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Digitalisation

Records Management : maîtriser le cycle de vie des documents et des données d’activité

Le Records Management permet de maîtriser le cycle de vie des documents et données d’activité : création, validation, utilisation, conservation, archivage, destruction ou transfert. Dans un contexte de digitalisation, d’automatisation, de multiplication des outils collaboratifs et d’exigences de conformité, il devient indispensable de définir des règles claires pour identifier, organiser, conserver et sécuriser les documents engageants.

Cette formation permet de comprendre les principes, normes et outils du Records Management, d’identifier les documents à valeur probatoire ou stratégique, de définir une politique documentaire et de poser les bases d’un plan d’action adapté à son organisation.

Programme

Objectifs

comprendre les principes du Records Management et du cycle de vie de l’information
identifier les documents et données engageants dans les processus d’activité
se repérer dans les normes et référentiels du Records Management
construire les bases d’une politique documentaire
définir des règles de nommage, classement, conservation et accès
identifier les outils et solutions utiles
préparer un plan d’action pour structurer le Records Management dans son organisation
  • Définition et finalités du Records Management.
  • Documents, records, archives, données d’activité : clarifier les notions.
  • Papier, électronique et environnements hybrides.
  • Records Management, GED, ECM, archivage électronique, dématérialisation : complémentarités.
  • Pourquoi mettre en place une politique documentaire ?
  • Enjeux : conformité, preuve, efficacité, sécurité, maîtrise des risques, continuité d’activité.
  • Impacts des outils collaboratifs, réseaux sociaux internes, messageries, espaces partagés et automatisation.
  • Principes de l’ISO 15489.
  • Systèmes de management des documents d’activité et ISO 30301.
  • Articulation avec la gouvernance de l’information et l’archivage électronique.
  • Records Management et exigences réglementaires.
  • Notions de cycle de vie, sort final, traçabilité, responsabilité.
  • Intégrer les exigences normatives sans alourdir les pratiques.
  • Cartographier les processus métiers.
  • Repérer les documents engageants.
  • Identifier les documents critiques, sensibles ou à valeur probatoire.
  • Décrire les caractéristiques de gestion : support, format, localisation, propriétaire, durée, accès, sort final.
  • Repérer les risques : pertes, doublons, versions multiples, absence de règles, stockage dispersé.
  • Construire un référentiel documentaire.

Atelier pratique
Identifier les records dans un processus métier et définir leurs caractéristiques de gestion.

  • Politique documentaire.
  • Plan de classement.
  • Règles de nommage.
  • Référentiel documentaire.
  • Tableau de gestion.
  • Règles de conservation.
  • Procédures de création, validation, diffusion, conservation et destruction.
  • Droits d’accès et responsabilités.
  • Indicateurs de pilotage.
  • GED, SAE, espaces collaboratifs, ECM, outils métiers.
  • Périmètre fonctionnel attendu.
  • Métadonnées et cycle de vie.
  • Automatisation des règles de conservation.
  • Recherche, traçabilité et auditabilité.
  • Démonstration ou illustration d’un outil intégrant une brique Records Management.
  • Points de vigilance dans le choix d’une solution.
  • Objectifs et périmètre.
  • Diagnostic de maturité documentaire.
  • Acteurs à mobiliser.
  • Phases critiques.
  • Gouvernance de la politique documentaire.
  • Sensibilisation et accompagnement des utilisateurs.
  • Priorisation des actions.
  • Définition d’un plan d’action.

