• Dématérialiser ne signifie pas nécessairement réduire l’impact.
• Numérique responsable, sobriété numérique, sobriété documentaire : repères.
• Papier, stockage, équipements, serveurs, cloud, SaaS, flux de données, duplication : comprendre les ordres de grandeur.
• Effets rebond : quand la dématérialisation crée plus de documents, plus de versions, plus de stockage.
• Enjeux RSE, conformité, qualité, accessibilité et expérience utilisateur.
• Place de la dématérialisation responsable dans la stratégie numérique de l’organisation.

• Flux entrants, circulants, sortants et stockés.
• Documents nativement numériques, documents numérisés, documents dupliqués.
• Volumes, durées de conservation, versions, pièces jointes, exports, copies locales.
• GED, SAE, outils collaboratifs, messagerie, cloud, applications métiers.
• Impacts liés aux équipements, infrastructures, hébergement, usages et données.
• Impacts cachés : mauvaise recherche, ressaisies, erreurs, stockage inutile, conservation excessive.
• Identifier les processus à forte empreinte informationnelle.

Atelier pratique
Cartographier un flux documentaire et identifier les sources d’impact environnemental, organisationnel et informationnel.

• Diagnostic de maturité technique, documentaire et organisationnelle.
• Qualité des données et métadonnées.
• Règles de conservation et d’élimination.
• Accessibilité des documents et services.
• Sécurité, droits d’accès et conformité.
• Interopérabilité, réversibilité et dette applicative.
• Adoption utilisateurs et simplicité des parcours.
• Construire une grille de maturité.

Atelier pratique
Calculer ou qualifier le niveau de maturité d’un projet de dématérialisation à partir d’un référentiel simplifié.

• Rappel des principes du bilan carbone numérique.
• Définir le périmètre du projet.
• Identifier les données à collecter.
• Postes d’émission : équipements, hébergement, stockage, réseau, usages, déplacements évités ou induits.
• Travailler avec des hypothèses et incertitudes.
• Interpréter les résultats sans simplification excessive.
• Articuler bilan carbone numérique et pilotage projet.

Atelier pratique
Estimer les impacts d’un cas de dématérialisation et identifier les leviers de réduction.

• Réduire les volumes inutiles.
• Limiter les doublons et versions multiples.
• Mettre en place des règles de nommage, classement et conservation.
• Nettoyer les espaces documentaires.
• Définir des règles de cycle de vie.
• Automatiser l’élimination lorsque c’est possible et maîtrisé.
• Améliorer la recherche pour éviter la duplication.
• Intégrer la sobriété dans les projets GED, SAE, workflow et outils collaboratifs.

• Conformité documentaire et réglementaire.
• Protection des données personnelles.
• Traçabilité et preuve.
• Accessibilité numérique des documents et services.
• Simplicité des parcours utilisateurs.
• Qualité des formulaires, documents PDF, espaces GED, intranets et portails.
• Sécurité et habilitations.
• Éviter la surcomplexité fonctionnelle.

• Définir les indicateurs utiles : volumes, stockage, usage, doublons, délais, satisfaction, taux de documents obsolètes, taux d’accessibilité, émissions estimées.
• Créer un tableau de pilotage.
• Suivre les gains et effets rebond.
• Organiser les contrôles.
• Communiquer sur les résultats.
• Intégrer les indicateurs dans la gouvernance de l’information.
• Préparer l’amélioration continue.

Atelier pratique
Créer un tableau de pilotage spécifique à un projet de dématérialisation responsable

• Définir les ambitions.
• Prioriser les chantiers.
• Identifier les acteurs : DSI, métiers, archives, documentation, RSE, achats, qualité, juridique.
• Définir les règles de sobriété documentaire.
• Prévoir la conduite du changement.
• Intégrer les critères dans les cahiers des charges.
• Planifier les actions à court, moyen et long terme.
• Préparer la communication interne.

Construire une feuille de route de dématérialisation responsable :

• périmètre ;
• flux prioritaires ;
• impacts identifiés ;
• leviers de sobriété ;
• critères de conformité et d’accessibilité ;
• indicateurs ;
• acteurs ;
• actions à 30, 60 et 90 jours.

• Évaluer les impacts énergétiques, carbone et informationnels d’un projet de dématérialisation.
• Identifier les leviers de sobriété documentaire.
• Intégrer les critères de conformité, accessibilité, sécurité et cycle de vie.
• Construire un tableau de pilotage responsable.
• Conduire un projet de dématérialisation dans une démarche responsable.
• Formaliser une feuille de route ou un schéma directeur de dématérialisation

• Auto-évaluation dans le questionnaire de préparation.
• Validation des concepts à travers un jeu sérieux ou quiz.
• Exercices pratiques.
• Ateliers de diagnostic et de feuille de route.
• Construction d’un tableau de pilotage.
• QCM de consolidation.
• Évaluation à chaud.
• Évaluation à froid à 6 mois.

Avant : FA46 pour les fondamentaux de la dématérialisation ou FAD88 pour la méthode de bilan carbone numérique.

Après : FA147 pour approfondir l’accessibilité numérique ; FA138 pour inscrire la démarche dans une gouvernance de l’information ; FA135 pour accompagner le changement ; FA146 pour intégrer l’IA et l’automatisation dans les flux documentaires.

En intra, cette formation peut être appliquée à un projet réel : GED, SAE, migration documentaire, dématérialisation de flux, portail documentaire, intranet, formulaires ou outils collaboratifs. Elle peut déboucher sur un diagnostic de maturité, un tableau de pilotage, une feuille de route et des critères responsables à intégrer dans un cahier des charges.