Piloter un projet SAE : exigences, données, AMOA et mise en œuvre

Un projet de système d’archivage électronique nécessite de faire le pont entre les exigences métier, juridiques, normatives, techniques et organisationnelles. Il doit articuler maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre, analyse des besoins, étude d’opportunité, choix de solution, cahier des charges, tests, recette, conduite du changement et gouvernance future.

Cette formation apporte une méthode opérationnelle pour cadrer, piloter et sécuriser un projet SAE, depuis l’état des lieux jusqu’au déploiement. Elle permet de comprendre les phases importantes du projet, d’utiliser les normes du domaine et de construire les livrables

Programme

Objectifs

comprendre les phases clés d’un projet SAE

réaliser un état des lieux et un diagnostic d’opportunité

analyser les besoins, flux, risques et données à archiver

formaliser les exigences fonctionnelles, techniques et normatives

participer à la rédaction d’un cahier des charges

préparer le choix d’une solution ou d’un prestataire

organiser les tests, la recette et le déploiement

intégrer la communication, la conduite du changement et la sobriété numérique

Cadrer un projet de SAE

Différence entre réflexion d’opportunité, projet SAE et mise en production.
Rôle de la maîtrise d’ouvrage et de la maîtrise d’œuvre.
Acteurs du projet : archives, DSI, métiers, juridique, qualité, sécurité, prestataires.
Définir le périmètre.
Identifier les objectifs et contraintes.
Définir les livrables attendus.
Mettre en place la gouvernance projet.

Réaliser l’état des lieux

Analyser les pratiques d’archivage existantes.
Identifier les applications sources.
Repérer les flux documentaires et données à archiver.
Évaluer les volumes, formats, durées et niveaux de criticité.
Identifier les risques : conformité, preuve, obsolescence, sécurité, coûts, dépendance applicative.
Réaliser un diagnostic au regard des exigences normatives.
Construire un rapport d’état des lieux.

Atelier pratique
Élaborer une grille d’état des lieux pour un projet SAE.

Étudier l’opportunité et choisir les scénarios

Définir les besoins métiers et réglementaires.
Identifier les scénarios possibles : interne, externalisé, mutualisé, hybride.
Étudier les impacts organisationnels.
Évaluer les coûts, délais, risques et bénéfices.
Utiliser des outils d’analyse : RACI, SWOT, ROI, QCD.
Construire une matrice d’aide à la décision.
Préparer une note d’opportunité.

Formaliser les exigences et le cahier des charges

Exigences fonctionnelles.
Exigences normatives : NF Z42-013, ISO 14641, NF Z42-026 selon les cas.
Exigences de sécurité, traçabilité, journalisation, preuve.
Exigences de métadonnées et formats.
Exigences d’interopérabilité et connecteurs.
Exigences de réversibilité.
Exigences de supervision et reporting.
Critères de choix d’une solution.
Rédaction du cahier des charges et grille d’analyse des offres.
Atelier pratique
Construire une première grille d’exigences pour un projet SAE.

Organiser la mise en œuvre

Planification du projet.
Spécifications fonctionnelles et architecture technique.
Paramétrage et développements éventuels.
Relations entre métiers, DSI, éditeurs et intégrateurs.
Communication entre direction informatique et directions métiers.
Documentation projet.
Suivi des risques.
Préparation de la gouvernance future du SAE.

Préparer les tests, la recette et le déploiement

Définir un protocole de test.
Tester les versements, contrôles, consultations, restitutions, éliminations.
Tester la sécurité, les habilitations et la traçabilité.
Vérifier les métadonnées et formats.
Organiser la recette métier et technique.
Gérer les anomalies.
Préparer le déploiement progressif.
Prévoir les supports utilisateurs et procédures.

Atelier pratique
Construire un plan de tests et de recette pour un SAE.

Communiquer et accompagner le changement

Identifier les impacts sur les services producteurs.
Préparer les supports de communication.
Former les utilisateurs et contributeurs.
Produire des procédures.
Accompagner les services versants.
Gérer les résistances.
Définir les indicateurs de réussite.
Prévoir l’amélioration continue.

Intégrer les enjeux actuels : données, IA et sobriété numérique

Préparer les données et métadonnées pour améliorer les versements et la recherche.
Comprendre les apports possibles de l’IA : aide à l’indexation, extraction, contrôle, recherche augmentée.
Identifier les limites et risques.
Évaluer l’empreinte environnementale des flux d’archives.
Mesurer et limiter la duplication, les volumes et la conservation inutile.
Intégrer la sobriété dans les choix de projet.

