• Définition et périmètre.
• Gouvernance documentaire, gouvernance des données, Records Management, archivage, GED, sécurité : articulations.
• Quelles entités sont concernées ?
• Périmètres à prendre en compte : métiers, SI, management, juridique, conformité, qualité, data, archives.
• Les enjeux : maîtrise des risques, qualité, performance, conformité, accessibilité, partage, capitalisation.
• De la gouvernance théorique à la gouvernance opérationnelle.

• Direction générale, métiers, DSI, documentation, archives, data, juridique, qualité, conformité, RSSI, DPO.
• Niveaux d’implication : sponsor, propriétaire, contributeur, valideur, utilisateur.
• Rôles de pilotage et d’animation.
• Mise en place d’un comité de gouvernance de l’information.
• Modèle RACI.
• Relation avec les dispositifs de gouvernance existants.

Atelier pratique
Cartographier les acteurs d’une gouvernance de l’information et clarifier les responsabilités.

• Étude des besoins et usages par métier.
• Personas et parcours utilisateurs.
• Analyse des irritants : dispersion, doublons, recherche inefficace, absence de règles, outils multiples.
• Diagnostic des processus, outils, flux et référentiels.
• Indicateurs de maturité.
• Cartographie des risques informationnels.
• Identifier les priorités.

• Accompagnement, formation et mise à disposition de ressources
• Animer les groupes de travail
• Mesurer les progrès
• Impliquer le management
• Plan de communication multicanal

• Politique de gouvernance de l’information.
• Plans de classement, règles de nommage, métadonnées.
• Référentiels documentaires et référentiels de données.
• Procédures de création, validation, diffusion, conservation, archivage et destruction.
• Gestion des droits et habilitations.
• Documentation des processus.
• Contrôles et amélioration continue.

• GED, SAE, Digital Workplace, intranet, outils collaboratifs, outils data, signature électronique, coffre-fort numérique.
• Choisir les outils en fonction des processus et des usages.
• Workflow, métadonnées, automatisation et traçabilité.
• Points d’attention autour de la confiance numérique.
• Sécurisation des échanges.
• Conformité RGPD.
• Interopérabilité, réversibilité et dette informationnelle.

• Indicateurs de suivi et de contrôle.
• Offres de services à positionner.
• Tableaux de bord.
• Mesure de la qualité de l’information.
• Suivi de l’adoption.
• Contrôles et audits internes.
• Plan d’amélioration continue.

• Accompagnement des métiers.
• Formation et mise à disposition de ressources.
• Animation de groupes de travail.
• Implication du management.
• Plan de communication multicanal.
• Sensibilisation aux nouveaux usages.
• Mesure des progrès.
• Animation de la gouvernance dans la durée.

Construire une feuille de route de gouvernance de l’information :

• périmètre ;
• acteurs ;
• diagnostic ;
• priorités ;
• référentiels à créer ;
• outils concernés ;
• indicateurs ;
• plan de communication ;
• premières actions.

• Comprendre ce que couvre une démarche de gouvernance de l’information.
• Diagnostiquer la maturité de son organisation.
• Identifier les périmètres métiers, SI, data, documentaire et managériaux.
• Définir une trajectoire et une feuille de route.
• Structurer les responsabilités, référentiels et procédures.
• Piloter les indicateurs, services et actions de conduite du changement.

• Auto-évaluation dans le questionnaire de préparation.
• Travaux dirigés pour identifier les points clés de la gouvernance de l’information.
• Étude de cas contextualisée.
• Construction d’une feuille de route.
• QCM de consolidation.
• Évaluation à chaud.
• Évaluation à froid à 6 mois.

• Avant : FA58 pour le Records Management ou FA46 pour les fondamentaux de la dématérialisation.
• Après : FA114 pour traiter le décommissionnement applicatif ; FA113 pour intégrer la sobriété numérique ; FA64 pour approfondir la gouvernance de l’IA ; FA146 pour travailler l’automatisation des flux documentaires.