Piloter un service archives : activités, ressources, indicateurs et transformation

Piloter un service archives suppose de maîtriser les activités courantes, les priorités, les ressources, les relations avec les services producteurs, les indicateurs et les projets de transformation. Dans un contexte d’hybridation papier/numérique, de vracs numériques, de dématérialisation et d’évolution des usages, la fonction archives doit démontrer sa valeur et se positionner comme un service d’appui à la conformité, à l’efficacité et à la mémoire de l’organisation.

Cette formation permet de structurer le pilotage d’un service archives, d’améliorer l’organisation des activités, de définir des indicateurs utiles et de construire une feuille de route d’évolution.

Programme

Objectifs

analyser les missions et activités d’un service archives
prioriser les actions selon les risques, volumes et besoins des services
organiser les ressources et processus
définir des indicateurs de suivi pertinents
piloter les relations avec les services producteurs
intégrer les enjeux numériques dans la trajectoire du service
valoriser la contribution de la fonction archives
  • Missions et périmètre du service.
  • Archives courantes, intermédiaires, définitives, papier, numériques et hybrides.
  • Relations avec les services producteurs, la DSI, le juridique, le DPO, la qualité, les métiers.
  • Valeur ajoutée : conformité, preuve, accès à l’information, continuité, mémoire.
  • Diagnostic du positionnement actuel.
  • Collecte, versements, tri, éliminations, classement, inventaire, communication, valorisation.
  • Gestion des demandes internes.
  • Priorisation selon risques, volumes, obligations et besoins métiers.
  • Gestion des arriérés et vracs.
  • Planification des campagnes de traitement.
  • Arbitrage entre activité courante et projets.

Atelier pratique
Cartographier les activités d’un service archives et identifier les priorités.

  • Organisation de l’équipe.
  • Répartition des rôles.
  • Procédures et modes opératoires.
  • Relations avec les correspondants archives.
  • Gestion des locaux, équipements et outils.
  • Externalisation éventuelle.
  • Continuité de service.
  • Volumes collectés, traités, éliminés ou versés.
  • Délais de traitement et de réponse.
  • Nombre de demandes, consultations, communications.
  • Taux d’arriérés, qualité des inventaires, conformité des éliminations.
  • Indicateurs d’usage et de satisfaction.
  • Tableau de bord simple pour communiquer et piloter.
  • Archives numériques, GED, SAE, espaces partagés, applications métier.
  • Vrac numérique et données applicatives.
  • Place du service archives dans les projets numériques.
  • Apports possibles de l’IA : aide au tri, description, synthèse, valorisation.
  • Encadrer les usages : confidentialité, validation humaine, traçabilité.
  • Définir une feuille de route réaliste.
  • Communiquer auprès des métiers et de la direction.
  • Faire connaître les services proposés.
  • Sensibiliser aux bonnes pratiques.
  • Mettre en avant les gains : temps, conformité, sécurité, mémoire, efficacité.
  • Construire un plan d’amélioration continue.

Les participants construisent une feuille de pilotage :

  • diagnostic ;
  • priorités ;
  • activités clés ;
  • indicateurs ;
  • risques ;
  • actions numériques ;
  • communication interne ;
  • feuille de route.
  • Piloter les activités d’un service archives.
  • Prioriser les actions.
  • Organiser les ressources et processus.
  • Définir des indicateurs de suivi.
  • Intégrer les enjeux numériques et IA.
  • Valoriser la fonction archives auprès des parties prenantes.
  • Questionnaire de positionnement.
  • Cartographie d’activité.
  • Construction d’indicateurs.
  • Élaboration d’une feuille de route.
  • Quiz de consolidation.
  • Évaluation à chaud et à froid.

Formateur·ice

Serda Conseil
Département Conseil – Serda
Voir son parcours

Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/

Prochaines sessions

Session
Distanciel
A venir
Date de début :jeudi 5 novembre 2026
Date de fin :jeudi 5 novembre 2026
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Date de début :jeudi 1 avril 2027
Date de fin :jeudi 1 avril 2027
Session
Présentiel
A venir
Date de début :lundi 28 juin 2027
Date de fin :lundi 28 juin 2027
Session
Distanciel
A venir
Date de début :jeudi 18 novembre 2027
Date de fin :jeudi 18 novembre 2027

Une plateforme d'apprentissage en ligne

Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.

