La pratique d’externalisation des archives est assez récente en France, elle est pourtant très présente dans les organisations publiques et privées. Il n’est pas toujours facile de se repérer dans l’offre de services, les coûts et les risques. Ce stage donne les clés pour piloter une prestation d’externalisation en maîtrisant les tenants et les aboutissants tout en évitant les surprises.
Archivage
Encadrer une prestation d’externalisation d’archives
Programme
Objectifs
Se repérer dans l’offre du marché
Savoir chiffrer une prestation adaptée à son environnement documentaire
Maîtriser les méthodes de suivi d’un prestataire et anticiper les litiges
Rappels sur l’environnement réglementaire et normatif de l’externalisation
- Loi du 15 juillet 2008, décret du 17 septembre 2009 et arrêté du 4 décembre 2009.
- Norme NF Z40-350 NF Z42-013 relatives aux prestations en archivage.
- L’agrément des prestataires.
- Déclarer les fonds publics externalisés.
L’offre du marché des prestataires
- Benchmark des principaux acteurs et de leurs offres de services.
- Les clauses contractuelles : points à vérifier et à clarifier, les avenants.
- Tarifications et projection de coût : conservation, communication, tri, classement, inventaire…
- Autres services : numérisation, GED, SAE, coffres forts…
Mise en œuvre et suivi de la prestation
- Description des processus métier et des prestations associées.
- Les outils de suivi et de reporting : traiter les non conformités, recours en cas de litige.
- Gérer l’accroissement du linéaire et du coût.
- Auditer son prestataire.
- Gérer une restitution globale ou partielle.
Modalités d'évaluation
- Auto évaluation dans le questionnaire de préparation
- Exercices pratiques
- Etude de cas
- QCM
- Evaluation à chaud
- Evaluation à froid (6 mois)
Une attestation de compétences est remise en fin de formation.
Une plateforme d'apprentissage en ligne
Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.
Formateur·ice
Département Conseil – Serda
Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.
Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.
Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …
Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/
Prochaines sessions
Témoignages
Claire
Documentaliste
« Le formateur explique très bien tous les concepts, c’est limpide. Je recommande Serda pour son sérieux et son professionnalisme. »
Hamid
Data Manager
Un stage très vivant, je ne me suis pas ennuyé une seconde. Le formateur délivre un contenu très pragmatique avec un apprentissage par l’exemple. Stage très utile.
Aurélie
Archiviste
Merci pour la qualité et le sérieux de votre formation.
J’en garde un très bon souvenir tant au niveau de l’accueil, de l’apprentissage et du partage des connaissances professionnelles que des belles rencontres faîtes lors de cette semaine de stage.
Antoine
Veilleur
« Cette formation m’a donné des outils concrets pour vérifier la fiabilité des informations que je traite au quotidien. Je me sens désormais bien mieux armé pour repérer et contrer les fake news dans mon travail de veille. »
Marie-Christine
Cheffe de projet digital
« Très bonne interaction avec les participants, utilisation de cas concrets et des retours d’expérience des participants . Réponse à toutes les questions posées. Très clair sur des sujets parfois complexes. »
Estelle
Documentaliste, veilleur
« Programme très complet. A conseiller pour toutes personnes en charge de veille. »
Marie-Pierre
Documentaliste
Le formateur se met au niveau des participants avec un langage clair et compréhensif. Un contenu très riche et intéressant. Mes objectifs de formation sont parfaitement atteint.