Doc control : maîtriser les documents projet, la conformité et la traçabilité

Dans les projets complexes, la qualité de la documentation est un facteur clé de conformité, de coordination, de preuve et de maîtrise des risques. Plans, spécifications, comptes rendus, livrables, procédures, documents contractuels ou dossiers techniques doivent être correctement nommés, versionnés, validés, diffusés, tracés et archivés.

Cette formation permet d’acquérir les méthodes essentielles du Doc Control pour organiser la documentation projet, sécuriser les circuits de validation, suivre les versions, garantir la traçabilité et dialoguer efficacement avec les équipes projet, les sous-traitants, les clients et les prestataires.

Programme

Objectifs

comprendre le rôle et les responsabilités du Doc Control
organiser la documentation d’un projet
définir des règles de nommage, codification, versioning et classement
mettre en place des circuits de validation et diffusion
suivre les statuts documentaires et les livrables
garantir la traçabilité et la conformité documentaire
préparer la clôture documentaire et l’archivage du projet
  • Définition et périmètre du Doc Control.
  • Rôle du document controller dans un projet.
  • Articulation avec chef de projet, PMO, qualité, ingénierie, juridique, client, sous-traitants.
  • Enjeux : conformité, preuve, coordination, délais, maîtrise des risques.
  • Documents projet : livrables, plans, spécifications, procédures, comptes rendus, contrats, dossiers de fin d’affaire.
  • Différence entre gestion documentaire courante et gestion documentaire projet.
  • Identifier les types de documents.
  • Construire une arborescence projet.
  • Définir une codification documentaire.
  • Mettre en place des règles de nommage.
  • Définir les métadonnées utiles : auteur, version, statut, date, lot, discipline, phase, destinataire.
  • Organiser les documents internes, externes, contractuels et techniques.
  • Adapter l’organisation documentaire à la taille et à la criticité du projet.

Atelier pratique
Créer une structure documentaire projet à partir d’un cas concret.

  • Version, révision, indice, statut : clarifier les notions.
  • Documents en cours, soumis, validés, rejetés, obsolètes, diffusés, archivés.
  • Circuits de validation.
  • Workflows documentaires.
  • Comment éviter les erreurs de version.
  • Suivi des commentaires et retours.
  • Gestion des documents modifiés par plusieurs parties prenantes.
  • Liste de diffusion.
  • Bordereaux d’envoi.
  • Registres documentaires.
  • Suivi des transmissions internes et externes.
  • Délais de réponse et relances.
  • Traçabilité des échanges avec clients, partenaires et sous-traitants.
  • Gestion des habilitations et accès.
  • Utilisation d’un outil de GED, plateforme projet, espace collaboratif ou registre de suivi.

Atelier pratique
Construire un registre documentaire et suivre les statuts d’un lot de documents projet.

  • Contrôles de complétude.
  • Contrôles de format, nommage, version, statut, signature et validation.
  • Conformité aux exigences client, qualité ou réglementaires.
  • Gestion des non-conformités documentaires.
  • Préparation des audits.
  • Indicateurs : retards, documents rejetés, versions obsolètes, taux de conformité, délais de validation.
  • Apports possibles de l’IA pour repérer des incohérences ou structurer des contrôles, avec validation humaine obligatoire.
  • Dossier final de projet.
  • DOE, DIUO, livrables contractuels ou dossiers de fin d’affaire selon les contextes.
  • Documents à conserver, éliminer ou transférer.
  • Préparation de l’archivage.
  • Traçabilité des validations finales.
  • Réversibilité et accès après clôture.
  • Capitalisation et retour d’expérience.

Les participants construisent un dispositif de Doc Control :

  • typologie documentaire ;
  • règles de codification ;
  • registre de suivi ;
  • statuts et circuits de validation ;
  • règles de diffusion ;
  • contrôles qualité ;
  • indicateurs ;
  • préparation de la clôture documentaire.
  • Organiser et structurer la documentation d’un projet.
  • Gérer les versions, statuts et validations.
  • Suivre les livrables et transmissions.
  • Garantir la traçabilité documentaire.
  • Contrôler la qualité et la conformité des documents projet.
  • Préparer la clôture et l’archivage documentaire.
  • Questionnaire de positionnement.
  • Exercices de codification et classement.
  • Construction d’un registre documentaire.
  • Étude de cas projet.
  • Quiz de consolidation.
  • Évaluation à chaud.
  • Évaluation à froid à 6 mois.

Formateur·ice

Serda Conseil
Département Conseil – Serda
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Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/

Prochaines sessions

Session
Distanciel
A venir
Date de début :jeudi 1 avril 2027
Date de fin :vendredi 2 avril 2027
Session
Distanciel
A venir
Date de début :mardi 1 juin 2027
Date de fin :mercredi 2 juin 2027
Session
Distanciel
A venir
Date de début :mardi 23 novembre 2027
Date de fin :mercredi 24 novembre 2027