Atelier final

Construire une trame complète de projet SAE :

Compétences cibles

Comprendre les phases importantes d’un projet SAE.
Réaliser un diagnostic et une étude d’opportunité.
Formaliser des exigences fonctionnelles, normatives et techniques.
Construire un cahier des charges fonctionnel.
Organiser les tests et la recette.
Piloter la relation entre métiers, DSI et prestataires.
Intégrer les enjeux de données, risques, conduite du changement et sobriété numérique.

Modalités d’évaluation et de positionnement

Auto-évaluation dans le questionnaire de préparation.
Exercices pratiques.
Travaux dirigés pour la rédaction de spécifications.
Étude de cas pour comprendre chaque phase projet.
Construction d’un plan de tests.
QCM de consolidation.
Évaluation à chaud.
Évaluation à froid à 6 mois.

Passerelles recommandées

Avant : FA72 Archivage électronique : cadre, normes, exigences et socle projet – ou connaissances équivalentes.
Après : FA26 pour gouverner un SAE en production ; FAD60 pour préparer certification et audit ; FA42 pour suivre le parcours complet si le participant n’a pas encore suivi FA72.

Formateur·ice

Département Conseil – Serda

Voir son parcours

Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/

Prochaines sessions

Session

Distanciel

A venir

Date de début :jeudi 29 octobre 2026

Date de fin :vendredi 30 octobre 2026

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Session

Présentiel

A venir

Date de début :jeudi 11 mars 2027

Date de fin :vendredi 12 mars 2027

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Session

Distanciel

A venir

Date de début :jeudi 3 juin 2027

Date de fin :vendredi 4 juin 2027

Je m'inscris

Session

Distanciel

A venir

Date de début :jeudi 14 octobre 2027

Date de fin :vendredi 15 octobre 2027

Je m'inscris

Une plateforme d'apprentissage en ligne

Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.

Témoignages

Claire

Documentaliste

« Le formateur explique très bien tous les concepts, c’est limpide. Je recommande Serda pour son sérieux et son professionnalisme. »

Hamid

Data Manager

Un stage très vivant, je ne me suis pas ennuyé une seconde. Le formateur délivre un contenu très pragmatique avec un apprentissage par l’exemple. Stage très utile.

Aurélie

Archiviste

Merci pour la qualité et le sérieux de votre formation.
J’en garde un très bon souvenir tant au niveau de l’accueil, de l’apprentissage et du partage des connaissances professionnelles que des belles rencontres faîtes lors de cette semaine de stage.

Antoine

Veilleur

« Cette formation m’a donné des outils concrets pour vérifier la fiabilité des informations que je traite au quotidien. Je me sens désormais bien mieux armé pour repérer et contrer les fake news dans mon travail de veille. »

Marie-Christine

Cheffe de projet digital

« Très bonne interaction avec les participants, utilisation de cas concrets et des retours d’expérience des participants . Réponse à toutes les questions posées. Très clair sur des sujets parfois complexes. »

Estelle

Documentaliste, veilleur

« Programme très complet. A conseiller pour toutes personnes en charge de veille. »

Marie-Pierre

Documentaliste

Le formateur se met au niveau des participants avec un langage clair et compréhensif. Un contenu très riche et intéressant. Mes objectifs de formation sont parfaitement atteint.

Digitalisation

Piloter un projet SAE : exigences, données, AMOA et mise en œuvre

Programme

Objectifs

comprendre les phases clés d’un projet SAE

réaliser un état des lieux et un diagnostic d’opportunité

analyser les besoins, flux, risques et données à archiver

formaliser les exigences fonctionnelles, techniques et normatives

participer à la rédaction d’un cahier des charges

préparer le choix d’une solution ou d’un prestataire

organiser les tests, la recette et le déploiement

intégrer la communication, la conduite du changement et la sobriété numérique

Cadrer un projet de SAE

Différence entre réflexion d’opportunité, projet SAE et mise en production.
Rôle de la maîtrise d’ouvrage et de la maîtrise d’œuvre.
Acteurs du projet : archives, DSI, métiers, juridique, qualité, sécurité, prestataires.
Définir le périmètre.
Identifier les objectifs et contraintes.
Définir les livrables attendus.
Mettre en place la gouvernance projet.

