Gouvernance d’un SAE en production : procédures, contrôles et amélioration continue

Un système d’archivage électronique en production ne se limite pas à une solution technique. Il doit reposer sur une gouvernance claire, des documents cadre, des procédures, des rôles définis, des engagements de service, des contrôles réguliers et une démarche d’amélioration continue.

Cette formation permet de structurer la gouvernance opérationnelle d’un SAE : définir les responsabilités, formaliser les documents de référence, organiser les contrôles, préparer les audits et sécuriser l’évolution du service dans le temps.

Programme

Objectifs

définir les rôles et responsabilités des acteurs d’un SAE

identifier les documents cadre nécessaires à la gouvernance du service

formaliser une politique d’archivage, un contrat de service et des procédures

définir les niveaux de service et engagements associés

organiser les contrôles, audits internes et revues périodiques

mettre en place une démarche d’amélioration continue

préparer les conditions d’une certification ou d’un audit externe

Comprendre les enjeux d’un SAE en production

Passage du mode projet au mode service.
Responsabilités juridiques, fonctionnelles et techniques.
Exigences de preuve, traçabilité, sécurité et pérennité.
Risques en production : dérive des pratiques, absence de procédures, défaut de contrôle, obsolescence, incidents, rupture de service.
Lien avec la gouvernance de l’information et le records management.

Définir les rôles et responsabilités

Autorité d’archivage.
Autorité juridique.
Opérateur de versement.
Service producteur ou service versant.
Exploitant technique.
DSI, RSSI, juridique, qualité, métiers.
Responsabilités en matière de versement, contrôle, conservation, communication, élimination et restitution.
Construire une matrice RACI adaptée au SAE.

Atelier pratique
Modéliser les rôles et responsabilités d’un SAE en production.

Formaliser les documents cadre du SAE

Politique d’archivage.
Déclaration des pratiques d’archivage.
Contrat de service.
Politique de sécurité du système d’information.
Procédures de versement, consultation, restitution, élimination.
Convention avec les services versants.
Journalisation, traçabilité et documentation de preuve.
Gestion documentaire des documents cadre eux-mêmes.

Définir les niveaux de service

Disponibilité.
Délais de traitement.
Niveaux de sécurité.
Engagements de conservation.
Réversibilité.
Support et assistance.
Indicateurs de performance et qualité.
Gestion des incidents et anomalies.
Atelier pratique
Définir les niveaux de service attendus pour un SAE selon plusieurs contextes d’usage.

Organiser les contrôles et l’amélioration continue

Pourquoi auditer régulièrement un SAE ?
Contrôles sur les versements.
Contrôles sur les métadonnées.
Contrôles sur les formats.
Contrôles de traçabilité.
Contrôles de sécurité et habilitations.
Suivi des incidents.
Revues périodiques et plans d’action.
Gestion des évolutions fonctionnelles et techniques.

Préparer audit et certification

Identifier les référentiels applicables.
Évaluer son niveau de conformité.
Préparer les preuves documentaires.
Anticiper les écarts fréquents.
Organiser les responsabilités avant audit.
Construire un plan de remédiation.
Positionner la certification dans une démarche qualité globale.

Atelier final : gouvernance opérationnelle d’un SAE

Les participants construisent une trame de gouvernance :

Compétences cibles

Modéliser les rôles et responsabilités d’un SAE.
Rédiger ou structurer les documents cadre.
Définir les niveaux de service.
Organiser les contrôles et audits internes.
Mettre en place une démarche d’amélioration continue.
Préparer le SAE à une certification ou à un audit de conformité.

Modalités de positionnement

Questionnaire de positionnement en amont.
Travaux dirigés autour de la gouvernance SAE.
Étude de cas contextualisée.
Construction d’une matrice de responsabilités.
QCM de consolidation.
Évaluation à chaud.
Évaluation à froid à 6 mois.

Passerelles recommandées

Avant : FA41 ou FA42.
Après : FAD60 pour préparer certification et audit ; FA138 pour approfondir la gouvernance de l’information ; FA114 pour traiter les enjeux d’archivage liés au décommissionnement applicatif.

Formateur·ice

Département Conseil – Serda

Voir son parcours

Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/

Prochaines sessions

Session

Distanciel

A venir

Date de début :jeudi 12 novembre 2026

Date de fin :vendredi 13 novembre 2026

Je m'inscris

Session

Distanciel

A venir

Date de début :mardi 16 mars 2027

Date de fin :mercredi 17 mars 2027

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Session

Présentiel

A venir

Date de début :jeudi 10 juin 2027

Date de fin :vendredi 11 juin 2027

Je m'inscris

Session

Distanciel

A venir

Date de début :mardi 9 novembre 2027

Date de fin :mercredi 10 novembre 2027

Je m'inscris

Une plateforme d'apprentissage en ligne

Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.

