Digitalisation et IA : automatiser les flux documentaires de la capture à l’archivage

Les projets de digitalisation évoluent rapidement avec l’intégration de l’intelligence artificielle dans les outils de capture, de classement, de workflow, de recherche, de traitement documentaire et d’archivage. L’IA peut aider à automatiser ou assister certaines étapes : typage des documents, extraction d’informations, génération de métadonnées, contrôle de cohérence, orientation dans un workflow, synthèse de dossiers ou recherche augmentée.

Cette formation permet de comprendre comment l’IA peut s’intégrer dans les flux documentaires, de la capture à l’archivage, sans perdre de vue les exigences de qualité, de traçabilité, de sécurité, de conformité et de validation humaine.

Programme

Objectifs

comprendre les apports de l’IA dans les flux documentaires
identifier les étapes d’un processus pouvant être assistées ou automatisées
distinguer capture intelligente, OCR, LAD/RAD, IA générative, workflow et agent IA
repérer les cas d’usage pertinents dans une GED, un SAE ou un processus métier
évaluer les gains, risques et prérequis d’un flux documentaire augmenté
formaliser une première cartographie de flux documentaire intégrant l’IA
définir les points de contrôle, de validation et de gouvernance
  • De la dématérialisation classique aux flux documentaires augmentés.
  • Capture, numérisation, OCR, LAD/RAD, extraction de données, classification automatique.
  • Apports récents de l’IA générative et des agents IA.
  • Articulation entre GED, workflow, parapheur, signature électronique, SAE et outils métiers.
  • Ce que l’IA peut automatiser, assister ou simplement accélérer.
  • Limites et points de vigilance : erreurs, biais, confidentialité, conformité, qualité documentaire.
  • Identifier les flux entrants : courrier, mails, formulaires, PDF, pièces justificatives, documents métiers.
  • Décrire les étapes : réception, capture, qualification, classement, traitement, validation, diffusion, archivage.
  • Repérer les tâches manuelles, les ressaisies et les points de friction.
  • Identifier les données et métadonnées nécessaires.
  • Définir les responsabilités entre métiers, DSI, archives, conformité et qualité.
  • Visualiser le flux sous forme de schéma simple.

Atelier pratique
Cartographier un flux documentaire existant et identifier les irritants, risques et opportunités d’automatisation.

  • Typage automatique de documents.
  • Extraction d’informations clés.
  • Génération ou enrichissement de métadonnées.
  • Classement et orientation vers le bon service.
  • Résumé et synthèse d’un dossier.
  • Contrôle de cohérence.
  • Aide à la rédaction d’une réponse ou d’une décision.
  • Recherche augmentée dans les documents.
  • Préparation à l’archivage ou au versement dans un SAE.
  • Définir les étapes automatisées, assistées et manuelles.
  • Positionner les contrôles humains.
  • Formaliser les règles de validation.
  • Déterminer les sorties attendues : notification, dossier GED, tableau de suivi, versement SAE, note de synthèse.
  • Articuler IA, workflow et règles métier.
  • Identifier les indicateurs : temps de traitement, qualité, erreurs, satisfaction, traçabilité.

Atelier pratique
Transformer un flux classique en flux documentaire augmenté par l’IA.

  • Qualité des sources.
  • Formats et structuration des documents.
  • Métadonnées.
  • Référentiels, plans de classement et règles de nommage.
  • Données sensibles ou confidentielles.
  • Droits d’accès.
  • Durées de conservation et cycle de vie.
  • Conditions d’archivage et de restitution.
  • Validation humaine et responsabilité.
  • Traçabilité des traitements.
  • Gestion des erreurs.
  • Confidentialité et RGPD.
  • Preuve, intégrité et archivage.
  • Relation avec la gouvernance documentaire et la gouvernance IA.
  • Critères pour choisir les bons outils ou dialoguer avec un éditeur / intégrateur.