Plateforme d’apprentissage en ligne

Témoignages

Piloter un service archives : activités, ressources, indicateurs et transformation

Programme

Objectifs

analyser les missions et activités d’un service archives
prioriser les actions selon les risques, volumes et besoins des services
organiser les ressources et processus
définir des indicateurs de suivi pertinents
piloter les relations avec les services producteurs
intégrer les enjeux numériques dans la trajectoire du service
valoriser la contribution de la fonction archives
  • Missions et périmètre du service.
  • Archives courantes, intermédiaires, définitives, papier, numériques et hybrides.
  • Relations avec les services producteurs, la DSI, le juridique, le DPO, la qualité, les métiers.
  • Valeur ajoutée : conformité, preuve, accès à l’information, continuité, mémoire.
  • Diagnostic du positionnement actuel.
  • Collecte, versements, tri, éliminations, classement, inventaire, communication, valorisation.
  • Gestion des demandes internes.
  • Priorisation selon risques, volumes, obligations et besoins métiers.
  • Gestion des arriérés et vracs.
  • Planification des campagnes de traitement.
  • Arbitrage entre activité courante et projets.

Atelier pratique
Cartographier les activités d’un service archives et identifier les priorités.

  • Organisation de l’équipe.
  • Répartition des rôles.
  • Procédures et modes opératoires.
  • Relations avec les correspondants archives.
  • Gestion des locaux, équipements et outils.
  • Externalisation éventuelle.
  • Continuité de service.
  • Volumes collectés, traités, éliminés ou versés.
  • Délais de traitement et de réponse.
  • Nombre de demandes, consultations, communications.
  • Taux d’arriérés, qualité des inventaires, conformité des éliminations.
  • Indicateurs d’usage et de satisfaction.
  • Tableau de bord simple pour communiquer et piloter.
  • Archives numériques, GED, SAE, espaces partagés, applications métier.
  • Vrac numérique et données applicatives.
  • Place du service archives dans les projets numériques.
  • Apports possibles de l’IA : aide au tri, description, synthèse, valorisation.
  • Encadrer les usages : confidentialité, validation humaine, traçabilité.
  • Définir une feuille de route réaliste.
  • Communiquer auprès des métiers et de la direction.
  • Faire connaître les services proposés.
  • Sensibiliser aux bonnes pratiques.
  • Mettre en avant les gains : temps, conformité, sécurité, mémoire, efficacité.
  • Construire un plan d’amélioration continue.

Les participants construisent une feuille de pilotage :

  • diagnostic ;
  • priorités ;
  • activités clés ;
  • indicateurs ;
  • risques ;
  • actions numériques ;
  • communication interne ;
  • feuille de route.
  • Piloter les activités d’un service archives.
  • Prioriser les actions.
  • Organiser les ressources et processus.
  • Définir des indicateurs de suivi.
  • Intégrer les enjeux numériques et IA.
  • Valoriser la fonction archives auprès des parties prenantes.
  • Questionnaire de positionnement.
  • Cartographie d’activité.
  • Construction d’indicateurs.
  • Élaboration d’une feuille de route.
  • Quiz de consolidation.
  • Évaluation à chaud et à froid.
FAD113

Piloter un service archives : activités, ressources, indicateurs et transformation

1 jour
700€ nets de TVA*

*Serda SAS est exonéré de TVA au titre de l’article 261-4-4 du CGI

Prochaine session
Distanciel
A venir
Date de début : jeudi 5 novembre 2026
Date de fin : jeudi 5 novembre 2026

33+ 1 44 53 45 08

Public

Pré-requis

Méthode pédagogique

  • Apports méthodologiques : 35 %
  • Études de cas : 25 %
  • Ateliers pratiques : 40 %

Modalités et délais d'accès

⏳ Inscription possible jusqu’à 24h avant le début de la session (sous réserve de places disponibles).
♿ En situation de handicap ? Contactez-nous pour adapter les modalités de votre parcours.

Prochaines sessions

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Date de début :jeudi 5 novembre 2026
Date de fin :jeudi 5 novembre 2026
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Date de fin :jeudi 1 avril 2027
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Date de début :lundi 28 juin 2027
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Date de début :jeudi 18 novembre 2027
Date de fin :jeudi 18 novembre 2027

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Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

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