Témoignages

Claire

Documentaliste

« Le formateur explique très bien tous les concepts, c’est limpide. Je recommande Serda pour son sérieux et son professionnalisme. »

Hamid

Data Manager

Un stage très vivant, je ne me suis pas ennuyé une seconde. Le formateur délivre un contenu très pragmatique avec un apprentissage par l’exemple. Stage très utile.

Aurélie

Archiviste

Merci pour la qualité et le sérieux de votre formation.
J’en garde un très bon souvenir tant au niveau de l’accueil, de l’apprentissage et du partage des connaissances professionnelles que des belles rencontres faîtes lors de cette semaine de stage.

Antoine

Veilleur

« Cette formation m’a donné des outils concrets pour vérifier la fiabilité des informations que je traite au quotidien. Je me sens désormais bien mieux armé pour repérer et contrer les fake news dans mon travail de veille. »

Marie-Christine

Cheffe de projet digital

« Très bonne interaction avec les participants, utilisation de cas concrets et des retours d’expérience des participants . Réponse à toutes les questions posées. Très clair sur des sujets parfois complexes. »

Estelle

Documentaliste, veilleur

« Programme très complet. A conseiller pour toutes personnes en charge de veille. »

Marie-Pierre

Documentaliste

Le formateur se met au niveau des participants avec un langage clair et compréhensif. Un contenu très riche et intéressant. Mes objectifs de formation sont parfaitement atteint.

Digitalisation

Gouvernance d’un SAE en production : procédures, contrôles et amélioration continue

Programme

Objectifs

définir les rôles et responsabilités des acteurs d’un SAE

identifier les documents cadre nécessaires à la gouvernance du service

formaliser une politique d’archivage, un contrat de service et des procédures

définir les niveaux de service et engagements associés

organiser les contrôles, audits internes et revues périodiques

mettre en place une démarche d’amélioration continue

préparer les conditions d’une certification ou d’un audit externe

Comprendre les enjeux d’un SAE en production

Passage du mode projet au mode service.
Responsabilités juridiques, fonctionnelles et techniques.
Exigences de preuve, traçabilité, sécurité et pérennité.
Risques en production : dérive des pratiques, absence de procédures, défaut de contrôle, obsolescence, incidents, rupture de service.
Lien avec la gouvernance de l’information et le records management.

Définir les rôles et responsabilités

Autorité d’archivage.
Autorité juridique.
Opérateur de versement.
Service producteur ou service versant.
Exploitant technique.
DSI, RSSI, juridique, qualité, métiers.
Responsabilités en matière de versement, contrôle, conservation, communication, élimination et restitution.
Construire une matrice RACI adaptée au SAE.

Atelier pratique
Modéliser les rôles et responsabilités d’un SAE en production.

Formaliser les documents cadre du SAE

Politique d’archivage.
Déclaration des pratiques d’archivage.
Contrat de service.
Politique de sécurité du système d’information.
Procédures de versement, consultation, restitution, élimination.
Convention avec les services versants.
Journalisation, traçabilité et documentation de preuve.
Gestion documentaire des documents cadre eux-mêmes.

Définir les niveaux de service

Disponibilité.
Délais de traitement.
Niveaux de sécurité.
Engagements de conservation.
Réversibilité.
Support et assistance.
Indicateurs de performance et qualité.
Gestion des incidents et anomalies.
Atelier pratique
Définir les niveaux de service attendus pour un SAE selon plusieurs contextes d’usage.

Organiser les contrôles et l’amélioration continue

Pourquoi auditer régulièrement un SAE ?
Contrôles sur les versements.
Contrôles sur les métadonnées.
Contrôles sur les formats.
Contrôles de traçabilité.
Contrôles de sécurité et habilitations.
Suivi des incidents.
Revues périodiques et plans d’action.
Gestion des évolutions fonctionnelles et techniques.

Préparer audit et certification

Identifier les référentiels applicables.
Évaluer son niveau de conformité.
Préparer les preuves documentaires.
Anticiper les écarts fréquents.
Organiser les responsabilités avant audit.
Construire un plan de remédiation.
Positionner la certification dans une démarche qualité globale.

Atelier final : gouvernance opérationnelle d’un SAE

Les participants construisent une trame de gouvernance :

Compétences cibles

Modéliser les rôles et responsabilités d’un SAE.
Rédiger ou structurer les documents cadre.
Définir les niveaux de service.
Organiser les contrôles et audits internes.
Mettre en place une démarche d’amélioration continue.
Préparer le SAE à une certification ou à un audit de conformité.

Modalités de positionnement

Questionnaire de positionnement en amont.
Travaux dirigés autour de la gouvernance SAE.
Étude de cas contextualisée.
Construction d’une matrice de responsabilités.
QCM de consolidation.
Évaluation à chaud.
Évaluation à froid à 6 mois.

Passerelles recommandées

Avant : FA41 ou FA42.
Après : FAD60 pour préparer certification et audit ; FA138 pour approfondir la gouvernance de l’information ; FA114 pour traiter les enjeux d’archivage liés au décommissionnement applicatif.

FA26

Niveau avancé