Traiter un vrac numérique : méthodes et outils

Niveau :

Objectifs :

Les serveurs partagés sont bien pratiques, mais deviennent souvent un amoncellement de fichiers avec une arborescence au mieux "créative", des règles de nommage selon l'humeur de chacun, des versions de fichiers obsolètes mais surtout son lot de doublons, triplons...

Cette formation vous permettra d'aborder des règles très simples, via des bonnes pratiques et des outils pour traiter un vrac numérique, que ce soit pour améliorer sa gestion ou pour préparer une migration de données. En une journée abordez toutes les méthodes et les outils opérationnels pour traiter un vrac numérique.

Contenu du stage :

Aborder un vrac numérique :

  • Les bonnes questions à se poser et les bonnes pratiques
  • Les erreurs à éviter
  • Installation, présentation et manipulation d’un outil de traitement de documents bureautiques

Evaluation et réorganisation du vrac :

  • Evaluer les volumes et les différents formats
  • Identifier les métadonnées indispensables
  • Repérer et éliminer les doublons
  • Réviser l’arborescence ou plan de classement et déplacer les répertoires et fichiers

Traitement des fichiers : 

  • Typer les métadonnées descriptives (date de modification, date de création, tags ou mots clefs,  …)
  • Appliquer les règles de nommage : principes, application : renommer en masse / à la volée de fichiers
  • Trier les fichiers en vue de versement ou d’élimination (application des durées de conservation réglementaires)
  • Aborder un plan de classement grâce au Mindmapping

Pour aller plus loin : produire un paquet d’archives (SIP) pour des éventuelles migrations en GED ou SAE.

Modifier l'outil pour adapter l'outils à votre organisation et/ou vos contraintes

Introduction à Archifiltre : fonctionnalités, interface, possibilité, démonstration…

Questions / réponses par rapport à votre projet

Compétences cibles :

  • Savoir organiser un ensemble de fichiers bureautiques
  • Harmoniser et partager des bonnes pratiques de gestion
  • Traiter les fichiers pour appliquer les nouvelles règles ou/ et préparer une migration vers une nouvelle GED ou un archivage.

MODALITÉS D'ÉVALUATION :

  • Auto évaluation dans le questionnaire de préparation
  • Exercices pratiques
  • Evaluation à chaud
  • Evaluation à froid (6 mois)

Une attestation de compétences est remise en fin de formation.

Méthodes pédagogiques :

  • Apports théoriques et méthodologiques 40%
  • Ateliers pratiques 60%
Les formateurs :
Clément Béretti

Avec quelques années d'expériences dans le secteur de l'archivage privé et public appuyé par une solide formation en histoire (Master histoire Sorbonne Paris IV) et en archivage (Master Gestion des archives de l'université de Saint-Quentin-en-Yvelines) aussi bien numérique que papier, Clément Beretti accompagne les clients dans la conduite de leurs projets de dématérialisation, GED, GEC, archivage, SAE et anime également des formations chez Serda Compétences.

Marie JENNER

Forte de son expérience dans le domaine public (Ministères, Insee, Archives nationales), archiviste diplômée de l'Ecole des chartes spécialisée en archivage électronique et gestion numérique de documents, Marie Jenner accompagne les clients dans leurs projets de dématérialisation, de mise ne place de système de GED, de système d’archivage électronique, et de gestion de leur information professionnelle de la production à l'archivage. De beaux projets réussis aussi bien dans le domaine public que privé, elle a pu expérimenter les outils de l'archiviste : processus de tri, normalisation, préparation des versements physiques et numériques (Octave, Archifiltre).

Elle anime également des formations chez Serda Compétences

  • Nouveauté
  • Best Seller
  • Distanciel