• Définitions : numérisation, dématérialisation, digitalisation, transformation documentaire.
• Les différents types de flux : entrants, sortants, internes, collaboratifs et de stockage.
• Les enjeux : productivité, traçabilité, accès à l’information, qualité, conformité, réduction du papier, continuité d’activité.
• Les risques : désorganisation des flux, perte de preuve, mauvaise qualité de capture, dette documentaire, duplication numérique.
• Les acteurs du projet : métiers, DSI, archives, documentation, juridique, qualité, sécurité, utilisateurs.

• Flux courrier, mails, formulaires, pièces justificatives, documents administratifs, documents métiers.
• Chaîne de traitement : réception, tri, capture, qualification, indexation, validation, diffusion, conservation.
• Flux entrants, sortants et circuits internes.
• Points de friction fréquents : ressaisie, doublons, erreurs de classement, délais, absence de traçabilité.
• Impact sur les processus métiers.
• Notions de workflow, parapheur, signature, notifications et suivi.

• Scanner, capture multicanale, import de documents nativement numériques.
• OCR, LAD/RAD, extraction automatique de données.
• Reconnaissance et typage documentaire.
• Qualité de numérisation : résolution, formats, lisibilité, contrôles.
• Métadonnées et indexation.
• Limites techniques et contrôles humains.
• Apports possibles de l’IA dans la capture, le classement ou l’extraction.

• Exemple d’un flux courrier ou flux entrant métier.
• Réception du document.
• Numérisation ou capture.
• OCR, qualification et typage.
• Extraction d’informations clés.
• Orientation vers le bon service.
• Traitement dans un workflow.
• Validation, signature ou parapheur.
• Classement en GED.
• Conservation et archivage.
• Points de vigilance : habilitations, délais, preuve, destruction papier, sécurité, traçabilité.

Atelier pratique
Reconstituer le schéma d’un flux entrant dématérialisé, identifier les risques et proposer des points de contrôle.

• GED, GEC, ECM, SAE, parapheur électronique, outils de workflow.
• Solutions de capture et d’OCR.
• Outils de signature électronique et services de confiance.
• Connecteurs avec les applications métier.
• Critères de choix : fonctionnalités, sécurité, ergonomie, intégration, interopérabilité, coût, réversibilité.
• Relation avec les éditeurs et intégrateurs.

• Intégrité, authenticité, traçabilité, sécurité et confidentialité.
• Habilitations, authentification, certificats, cachet, signature électronique.
• Tiers de confiance.
• Normes et référentiels utiles : NF Z42-013, NF Z42-026, ISO 15489 et principes de records management.
• Articulation entre copie fidèle, signature électronique et archivage électronique.
• Valeur probatoire et conservation.

• Identifier les besoins et processus concernés.
• Cartographier les flux existants.
• Repérer les données et documents critiques.
• Identifier les parties prenantes.
• Prévoir les impacts organisationnels.
• Préparer les premières exigences fonctionnelles.
• Évaluer les gains et risques.
• Préparer la suite : projet GED, workflow, SAE ou conduite du changement.

• Comprendre les enjeux de la dématérialisation et du cadre de confiance numérique.
• Identifier les flux documentaires et leurs traitements.
• Se repérer dans les technologies de capture, GED, GEC, workflow et archivage.
• Analyser un flux entrant dématérialisé.
• Identifier les risques liés à la sécurité, à la preuve et à la traçabilité.
• Acquérir les bases nécessaires pour participer à un projet de dématérialisation.

• Auto-évaluation dans le questionnaire de préparation.
• Exercices pratiques.
• Étude de cas sur un flux entrant.
• Travaux dirigés.
• QCM de consolidation.
• Évaluation à chaud.
• Évaluation à froid à 6 mois.

Après : FA45 pour piloter un projet GED et gestion de contenus ; FA70 pour suivre le parcours complet ; FAD61 pour approfondir la copie fidèle ; FAD62 pour la signature électronique ; FAD116 pour la facture électronique ; FA146 pour intégrer l’IA dans les flux documentaires.