Politique documentaire : du records management au système d’archivage électronique

Niveau :

Objectifs :

La politique documentaire permet de poser les contours d’une stratégie capable de mobiliser les ressources et les compétences en matière documentaire pour répondre aux objectifs de son organisation. Ce stage permet d’intégrer cette réflexion et de s’initier aux concepts et aux outils de base du Records Management pour préparer son archivage électronique.
Il permet également de mieux maîtriser sa gestion documentaire papier et électronique en s’appuyant sur le champ normatif du records management.

Contenu du stage :

Principes du records management et le cycle de vie de l’information :

  • Raisons, enjeux et opportunité d’une politique documentaire.

Les différents concepts de la gestion documentaire :

  • Documentation, archives, GED, ECM, Archivage électronique, numérisation et dématérialisation.

Identification de la place du document dans les processus d’activité :

  • Les nouveaux enjeux des méthodes de travail collaboratives et des réseaux sociaux.
  • Les principales normes de Records management (ISO 30301, ISO 15489).

Les outils du records management :

  • Politique documentaire
  • Analyse de processus documentaires (logigrammes).
  • Plan de classement et règle de nommage.
  • Référentiel documentaire : identification des records et leurs caractéristiques de gestion (cycle de vie, format, support, localisation, etc.).

Les solutions informatiques :

  • Périmètre fonctionnel.
  • Etat de l’art du marché.
  • Benchmark des différentes solutions.

Les grandes étapes d’un projet de Records Management :

  • Objectifs et actions à mener.
  • Supports à créer.
  • Phases critiques.
  • Initier les bases de son plan d’action.

Compétences cibles :

  • Identifier les étapes d’un projet de mise en œuvre d’une politique documentaire
  • Se repérer dans le champ normatif du RM
  • Identifier les indicateurs utiles au diagnostic de l’organisation documentaire

Méthodes pédagogiques :

  • Apports théoriques et méthodologiques 40%
  • Échanges et retours d’expériences 30%
  • Exercices d’application 30%
Avis :
Les formateurs ont une véritable expertise dans le domaine. les sujets sont bien initiés pour faire participer le groupe ce qui favorise l'intéraction. Stage très utile.
Roxane Bibliothécaire
Notation: 
5
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Les formateurs :
Caroline BUSCAL

Consultante experte.

Caroline Buscal dirige l'activité Consulting du Groupe Serda.
Son expertise du domaine de la gestion de l’information et des documents s’appuie sur 20 ans d’expérience de maîtrise d'ouvrage pour les grands projets de dématérialisation documentaire et d’archivage dans le domaine des services publics et des sociétés de service. Ses principaux domaines de compétences sont l’informatique documentaire, la gestion électronique de documents, la dématérialisation, l’archivage papier et électronique de flux administratifs ou métier et leurs impacts.


Elle pilote des projets pour des organisations publiques (APHP, Administration, collectivités françaises ou étrangères) et des entreprises privées (CAC 40 ou filiales, sociétés de services, de l’industrie, du secteur bancaire, de la santé publique ou privée,…) ; Elle conduit régulièrement des interventions pour des instances de direction, anime des groupes de travail, et apporte une attention particulière aux impacts des projets de transformation numérique d’un point de vue social et RH.

Pierre FUZEAU

Co-président du Groupe Serda et expert dématérialisation, GED et SAE.

Pierre Fuzeau a démarré sa carrière à la Défense et pilote depuis des centaines de projets au sein des organisation privées comme publiques. Son action porte sur la gouvernance des données et des documents dans le contexte de la dématérialisation des métiers et de leurs flux. Il est reconnu pour son expertise dans le cadrage de la digitalisation des métiers et l'établissement des trajectoires et feuilles de route. Il est expert auprès d'instances de normalisation comme ISO ou AFNOR (notamment Commission de normalisation sur la documentation, les bibliothèques, les archives et le records management (N° 46) qu'il a présidée de 2012 à 2018)
Il a enseigné à l'université d'Angers, à l'Isd de Tunis et de Barcelone comme à HEG Genève. Il est diplômé de l'Ehess (l'Ecole des Hautes Etudes en Sciences Sociales). 

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