Optimiser l'organisation de vos documents électroniques

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Objectifs :

Nous créons, recevons et travaillons sur de nombreux documents électroniques. Qu’ils viennent de la messagerie, de la suite bureautique ou d’applications métiers on est très vite submergé avec de nombreuses versions différentes. Ce stage vous permettra d’appliquer une méthodologie de classement et d’organisation pour bien gérer vos documents électroniques.

Contenu du stage :

Classement ou rangement ? :

  • Différences entre le classement et le rangement.
  • Comprendre la notion de classement à travers des exemples
  • Rappels sur les typologies de documents, les supports, les formats…
  • Auto diagnostic de son organisation : je range ? Je classe ? Pourquoi faire ? Pour qui ?

Classer quoi ? Classer pourquoi ? :

  • Identifier les flux générant du document
  • Cartographier ces flux et identifier les points faibles de l’organisation
  • Dois-je tout classer ?
  • Je classe des documents mais dans quel but ?
  • Comment gérer les différentes versions de document ?

Organiser le classement concrètement :

  • Les règles de nommage et la gestion du versioning : les bonnes pratiques
  • Le plan de classement électronique : les différents types de plan de classement
  • Classer en fonction de l’hébergement des documents : local, serveurs partagés, au sein d’une GED
  • Dois-je indexer ? Ajouter des métadonnées ? : exemples et exercices
  • Trier ? Détruire ?  Purger ?  Quelles sont les règles à mettre en place ?

Ateliers :

  • Elaborer un plan de classement en fonction de vos typologies de documents
  • Restitution et analyse critique

Compétences cibles :

  • Créer ou faire évoluer une organisation de la documentation électronique
  • Savoir mettre en place un plan de classement et des règles de nommage
  • Savoir faire l'analyse des besoins de son organisation pour construire une gestion des documents électroniques cohérente

Méthodes pédagogiques :

  • Apports méthodologiques 40%
  • Travaux pratiques en individuel ou en sous-groupe 60%
Les formateurs :
Anne DUVERNE

Consultante formatrice spécialiste de la gestion d’information professionnelle.
Historienne-géographe de formation et diplômée de l’INTD en 1981.

Elle a 30 ans d'expérience et participé au développement de plusieurs sociétés internationales de conseil en organisation (Arthur Andersen Management Consultants, Price Waterhouse Coopers, BearingPoint), elle a mis en place des processus de capitalisation du savoir-faire, développé des politiques de systèmes de partage d’information et de knowledge management.

Ces missions l’ont amenée à construire des politiques de formation, les plans et les supports de formation, ainsi que la gestion du changement associés. 
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