Initier un plan d’action Records Management :

  • périmètre prioritaire ;
  • processus concernés ;
  • documents engageants ;
  • règles à formaliser ;
  • outils nécessaires ;
  • acteurs ;
  • risques ;
  • premières actions à mener.
  • Comprendre les principes du Records Management.
  • Identifier les documents d’activité et leurs exigences de gestion.
  • Se repérer dans le champ normatif du RM.
  • Structurer une politique documentaire.
  • Définir les outils de base : plan de classement, règles de nommage, référentiel, tableau de gestion.
  • Préparer un projet de Records Management adapté à son organisation.
  • Anticiper les liens avec la GED et l’archivage électronique.
  • Auto-évaluation dans le questionnaire de préparation.
  • Exercices pratiques.
  • Étude de cas.
  • Démonstration d’un outil intégrant une brique Records Management.
  • QCM de consolidation.
  • Évaluation à chaud.
  • Évaluation à froid à 6 mois.

Formateur·ice

Serda Conseil
Département Conseil – Serda
Voir son parcours

Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/

Prochaines sessions

Session
Distanciel
A venir
Date de début :mardi 8 décembre 2026
Date de fin :mercredi 9 décembre 2026
Session
Distanciel
A venir
Date de début :jeudi 4 février 2027
Date de fin :vendredi 5 février 2027
Session
Présentiel
A venir
Date de début :mardi 18 mai 2027
Date de fin :mercredi 19 mai 2027
Session
Distanciel
A venir
Date de début :mardi 28 septembre 2027
Date de fin :mercredi 29 septembre 2027

Une plateforme d'apprentissage en ligne

Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.

Plateforme d’apprentissage en ligne

Témoignages

Claire
Documentaliste

« Le formateur explique très bien tous les concepts, c’est limpide. Je recommande Serda pour son sérieux et son professionnalisme. »

Hamid
Data Manager
Un stage très vivant, je ne me suis pas ennuyé une seconde. Le formateur délivre un contenu très pragmatique avec un apprentissage par l’exemple. Stage très utile.
Aurélie
Archiviste

Merci pour la qualité et le sérieux de votre formation.
J’en garde un très bon souvenir tant au niveau de l’accueil, de l’apprentissage et du partage des connaissances professionnelles que des belles rencontres faîtes lors de cette semaine de stage.

Antoine
Veilleur

« Cette formation m’a donné des outils concrets pour vérifier la fiabilité des informations que je traite au quotidien. Je me sens désormais bien mieux armé pour repérer et contrer les fake news dans mon travail de veille. »

Marie-Christine
Cheffe de projet digital

« Très bonne interaction avec les participants, utilisation de cas concrets et des retours d’expérience des participants . Réponse à toutes les questions posées. Très clair sur des sujets parfois complexes. »

Estelle
Documentaliste, veilleur

« Programme très complet. A conseiller pour toutes personnes en charge de veille. »

Marie-Pierre
Documentaliste

Le formateur se met au niveau des participants avec un langage clair et compréhensif. Un contenu très riche et intéressant. Mes objectifs de formation sont parfaitement atteint.

Digitalisation

Records Management : maîtriser le cycle de vie des documents et des données d’activité

Programme

Objectifs

comprendre les principes du Records Management et du cycle de vie de l’information
identifier les documents et données engageants dans les processus d’activité
se repérer dans les normes et référentiels du Records Management
construire les bases d’une politique documentaire
définir des règles de nommage, classement, conservation et accès
identifier les outils et solutions utiles
préparer un plan d’action pour structurer le Records Management dans son organisation
  • Définition et finalités du Records Management.
  • Documents, records, archives, données d’activité : clarifier les notions.
  • Papier, électronique et environnements hybrides.
  • Records Management, GED, ECM, archivage électronique, dématérialisation : complémentarités.
  • Pourquoi mettre en place une politique documentaire ?
  • Enjeux : conformité, preuve, efficacité, sécurité, maîtrise des risques, continuité d’activité.
  • Impacts des outils collaboratifs, réseaux sociaux internes, messageries, espaces partagés et automatisation.
  • Principes de l’ISO 15489.
  • Systèmes de management des documents d’activité et ISO 30301.
  • Articulation avec la gouvernance de l’information et l’archivage électronique.
  • Records Management et exigences réglementaires.
  • Notions de cycle de vie, sort final, traçabilité, responsabilité.
  • Intégrer les exigences normatives sans alourdir les pratiques.
  • Cartographier les processus métiers.
  • Repérer les documents engageants.
  • Identifier les documents critiques, sensibles ou à valeur probatoire.
  • Décrire les caractéristiques de gestion : support, format, localisation, propriétaire, durée, accès, sort final.
  • Repérer les risques : pertes, doublons, versions multiples, absence de règles, stockage dispersé.
  • Construire un référentiel documentaire.