Construire une fiche de cadrage d’un flux documentaire augmenté :

  • processus ciblé ;
  • irritants ;
  • étapes du flux ;
  • apports possibles de l’IA ;
  • données nécessaires ;
  • contrôles humains ;
  • risques ;
  • indicateurs ;
  • prochaines étapes.
  • Identifier les usages de l’IA dans les processus documentaires.
  • Cartographier un flux documentaire.
  • Concevoir un workflow documentaire augmenté.
  • Évaluer les prérequis documentaires, techniques et organisationnels.
  • Définir les règles de contrôle et de gouvernance.
  • Préparer une fiche de cadrage pour un projet de flux documentaire augmenté.
  • Questionnaire de positionnement en amont.
  • Exercices pratiques.
  • Cartographie de flux.
  • Construction d’une fiche de cadrage.
  • Quiz de consolidation.
  • Évaluation à chaud.
  • Évaluation à froid à 6 mois.

En intra, cette formation peut être centrée sur les flux réels de l’organisation : courrier entrant, factures, demandes usagers, dossiers administratifs, procédures RH, workflows de validation ou circuits documentaires métier. Elle peut déboucher sur une cartographie opérationnelle, une priorisation des cas d’usage IA et une feuille de route d’automatisation documentaire.

Formateur·ice

Serda Conseil
Département Conseil – Serda
Voir son parcours

Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/

Prochaines sessions

Session
Distanciel
A venir
Date de début :jeudi 18 mars 2027
Date de fin :jeudi 18 mars 2027
Session
Distanciel
A venir
Date de début :mardi 8 juin 2027
Date de fin :mardi 8 juin 2027
Session
Présentiel
A venir
Date de début :mercredi 6 octobre 2027
Date de fin :mercredi 6 octobre 2027

Une plateforme d'apprentissage en ligne

Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.

Plateforme d’apprentissage en ligne

Témoignages

Digitalisation et IA : automatiser les flux documentaires de la capture à l’archivage

Programme

Objectifs

comprendre les apports de l’IA dans les flux documentaires
identifier les étapes d’un processus pouvant être assistées ou automatisées
distinguer capture intelligente, OCR, LAD/RAD, IA générative, workflow et agent IA
repérer les cas d’usage pertinents dans une GED, un SAE ou un processus métier
évaluer les gains, risques et prérequis d’un flux documentaire augmenté
formaliser une première cartographie de flux documentaire intégrant l’IA
définir les points de contrôle, de validation et de gouvernance
  • De la dématérialisation classique aux flux documentaires augmentés.
  • Capture, numérisation, OCR, LAD/RAD, extraction de données, classification automatique.
  • Apports récents de l’IA générative et des agents IA.
  • Articulation entre GED, workflow, parapheur, signature électronique, SAE et outils métiers.
  • Ce que l’IA peut automatiser, assister ou simplement accélérer.
  • Limites et points de vigilance : erreurs, biais, confidentialité, conformité, qualité documentaire.
  • Identifier les flux entrants : courrier, mails, formulaires, PDF, pièces justificatives, documents métiers.
  • Décrire les étapes : réception, capture, qualification, classement, traitement, validation, diffusion, archivage.
  • Repérer les tâches manuelles, les ressaisies et les points de friction.
  • Identifier les données et métadonnées nécessaires.
  • Définir les responsabilités entre métiers, DSI, archives, conformité et qualité.
  • Visualiser le flux sous forme de schéma simple.

Atelier pratique
Cartographier un flux documentaire existant et identifier les irritants, risques et opportunités d’automatisation.

  • Typage automatique de documents.
  • Extraction d’informations clés.
  • Génération ou enrichissement de métadonnées.
  • Classement et orientation vers le bon service.
  • Résumé et synthèse d’un dossier.
  • Contrôle de cohérence.
  • Aide à la rédaction d’une réponse ou d’une décision.
  • Recherche augmentée dans les documents.
  • Préparation à l’archivage ou au versement dans un SAE.
  • Définir les étapes automatisées, assistées et manuelles.
  • Positionner les contrôles humains.
  • Formaliser les règles de validation.
  • Déterminer les sorties attendues : notification, dossier GED, tableau de suivi, versement SAE, note de synthèse.
  • Articuler IA, workflow et règles métier.
  • Identifier les indicateurs : temps de traitement, qualité, erreurs, satisfaction, traçabilité.

Atelier pratique
Transformer un flux classique en flux documentaire augmenté par l’IA.

