Optimiser son organisation personnelle et professionnelle et gagner en qualité de service pour répondre plus rapidement et efficacement aux demandes d’information. Sur la base des méthodes et techniques professionnelles appliquées dans le domaine de la documentation, cette formation permet d’acquérir et d’adopter des bonnes pratiques et des outils pour une meilleure organisation au quotidien.
Documentation
Initiation à la gestion documentaire
Programme
Objectifs
Retrouver rapidement un document ou une information.
Mettre en place une organisation commune dans son service.
Élaborer et faire évoluer un plan de classement (papier ou électronique).
Savoir trouver rapidement des sources d’information sur internet.
Introduction aux notions d’information et au traitement de la chaîne documentaire :
- Analyse de besoins d’information, de circulation de l’information, de document et de dossier, de gestion électronique des documents.
Optimisation de son classement papier et électronique et adoption d’outils dédiés :
- Plan de classement, indexation, classification, rangement.
- Organiser et partager un classement rationnel dans son service :
- Initier une démarche qualité.
- Créer des procédures et des règles simples à suivre.
Gestion des archives pour garder l’essentiel :
- Connaître les bases du cycle de vie des archives.
- Appliquer les durées de conservation et exploiter des outils simples de gestion des archives.
- Savoir trier et jeter pour gagner de la place.
- Faire le lien entre la fonction archivage et la gestion documentaire.
Rechercher l’information sur Internet :
- Appliquer une méthode de recherche par étapes, grâce aux outils de recherche sur Internet.
- Savoir formuler des requêtes plus efficaces dans les moteurs de recherche et gagner du temps.
- Savoir valider des sources et les organiser pour les retrouver facilement.
- Elaborer un répertoire de sources pour le partager avec ses collègues
Quelques applications simples de l’IA générative pour s’aider au quotidien dans sa gestion documentaire
Modalités d'évaluation :
- Auto évaluation dans le questionnaire de préparation
- Exercices pratiques
- Evaluation à chaud
- Evaluation à froid (6 mois)
Une attestation de compétences est remise en fin de formation.
Une plateforme d'apprentissage en ligne
Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.
Formateur·ice
Jenny Collin
Professionnelle de l’information et de la documentation depuis 20 ans maintenant, Jenny COLLIN exerce son métier avec passion.
Parmi les multiples missions aussi variées que riches qu’elle assume, elle accompagne et conseille organisations et professionnel·le·s sur les enjeux liés à la coopération au sein des équipes de projet ou de réseaux ; elle initie et favorise notamment la mise en place de solutions coopératives au sein de ces processus.
Jenny COLLIN intervient en présence ou à distance en formation auprès de professionnel·le·s et en soutien de collectifs soucieux d’améliorer leur agilité opérationnelle et leur créativité, sur des sujets variés : les bases du métier infodoc, la mutualisation documentaire, la veille coopérative, la gestion des ressources électroniques, les environnements numériques apprenants notamment, etc.
Intervenante au département InfoCom à l’Université Toulouse III et salariée d’une structure publique, elle a été bénévole au sein de l’ADBS pendant plus de 10 ans, dont 3 ans déléguée régionale.
Prochaines sessions
Témoignages
Claire
Documentaliste
« Le formateur explique très bien tous les concepts, c’est limpide. Je recommande Serda pour son sérieux et son professionnalisme. »
Hamid
Data Manager
Un stage très vivant, je ne me suis pas ennuyé une seconde. Le formateur délivre un contenu très pragmatique avec un apprentissage par l’exemple. Stage très utile.
Aurélie
Archiviste
Merci pour la qualité et le sérieux de votre formation.
J’en garde un très bon souvenir tant au niveau de l’accueil, de l’apprentissage et du partage des connaissances professionnelles que des belles rencontres faîtes lors de cette semaine de stage.
Antoine
Veilleur
« Cette formation m’a donné des outils concrets pour vérifier la fiabilité des informations que je traite au quotidien. Je me sens désormais bien mieux armé pour repérer et contrer les fake news dans mon travail de veille. »
Marie-Christine
Cheffe de projet digital
« Très bonne interaction avec les participants, utilisation de cas concrets et des retours d’expérience des participants . Réponse à toutes les questions posées. Très clair sur des sujets parfois complexes. »
Estelle
Documentaliste, veilleur
« Programme très complet. A conseiller pour toutes personnes en charge de veille. »
Marie-Pierre
Documentaliste
Le formateur se met au niveau des participants avec un langage clair et compréhensif. Un contenu très riche et intéressant. Mes objectifs de formation sont parfaitement atteint.