• Qu’est-ce qu’une copie fidèle ?
• Pourquoi mettre en place un processus de numérisation fiable ?
• Enjeux : productivité, preuve, traçabilité, destruction papier, réduction des volumes.
• Objectifs de la norme NF Z42-026.
• Domaines d’application.
• Termes et définitions.
• Réglementation applicable.
• Place de la copie fidèle dans une chaîne de confiance numérique.

• Les quatre cas d’usage liés à la copie fidèle.
• Qualification de la prestation de numérisation.
• Qualification de l’opérateur de numérisation.
• Rôles du donneur d’ordre, de l’opérateur, du responsable qualité, des archives, de la DSI.
• Convention de numérisation.
• Responsabilités internes et externes.
• Points de vigilance en cas d’externalisation.

• Transfert des documents.
• Réception.
• Préparation matérielle.
• Numérisation.
• Post-numérisation.
• Contrôle des livrables.
• Production des métadonnées.
• Gestion des fichiers numériques.
• Traitement des documents d’origine.
• Suppression des fichiers temporaires ou intermédiaires.

Atelier pratique
Reconstituer une chaîne de numérisation fiable et identifier les contrôles associés.

• Fidélité du résultat numérique.
• Traçabilité du processus.
• Contrôles qualité.
• Métadonnées de preuve.
• Attestation de numérisation.
• Empreintes et moyens cryptographiques.
• Portabilité des éléments de preuve.
• Conservation des traces.
• Lien avec GED, SAE et archivage électronique.

• Dossier de description du système de numérisation.
• Capacités de l’outil de production.
• Paramétrage de la chaîne.
• Démarches qualité et sécurité.
• Gestion des incidents.
• Organisation des contrôles.
• Documentation des procédures.
• Mise à jour et amélioration continue.

• Principales certifications : logiciel, service, produit.
• Référentiel d’adossement.
• Certification NF544 : logique et points de vigilance.
• Analyse des exigences.
• État des lieux, auto-évaluation et pré-audit.
• Cadrage du projet de mise en conformité.
• Moyens à mettre en œuvre.
• Préparation du dossier de preuve.

Construire une checklist de mise en conformité copie fidèle :

• périmètre ;
• cas d’usage ;
• acteurs ;
• étapes du processus ;
• contrôles ;
• métadonnées ;
• éléments de preuve ;
• documents à produire ;
• risques ;
• actions prioritaires.

• Comprendre les exigences de la norme NF Z42-026.
• Identifier les éléments à mettre en place dans une chaîne de numérisation.
• Organiser les contrôles de qualité, intégrité et traçabilité.
• Préparer les documents et preuves associés.
• Se préparer à une démarche d’audit ou de certification NF544.
• Dialoguer avec les prestataires, métiers, archives et DSI.

• Questionnaire de positionnement en amont.
• Travaux dirigés autour des concepts de numérisation.
• Étude de cas contextualisée.
• Construction d’une checklist de conformité.
• QCM de consolidation.
• Évaluation à chaud.
• Évaluation à froid à 6 mois.

Avant : FA46 pour les fondamentaux de la dématérialisation.
Après : FAD60 pour approfondir la logique d’audit et certification ; FA72 pour comprendre l’archivage électronique ; FAD62 pour compléter la chaîne de confiance avec la signature électronique.