• Documents et données électroniques à conserver.
• Enjeux de preuve, conformité, pérennité, sécurité, traçabilité.
• Position du SAE dans le système d’information.
• Articulation GED, applications métiers, coffre-fort numérique et SAE.
• Chaîne de confiance numérique.
• Risques liés à l’absence d’archivage électronique.

• Valeur probatoire.
• NF Z42-013, ISO 14641, ISO 15489, OAIS.
• Copie fidèle, signature électronique, horodatage, services de confiance.
• Intégrité, authenticité, traçabilité.
• Durées de conservation et obligations sectorielles.
• Audit, certification et conformité.

• Entrées, conservation, communication, restitution, élimination.
• SIP, AIP, DIP.
• Métadonnées descriptives, techniques, de gestion et de preuve.
• Formats, pérennité et obsolescence.
• Journalisation, empreintes, scellement, horodatage.
• Habilitations et sécurité.

• Autorité d’archivage.
• Services producteurs et versants.
• Opérateur de versement.
• Exploitant technique.
• DSI, RSSI, juridique, métiers, records management.
• Contrats de service et engagements.
• Gouvernance du SAE.

• Documents et données à archiver.
• Applications sources.
• Volumes, formats, durées, risques.
• Scénarios : interne, externalisé, mutualisé, hybride.
• Critères de choix et premières hypothèses de projet.

Atelier pratique
Construire une première grille d’opportunité SAE.

• Maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre.
• Définition du périmètre.
• Acteurs, gouvernance projet et livrables.
• Planification.
• Analyse des risques.
• Étude d’opportunité, scénarios et sourcing.

• Audit des pratiques.
• Applications sources.
• Flux et processus.
• Volumes, formats, durées.
• Diagnostic au regard des exigences normatives.
• Identification des écarts et priorités.

• Exigences fonctionnelles.
• Exigences techniques.
• Exigences normatives.
• Sécurité, traçabilité, journalisation.
• Métadonnées, formats, interopérabilité.
• Réversibilité et pérennité.
• Grille d’analyse des offres.
  Atelier pratique
  Construire une grille d’exigences SAE.
  

• Spécifications fonctionnelles.
• Architecture technique.
• Paramétrage et intégration.
• Relations métiers, DSI, éditeurs, intégrateurs.
• Documentation projet.
• Gestion des risques et arbitrages.

• Plan de tests.
• Tests de versement, contrôle, conservation, consultation, restitution et élimination.
• Tests de sécurité et habilitations.
• Recette métier et technique.
• Gestion des anomalies.
• Déploiement progressif.
• Procédures et supports utilisateurs.

• Communication projet.
• Formation des services producteurs.
• Procédures de versement.
• Organisation du support.
• Indicateurs de réussite.
• Préparation de la gouvernance future du SAE.
• Amélioration continue.

• Qualité des métadonnées.
• Recherche augmentée et apports possibles de l’IA.
• Aide à l’indexation, contrôle et extraction.
• Limites et validation humaine.
• Maîtrise des volumes.
• Calcul et réduction de l’empreinte des flux archives.
• Sobriété documentaire et archivage responsable.

Construire une trame complète de projet SAE :

• opportunité ;
• acteurs ;
• périmètre ;
• applications sources ;
• flux ;
• exigences ;
• risques ;
• solution cible ;
• tests ;
• communication ;
• indicateurs ;
• prochaines étapes.

• Maîtriser le socle métier, normatif et technologique de l’archivage électronique.
• Définir l’opportunité d’un SAE.
• Analyser les besoins et risques d’un projet SAE.
• Construire un cahier des charges fonctionnel.
• Utiliser les normes du domaine.
• Organiser les phases clés d’un projet SAE.
• Préparer les tests, la recette et le déploiement.
• Construire une trame opérationnelle de projet.

• Auto-évaluation dans le questionnaire de préparation.
• Exercices pratiques.
• Travaux dirigés pour la rédaction de spécifications.
• Études de cas contextualisées.
• Construction d’une trame projet SAE.
• QCM de consolidation.
• Évaluation à chaud.
• Évaluation à froid à 6 mois.

Ce parcours regroupe FA72, consacré au cadre, aux normes, aux exigences et au positionnement du SAE dans le système d’information, et le module FA41, centré sur l’AMOA, les exigences, les données, le choix de solution, les tests, la recette et la conduite du changement.

Après : FA26 pour gouverner un SAE en production ; FAD60 pour préparer certification et audit ; FA114 pour traiter le décommissionnement applicatif ; FA138 pour approfondir la gouvernance de l’information.