N’est pas un système d’archivage électronique qui veut. Devant l’importance de ses enjeux liés au cycle de vie des documents, il convient d’obéir scrupuleusement à une méthodologie de mise en place, en s’appuyant sur une importante famille de normes, puis de gestion dans le temps. Des procédures sont à prévoir dès la conception.
 
La mise en place et la gestion d’un système d’archivage électronique (SAE) dans une organisation publique ou privée doit suivre les 8 étapes indispensables.

1. Étude d'opportunité et environnement juridique

Mon organisation reçoit-elle ou émet-elle des documents dématérialisés (comme des factures EDI ou des PDF signés, des appels d'offres publics dématérialisés, des courriers électroniques ayant valeur légale d'engagement, etc.) ? Si oui : quels types de documents recevons-nous électroniquement ?
A ce niveau, il est nécessaire de disposer d'une étude sérieuse de l'existant sur les documents échangés dans et en dehors de l'entreprise afin de définir le périmètre du SAE? D’une part les types de documents à archiver (messagerie électronique, documents bureautiques, données informatiques, documents au format PDF, etc.) ; et d’autre part, la valeur juridique des documents échangés.
Cette étude d'opportunité permettra de délimiter très précisément le contexte juridique et réglementaire dans lequel se situent l'organisation et ses échanges documentaires. Tout particulièrement, c'est à ce stade qu'il faudra décider s'il convient de respecter la norme NF Z42-013 (Iso 14641) et à quel niveau de conformité. Faire appel à des juristes et à des archivistes dès cette étape est fondamental pour une bonne réussite du projet.

 
2. Étude de faisabilité et environnement financier et technique

Si l'étude d'opportunité révèle la nécessité de mettre en place un SAE, reste alors à établir sa faisabilité et à choisir la solution la plus adaptée : un SAE en interne est-il réalisable ou est-il préférable de l'externaliser ? 

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