Gestion électronique du courrier et des mails

Objectifs :

Une bonne gestion électronique du courrier peut considérablement améliorer les temps de traitement des documents, mais aussi préparer à un archivage cohérent. En deux jours vous verrez comment gérer le courrier papier avec une chaîne de dématérialisation, et comment faire le lien avec le système d’information. Cette formation permet également d’aborder l’installation et le paramétrage d’une solution de GEC.

Contenu du stage :

Stratégies de gestion du courrier :

Analyse des besoins et des objectifs :

  • Quels directions et quels processus sont impactés ?
  • Cartographie et typologies des courriers : définition des volumes par typologies, des éléments déterminants dans leur utilisation, analyse des risques.
  • Dématérialisation et intégration dans un système d’information : les questions à se poser.

Border l’organisation pour la gestion du courrier

  • Positionnement du pôle courrier.
  • Mode de réception et de distribution.
  • Compétences et matériels nécessaires.
  • Technologies de capture : LAD, RAD, OCR
  • Courrier sortant et éditique.

Pilotage global de la gestion des courriers dans une application

  • Pré-requis techniques et installation.
  • Paramétrage et approche fonctionnelle de l’application.
  • Modéliser des workflow.
  • Gérer les flux et les particularités (confidentialités, accusés réception, suivi légal…)
  • Parapheur et signature électronique.
  • Gestion de l’archivage (courrier et mails) dans une application en atelier.

Compétences cibles :

  • Identifier les points saillants de la gestion électronique des courriers
  • Comprendre comment organiser la dématérialisation des courriers et modéliser des processus
  • Se repérer dans l’environnement technique et fonctionnelle d’une application dédiée

Modalités d'évaluation :

  • Auto évaluation dans le questionnaire de préparation
  • Travaux dirigés : installation d'une application de GEC
  • Etude de cas
  • Prise en main d'un outil de GEC (Maarch)
  • Evaluation à chaud
  • Evaluation à froid (6 mois)

Une attestation de compétences est remise en fin de formation.

Méthodes pédagogiques :

  • Apports théoriques et méthodologiques 50%
  • Exercices d’application 50%
Les formateurs :
Loic Vinet

Consultant WEB GED BPM - CEO Pantagram
Création d’application Intranet & Extranet, Création de site Internet / Boutique en ligne, Tierce maintenance applicative, Audit pour la mise en place de projets Web - Conseils pour la mise en place de projet d'archivage et de gestion documentaire.
Développeur du site formation-serda.com. Mise en place de la version 2017 sur Drupal.

  • Présentiel
  • Distanciel