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Archivage

Externalisation des archives : cadrer, contractualiser et piloter un prestataire

Externaliser des archives ne consiste pas uniquement à confier des boîtes ou des fichiers à un prestataire. Il faut cadrer les besoins, identifier les fonds concernés, définir les exigences de conservation, sécurité, confidentialité, accès, traçabilité, réversibilité et qualité de service.

Cette formation permet de préparer, contractualiser et piloter une prestation d’externalisation d’archives physiques ou numériques, en sécurisant les responsabilités, les livrables, les contrôles et la relation avec le prestataire.

Programme

Objectifs

identifier les situations où l’externalisation est pertinente
cadrer le périmètre et les besoins
définir les exigences d’un cahier des charges
identifier les points de vigilance contractuels
piloter la relation avec un prestataire
contrôler la qualité de service
anticiper les risques, la sécurité, la confidentialité et la réversibilité
  • Pourquoi externaliser ?
  • Archives physiques, numériques ou prestations mixtes.
  • Bénéfices attendus : espace, sécurité, professionnalisation, continuité, maîtrise des coûts.
  • Risques : perte de maîtrise, accès difficile, dépendance prestataire, confidentialité, réversibilité.
  • Responsabilités du donneur d’ordre et du prestataire.
  • Identifier les fonds concernés.
  • Évaluer les volumes, typologies, supports et contraintes.
  • Définir les besoins : conservation, classement, inventaire, communication, numérisation, destruction, transfert.
  • Identifier les documents sensibles ou soumis à restrictions.
  • Définir les niveaux d’accès et de service attendus.
  • Préparer les données nécessaires au prestataire.

Atelier pratique
Construire une grille de cadrage pour une externalisation d’archives.

  • Description du périmètre.
  • Exigences de conservation.
  • Conditions de stockage.
  • Sécurité physique et logique.
  • Confidentialité et données personnelles.
  • Traçabilité des mouvements.
  • Délais de communication.
  • Modalités de destruction.
  • Reporting et indicateurs.
  • Réversibilité et restitution.
  • Clauses essentielles.
  • Niveaux de service.
  • Responsabilités.
  • Assurance et gestion des incidents.
  • Contrôles et audits.
  • Gestion des sous-traitants.
  • Confidentialité.
  • Fin de contrat et réversibilité.
  • Points de vigilance pour les archives numériques.
  • Réunion de lancement.
  • Transfert initial.
  • Inventaires et référentiels.
  • Suivi des demandes.
  • Contrôle qualité.
  • Indicateurs : délais, erreurs, volumes, incidents, coûts.
  • Gestion des anomalies.
  • Revues périodiques avec le prestataire.
  • Nouveaux versements.
  • Changements d’organisation.
  • Numérisation à la demande.
  • Réduction ou reprise des fonds.
  • Préparation d’un changement de prestataire.
  • Réversibilité.
  • Amélioration continue.

Les participants construisent une trame de pilotage :

  • périmètre ;
  • exigences ;
  • critères de choix ;
  • clauses de vigilance ;
  • indicateurs ;
  • contrôles ;
  • plan de suivi ;
  • scénario de réversibilité.
  • Cadrer un projet d’externalisation d’archives.
  • Formaliser les exigences d’un cahier des charges.
  • Identifier les risques contractuels et opérationnels.
  • Piloter la relation prestataire.
  • Contrôler la qualité de service.
  • Préparer la réversibilité.
  • Questionnaire de positionnement.
  • Grille de cadrage.
  • Analyse de clauses ou exigences.
  • Construction d’un tableau de pilotage.
  • Quiz de consolidation.
  • Évaluation à chaud et à froid.

Formateur·ice

Serda Conseil
Département Conseil – Serda
Voir son parcours

Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/

Prochaines sessions

Session
Distanciel
A venir
Date de début :vendredi 4 décembre 2026
Date de fin :vendredi 4 décembre 2026
Session
Distanciel
A venir
Date de début :vendredi 2 avril 2027
Date de fin :vendredi 2 avril 2027
Session
Présentiel
A venir
Date de début :jeudi 10 juin 2027
Date de fin :jeudi 10 juin 2027
Session
Distanciel
A venir
Date de début :vendredi 26 novembre 2027
Date de fin :vendredi 26 novembre 2027

Une plateforme d'apprentissage en ligne

Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.

Plateforme d’apprentissage en ligne

Témoignages

Claire
Documentaliste

« Le formateur explique très bien tous les concepts, c’est limpide. Je recommande Serda pour son sérieux et son professionnalisme. »

Hamid
Data Manager
Un stage très vivant, je ne me suis pas ennuyé une seconde. Le formateur délivre un contenu très pragmatique avec un apprentissage par l’exemple. Stage très utile.
Aurélie
Archiviste

Merci pour la qualité et le sérieux de votre formation.
J’en garde un très bon souvenir tant au niveau de l’accueil, de l’apprentissage et du partage des connaissances professionnelles que des belles rencontres faîtes lors de cette semaine de stage.

