Aujourd’hui, plus que jamais, nous créons, recevons, modifions et travaillons sur de nombreux documents électroniques. Qu’ils viennent de la messagerie, de la suite bureautique ou d’applications métiers. De nombreuses versions différentes sont souvent générées et conservées. Cette formation vous permettra de vous poser les bonnes questions et d’appliquer une méthodologie de classement et d’organisation pour bien gérer vos documents électroniques.
Documentation
Optimiser l’organisation de vos documents électroniques
Programme
Objectifs
Créer ou faire évoluer une organisation de la documentation électronique
Savoir mettre en place un plan de classement et des règles de nommage
Savoir analyser les besoins de son organisation pour une gestion des documents électroniques cohérente
Classer ou ranger ?
- Qu’est ce qu’un document ?
- Quelles sont ses caractéristiques ?
- Je range ? Je classe ? Comment ? Pourquoi faire ? Pour qui ?
Classer quoi ? Classer pourquoi ?
- Identifier les flux générant du document et faire un diagnostic
- Identifier les points faibles de l’organisation
- Répondre à la question : dois-je tout classer ? pourquoi ? comment faire simple ?
- Je classe des documents mais dans quel but ?
- Comment gérer les différentes versions de document ?
Organiser le classement concrètement :
- Les règles de nommage et la gestion du versioning : les bonnes pratiques
- Le plan de classement électronique : les différents types de plan de classement
- Classer en fonction de l’hébergement des documents : local, serveurs partagés, au sein d’une GED, d’une messagerie…
- Dois-je indexer ? Ajouter des métadonnées ? : exemples et exercices
- Trier ? Détruire ? Purger ? Quelles sont les règles à mettre en place ?
Vous repartirez avec :
- Les critères qui sont importants pour votre organisation
- Un plan de classement en phase avec vos besoins
- Des bonnes pratiques pour pérenniser votre l’organisation des documents électroniques
Modalités d'évaluation :
- Auto évaluation dans le questionnaire de préparation
- Exercices pratiques
- Atelier : rédaction d’un plan de classement
- Evaluation à chaud
- Evaluation à froid (6 mois)
Une attestation de compétences est remise en fin de formation.
Une plateforme d'apprentissage en ligne
Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.
Formateur·ice
Christel Ronsin
Christel a 13 ans d’expérience professionnelle en management de l’information et 7 ans d’expérience en marketing.
Sortie de l’INTD en 2011, elle a travaillé dans différents domaines et types de structures. Elle a ainsi acquis une expérience en veille, archivage, documentation, bibliothéconomie et knowledge management.
Elle a été responsable de service documentation et responsable de bibliothèque. Elle a travaillé pour des organismes privés et publics, des entreprises de petite et de grande taille. Elle a également une expérience à l’étranger au Japon, où elle a travaillé durant 3 ans dans le milieu associatif et celui de l’enseignement.
Christel a un profil complet de documentaliste et transmet aujourd’hui ses connaissances en gestion de l’information.
Prochaines sessions
Témoignages
Claire
Documentaliste
« Le formateur explique très bien tous les concepts, c’est limpide. Je recommande Serda pour son sérieux et son professionnalisme. »
Hamid
Data Manager
Un stage très vivant, je ne me suis pas ennuyé une seconde. Le formateur délivre un contenu très pragmatique avec un apprentissage par l’exemple. Stage très utile.
Aurélie
Archiviste
Merci pour la qualité et le sérieux de votre formation.
J’en garde un très bon souvenir tant au niveau de l’accueil, de l’apprentissage et du partage des connaissances professionnelles que des belles rencontres faîtes lors de cette semaine de stage.
Antoine
Veilleur
« Cette formation m’a donné des outils concrets pour vérifier la fiabilité des informations que je traite au quotidien. Je me sens désormais bien mieux armé pour repérer et contrer les fake news dans mon travail de veille. »
Marie-Christine
Cheffe de projet digital
« Très bonne interaction avec les participants, utilisation de cas concrets et des retours d’expérience des participants . Réponse à toutes les questions posées. Très clair sur des sujets parfois complexes. »
Estelle
Documentaliste, veilleur
« Programme très complet. A conseiller pour toutes personnes en charge de veille. »
Marie-Pierre
Documentaliste
Le formateur se met au niveau des participants avec un langage clair et compréhensif. Un contenu très riche et intéressant. Mes objectifs de formation sont parfaitement atteint.