réserve de places disponibles).
♿ En situation de handicap ? Contactez-nous pour adapter les modalités de votre parcours.

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Date de début :lundi 4 octobre 2027
Date de fin :lundi 4 octobre 2027

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Serda Conseil
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Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

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