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Témoignages

Doc control : maîtriser les documents projet, la conformité et la traçabilité

Programme

Objectifs

comprendre le rôle et les responsabilités du Doc Control
organiser la documentation d’un projet
définir des règles de nommage, codification, versioning et classement
mettre en place des circuits de validation et diffusion
suivre les statuts documentaires et les livrables
garantir la traçabilité et la conformité documentaire
préparer la clôture documentaire et l’archivage du projet
  • Définition et périmètre du Doc Control.
  • Rôle du document controller dans un projet.
  • Articulation avec chef de projet, PMO, qualité, ingénierie, juridique, client, sous-traitants.
  • Enjeux : conformité, preuve, coordination, délais, maîtrise des risques.
  • Documents projet : livrables, plans, spécifications, procédures, comptes rendus, contrats, dossiers de fin d’affaire.
  • Différence entre gestion documentaire courante et gestion documentaire projet.
  • Identifier les types de documents.
  • Construire une arborescence projet.
  • Définir une codification documentaire.
  • Mettre en place des règles de nommage.
  • Définir les métadonnées utiles : auteur, version, statut, date, lot, discipline, phase, destinataire.
  • Organiser les documents internes, externes, contractuels et techniques.
  • Adapter l’organisation documentaire à la taille et à la criticité du projet.

Atelier pratique
Créer une structure documentaire projet à partir d’un cas concret.

  • Version, révision, indice, statut : clarifier les notions.
  • Documents en cours, soumis, validés, rejetés, obsolètes, diffusés, archivés.
  • Circuits de validation.
  • Workflows documentaires.
  • Comment éviter les erreurs de version.
  • Suivi des commentaires et retours.
  • Gestion des documents modifiés par plusieurs parties prenantes.
  • Liste de diffusion.
  • Bordereaux d’envoi.
  • Registres documentaires.
  • Suivi des transmissions internes et externes.
  • Délais de réponse et relances.
  • Traçabilité des échanges avec clients, partenaires et sous-traitants.
  • Gestion des habilitations et accès.
  • Utilisation d’un outil de GED, plateforme projet, espace collaboratif ou registre de suivi.

Atelier pratique
Construire un registre documentaire et suivre les statuts d’un lot de documents projet.

  • Contrôles de complétude.
  • Contrôles de format, nommage, version, statut, signature et validation.
  • Conformité aux exigences client, qualité ou réglementaires.
  • Gestion des non-conformités documentaires.
  • Préparation des audits.
  • Indicateurs : retards, documents rejetés, versions obsolètes, taux de conformité, délais de validation.
  • Apports possibles de l’IA pour repérer des incohérences ou structurer des contrôles, avec validation humaine obligatoire.
  • Dossier final de projet.
  • DOE, DIUO, livrables contractuels ou dossiers de fin d’affaire selon les contextes.
  • Documents à conserver, éliminer ou transférer.
  • Préparation de l’archivage.
  • Traçabilité des validations finales.
  • Réversibilité et accès après clôture.
  • Capitalisation et retour d’expérience.

Les participants construisent un dispositif de Doc Control :

  • typologie documentaire ;
  • règles de codification ;
  • registre de suivi ;
  • statuts et circuits de validation ;
  • règles de diffusion ;
  • contrôles qualité ;
  • indicateurs ;
  • préparation de la clôture documentaire.
  • Organiser et structurer la documentation d’un projet.
  • Gérer les versions, statuts et validations.
  • Suivre les livrables et transmissions.
  • Garantir la traçabilité documentaire.
  • Contrôler la qualité et la conformité des documents projet.
  • Préparer la clôture et l’archivage documentaire.
  • Questionnaire de positionnement.
  • Exercices de codification et classement.
  • Construction d’un registre documentaire.
  • Étude de cas projet.
  • Quiz de consolidation.
  • Évaluation à chaud.
  • Évaluation à froid à 6 mois.
FA19

Doc control : maîtriser les documents projet, la conformité et la traçabilité

2 jours
1690€ nets de TVA*

*Serda SAS est exonéré de TVA au titre de l’article 261-4-4 du CGI

Prochaine session
Distanciel
A venir
Date de début : jeudi 1 avril 2027
Date de fin : vendredi 2 avril 2027

33+ 1 44 53 45 08

Public

Document controllers, assistants projets, chefs de projet, PMO, responsables qualité, responsables documentation projet, documentalistes, archivistes, ingénieurs, coordinateurs techniques ou toute personne chargée de gérer, contrôler, diffuser ou tracer des documents dans un environnement projet.

Pré-requis

Avoir une pratique de la gestion documentaire ou participer à des projets produisant de nombreux documents techniques, contractuels, qualité ou réglementaires.

Méthode pédagogique

  • Apports méthodologiques : 35 %
  • Études de cas : 25 %
  • Ateliers pratiques : 40 %

Modalités et délais d'accès

⏳ Inscription possible jusqu’à 24h avant le début de la session (sous réserve de places disponibles).
♿ En situation de handicap ? Contactez-nous pour adapter les modalités de votre parcours.

Prochaines sessions

Session
Distanciel
A venir
Date de début :jeudi 1 avril 2027
Date de fin :vendredi 2 avril 2027
Session
Distanciel
A venir
Date de début :mardi 1 juin 2027
Date de fin :mercredi 2 juin 2027
Session
Distanciel
A venir
Date de début :mardi 23 novembre 2027
Date de fin :mercredi 24 novembre 2027

Formateur·ice

Serda Conseil
Département Conseil – Serda
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Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

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