Atelier pratique
Identifier les records dans un processus métier et définir leurs caractéristiques de gestion.

  • Politique documentaire.
  • Plan de classement.
  • Règles de nommage.
  • Référentiel documentaire.
  • Tableau de gestion.
  • Règles de conservation.
  • Procédures de création, validation, diffusion, conservation et destruction.
  • Droits d’accès et responsabilités.
  • Indicateurs de pilotage.
  • GED, SAE, espaces collaboratifs, ECM, outils métiers.
  • Périmètre fonctionnel attendu.
  • Métadonnées et cycle de vie.
  • Automatisation des règles de conservation.
  • Recherche, traçabilité et auditabilité.
  • Démonstration ou illustration d’un outil intégrant une brique Records Management.
  • Points de vigilance dans le choix d’une solution.
  • Objectifs et périmètre.
  • Diagnostic de maturité documentaire.
  • Acteurs à mobiliser.
  • Phases critiques.
  • Gouvernance de la politique documentaire.
  • Sensibilisation et accompagnement des utilisateurs.
  • Priorisation des actions.
  • Définition d’un plan d’action.

Initier un plan d’action Records Management :

  • périmètre prioritaire ;
  • processus concernés ;
  • documents engageants ;
  • règles à formaliser ;
  • outils nécessaires ;
  • acteurs ;
  • risques ;
  • premières actions à mener.
  • Comprendre les principes du Records Management.
  • Identifier les documents d’activité et leurs exigences de gestion.
  • Se repérer dans le champ normatif du RM.
  • Structurer une politique documentaire.
  • Définir les outils de base : plan de classement, règles de nommage, référentiel, tableau de gestion.
  • Préparer un projet de Records Management adapté à son organisation.
  • Anticiper les liens avec la GED et l’archivage électronique.
  • Auto-évaluation dans le questionnaire de préparation.
  • Exercices pratiques.
  • Étude de cas.
  • Démonstration d’un outil intégrant une brique Records Management.
  • QCM de consolidation.
  • Évaluation à chaud.
  • Évaluation à froid à 6 mois.
FA58
Niveau avancéValeur sûre

Records Management : maîtriser le cycle de vie des documents et des données d’activité

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2 jours
1490€ nets de TVA*

*Serda SAS est exonéré de TVA au titre de l’article 261-4-4 du CGI

Prochaine session
Distanciel
A venir
Date de début : mardi 8 décembre 2026
Date de fin : mercredi 9 décembre 2026
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Votre parcours stagiaire étape par étape

33+ 1 44 53 45 08

Public

Pré-requis

Méthode pédagogique

  • Apports théoriques et méthodologiques : 40 %
  • Échanges et retours d’expérience : 25 %
  • Exercices d’application : 25 %
  • Démonstration ou illustration d’outil : 10 %

Modalités et délais d'accès

⏳ Inscription possible jusqu’à 24h avant le début de la session (sous réserve de places disponibles).
♿ En situation de handicap ? Contactez-nous pour adapter les modalités de votre parcours.

Prochaines sessions

Session
Distanciel
A venir
Date de début :mardi 8 décembre 2026
Date de fin :mercredi 9 décembre 2026
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Date de fin :vendredi 5 février 2027
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Date de fin :mercredi 19 mai 2027
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Date de début :mardi 28 septembre 2027
Date de fin :mercredi 29 septembre 2027

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Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
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