Réaliser l’état des lieux

Analyser les pratiques d’archivage existantes.
Identifier les applications sources.
Repérer les flux documentaires et données à archiver.
Évaluer les volumes, formats, durées et niveaux de criticité.
Identifier les risques : conformité, preuve, obsolescence, sécurité, coûts, dépendance applicative.
Réaliser un diagnostic au regard des exigences normatives.
Construire un rapport d’état des lieux.

Atelier pratique
Élaborer une grille d’état des lieux pour un projet SAE.

Étudier l’opportunité et choisir les scénarios

Définir les besoins métiers et réglementaires.
Identifier les scénarios possibles : interne, externalisé, mutualisé, hybride.
Étudier les impacts organisationnels.
Évaluer les coûts, délais, risques et bénéfices.
Utiliser des outils d’analyse : RACI, SWOT, ROI, QCD.
Construire une matrice d’aide à la décision.
Préparer une note d’opportunité.

Formaliser les exigences et le cahier des charges

Exigences fonctionnelles.
Exigences normatives : NF Z42-013, ISO 14641, NF Z42-026 selon les cas.
Exigences de sécurité, traçabilité, journalisation, preuve.
Exigences de métadonnées et formats.
Exigences d’interopérabilité et connecteurs.
Exigences de réversibilité.
Exigences de supervision et reporting.
Critères de choix d’une solution.
Rédaction du cahier des charges et grille d’analyse des offres.
Atelier pratique
Construire une première grille d’exigences pour un projet SAE.

Organiser la mise en œuvre

Planification du projet.
Spécifications fonctionnelles et architecture technique.
Paramétrage et développements éventuels.
Relations entre métiers, DSI, éditeurs et intégrateurs.
Communication entre direction informatique et directions métiers.
Documentation projet.
Suivi des risques.
Préparation de la gouvernance future du SAE.

Préparer les tests, la recette et le déploiement

Définir un protocole de test.
Tester les versements, contrôles, consultations, restitutions, éliminations.
Tester la sécurité, les habilitations et la traçabilité.
Vérifier les métadonnées et formats.
Organiser la recette métier et technique.
Gérer les anomalies.
Préparer le déploiement progressif.
Prévoir les supports utilisateurs et procédures.

Atelier pratique
Construire un plan de tests et de recette pour un SAE.

Communiquer et accompagner le changement

Identifier les impacts sur les services producteurs.
Préparer les supports de communication.
Former les utilisateurs et contributeurs.
Produire des procédures.
Accompagner les services versants.
Gérer les résistances.
Définir les indicateurs de réussite.
Prévoir l’amélioration continue.

Intégrer les enjeux actuels : données, IA et sobriété numérique

Préparer les données et métadonnées pour améliorer les versements et la recherche.
Comprendre les apports possibles de l’IA : aide à l’indexation, extraction, contrôle, recherche augmentée.
Identifier les limites et risques.
Évaluer l’empreinte environnementale des flux d’archives.
Mesurer et limiter la duplication, les volumes et la conservation inutile.
Intégrer la sobriété dans les choix de projet.

Atelier final

Construire une trame complète de projet SAE :

Compétences cibles

Comprendre les phases importantes d’un projet SAE.
Réaliser un diagnostic et une étude d’opportunité.
Formaliser des exigences fonctionnelles, normatives et techniques.
Construire un cahier des charges fonctionnel.
Organiser les tests et la recette.
Piloter la relation entre métiers, DSI et prestataires.
Intégrer les enjeux de données, risques, conduite du changement et sobriété numérique.

Modalités d’évaluation et de positionnement

Auto-évaluation dans le questionnaire de préparation.
Exercices pratiques.
Travaux dirigés pour la rédaction de spécifications.
Étude de cas pour comprendre chaque phase projet.
Construction d’un plan de tests.
QCM de consolidation.
Évaluation à chaud.
Évaluation à froid à 6 mois.

Passerelles recommandées

Avant : FA72 Archivage électronique : cadre, normes, exigences et socle projet – ou connaissances équivalentes.
Après : FA26 pour gouverner un SAE en production ; FAD60 pour préparer certification et audit ; FA42 pour suivre le parcours complet si le participant n’a pas encore suivi FA72.

FA41

Best sellerNiveau avancé