Antoine
Veilleur

« Cette formation m’a donné des outils concrets pour vérifier la fiabilité des informations que je traite au quotidien. Je me sens désormais bien mieux armé pour repérer et contrer les fake news dans mon travail de veille. »

Marie-Christine
Cheffe de projet digital

« Très bonne interaction avec les participants, utilisation de cas concrets et des retours d’expérience des participants . Réponse à toutes les questions posées. Très clair sur des sujets parfois complexes. »

Estelle
Documentaliste, veilleur

« Programme très complet. A conseiller pour toutes personnes en charge de veille. »

Marie-Pierre
Documentaliste

Le formateur se met au niveau des participants avec un langage clair et compréhensif. Un contenu très riche et intéressant. Mes objectifs de formation sont parfaitement atteint.

Archivage

Externalisation des archives : cadrer, contractualiser et piloter un prestataire

Programme

Objectifs

identifier les situations où l’externalisation est pertinente
cadrer le périmètre et les besoins
définir les exigences d’un cahier des charges
identifier les points de vigilance contractuels
piloter la relation avec un prestataire
contrôler la qualité de service
anticiper les risques, la sécurité, la confidentialité et la réversibilité
  • Pourquoi externaliser ?
  • Archives physiques, numériques ou prestations mixtes.
  • Bénéfices attendus : espace, sécurité, professionnalisation, continuité, maîtrise des coûts.
  • Risques : perte de maîtrise, accès difficile, dépendance prestataire, confidentialité, réversibilité.
  • Responsabilités du donneur d’ordre et du prestataire.
  • Identifier les fonds concernés.
  • Évaluer les volumes, typologies, supports et contraintes.
  • Définir les besoins : conservation, classement, inventaire, communication, numérisation, destruction, transfert.
  • Identifier les documents sensibles ou soumis à restrictions.
  • Définir les niveaux d’accès et de service attendus.
  • Préparer les données nécessaires au prestataire.

Atelier pratique
Construire une grille de cadrage pour une externalisation d’archives.

  • Description du périmètre.
  • Exigences de conservation.
  • Conditions de stockage.
  • Sécurité physique et logique.
  • Confidentialité et données personnelles.
  • Traçabilité des mouvements.
  • Délais de communication.
  • Modalités de destruction.
  • Reporting et indicateurs.
  • Réversibilité et restitution.
  • Clauses essentielles.
  • Niveaux de service.
  • Responsabilités.
  • Assurance et gestion des incidents.
  • Contrôles et audits.
  • Gestion des sous-traitants.
  • Confidentialité.
  • Fin de contrat et réversibilité.
  • Points de vigilance pour les archives numériques.
  • Réunion de lancement.
  • Transfert initial.
  • Inventaires et référentiels.
  • Suivi des demandes.
  • Contrôle qualité.
  • Indicateurs : délais, erreurs, volumes, incidents, coûts.
  • Gestion des anomalies.
  • Revues périodiques avec le prestataire.
  • Nouveaux versements.
  • Changements d’organisation.
  • Numérisation à la demande.
  • Réduction ou reprise des fonds.
  • Préparation d’un changement de prestataire.
  • Réversibilité.
  • Amélioration continue.

Les participants construisent une trame de pilotage :

  • périmètre ;
  • exigences ;
  • critères de choix ;
  • clauses de vigilance ;
  • indicateurs ;
  • contrôles ;
  • plan de suivi ;
  • scénario de réversibilité.
  • Cadrer un projet d’externalisation d’archives.
  • Formaliser les exigences d’un cahier des charges.
  • Identifier les risques contractuels et opérationnels.
  • Piloter la relation prestataire.
  • Contrôler la qualité de service.
  • Préparer la réversibilité.
  • Questionnaire de positionnement.
  • Grille de cadrage.
  • Analyse de clauses ou exigences.
  • Construction d’un tableau de pilotage.
  • Quiz de consolidation.
  • Évaluation à chaud et à froid.
FAD93
Niveau avancéFormation sur-mesure

Externalisation des archives : cadrer, contractualiser et piloter un prestataire

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700€ nets de TVA*

*Serda SAS est exonéré de TVA au titre de l’article 261-4-4 du CGI

Prochaine session
Distanciel
A venir
Date de début : vendredi 4 décembre 2026
Date de fin : vendredi 4 décembre 2026
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Votre parcours stagiaire étape par étape

33+ 1 44 53 45 08

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Pré-requis

Méthode pédagogique

  • Apports méthodologiques : 35 %
  • Analyse d’exemples : 25 %
  • Ateliers pratiques : 40 %

Modalités et délais d'accès

⏳ Inscription possible jusqu’à 24h avant le début de la session (sous réserve de places disponibles).
♿ En situation de handicap ? Contactez-nous pour adapter les modalités de votre parcours.

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Date de fin :vendredi 4 décembre 2026
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Date de début :vendredi 2 avril 2027
Date de fin :vendredi 2 avril 2027
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Date de début :jeudi 10 juin 2027
Date de fin :jeudi 10 juin 2027
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A venir
Date de début :vendredi 26 novembre 2027
Date de fin :vendredi 26 novembre 2027

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Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

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