  • Qualité des sources.
  • Formats et structuration des documents.
  • Métadonnées.
  • Référentiels, plans de classement et règles de nommage.
  • Données sensibles ou confidentielles.
  • Droits d’accès.
  • Durées de conservation et cycle de vie.
  • Conditions d’archivage et de restitution.
  • Validation humaine et responsabilité.
  • Traçabilité des traitements.
  • Gestion des erreurs.
  • Confidentialité et RGPD.
  • Preuve, intégrité et archivage.
  • Relation avec la gouvernance documentaire et la gouvernance IA.
  • Critères pour choisir les bons outils ou dialoguer avec un éditeur / intégrateur.

Construire une fiche de cadrage d’un flux documentaire augmenté :

  • processus ciblé ;
  • irritants ;
  • étapes du flux ;
  • apports possibles de l’IA ;
  • données nécessaires ;
  • contrôles humains ;
  • risques ;
  • indicateurs ;
  • prochaines étapes.
  • Identifier les usages de l’IA dans les processus documentaires.
  • Cartographier un flux documentaire.
  • Concevoir un workflow documentaire augmenté.
  • Évaluer les prérequis documentaires, techniques et organisationnels.
  • Définir les règles de contrôle et de gouvernance.
  • Préparer une fiche de cadrage pour un projet de flux documentaire augmenté.
  • Questionnaire de positionnement en amont.
  • Exercices pratiques.
  • Cartographie de flux.
  • Construction d’une fiche de cadrage.
  • Quiz de consolidation.
  • Évaluation à chaud.
  • Évaluation à froid à 6 mois.

En intra, cette formation peut être centrée sur les flux réels de l’organisation : courrier entrant, factures, demandes usagers, dossiers administratifs, procédures RH, workflows de validation ou circuits documentaires métier. Elle peut déboucher sur une cartographie opérationnelle, une priorisation des cas d’usage IA et une feuille de route d’automatisation documentaire.

FA146

Digitalisation et IA : automatiser les flux documentaires de la capture à l’archivage

1 jour
790€ nets de TVA*

*Serda SAS est exonéré de TVA au titre de l’article 261-4-4 du CGI

Prochaine session
Distanciel
A venir
Date de début : jeudi 18 mars 2027
Date de fin : jeudi 18 mars 2027

33+ 1 44 53 45 08

Public

Chefs de projet digitalisation, responsables GED, documentalistes, archivistes, records managers, responsables de services métiers, DSI, AMOA, responsables qualité, responsables transformation numérique ou toute personne impliquée dans l’optimisation des flux documentaires.

Pré-requis

Avoir une connaissance générale des processus documentaires ou des projets de dématérialisation. Une première sensibilisation aux IA génératives est utile mais non obligatoire.

Méthode pédagogique

  • Apports méthodologiques : 30 %
  • Démonstrations et exemples : 20 %
  • Ateliers pratiques : 40 %
  • Échanges et retours d’expérience : 10 %

Modalités et délais d'accès

⏳ Inscription possible jusqu’à 24h avant le début de la session (sous réserve de places disponibles).
♿ En situation de handicap ? Contactez-nous pour adapter les modalités de votre parcours.

Prochaines sessions

Session
Distanciel
A venir
Date de début :jeudi 18 mars 2027
Date de fin :jeudi 18 mars 2027
Session
Distanciel
A venir
Date de début :mardi 8 juin 2027
Date de fin :mardi 8 juin 2027
Session
Présentiel
A venir
Date de début :mercredi 6 octobre 2027
Date de fin :mercredi 6 octobre 2027

Formateur·ice

Serda Conseil
Département Conseil – Serda
Voir son parcours

Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/

Ces autres formations pourraient vous intéresser

FA46

Dématérialisation : fondamentaux, capture, numérisation et cadre de confiance

2 jours

Présentiel – Distanciel

FA45

Piloter un projet GED et gestion de contenus : besoins, processus, solution et adoption

2 jours

Présentiel – Distanciel

FA70

Parcours digitalisation : conduire un projet de dématérialisation, GED et gestion de contenus

4 jours

Présentiel – Distanciel

Génération du catalogue
Initialisation...