• Identifier les outils utilisés.
• Repérer les irritants : doublons, surcharge, notifications, fichiers introuvables, versions multiples.
• Distinguer communication, production, stockage, pilotage et capitalisation.
• Clarifier les usages : quand utiliser mail, chat, réunion, document partagé, espace projet ?
• Identifier les règles manquantes.

• Organiser dossiers, canaux, espaces projet ou bases de connaissances.
• Définir des règles de nommage.
• Gérer les versions.
• Centraliser les documents de référence.
• Éviter la multiplication des espaces.
• Préparer la recherche et la réutilisation.
• Articuler pratiques collaboratives et gestion documentaire.

Atelier pratique
Repenser l’organisation d’un espace projet ou collaboratif.

• Définir objectifs, livrables, responsabilités et échéances.
• Utiliser tableaux de tâches, kanban, listes ou plannings simples.
• Suivre l’avancement.
• Gérer les priorités.
• Partager les décisions.
• Préparer un plan d’action.
• Éviter le pilotage dispersé entre plusieurs outils.

• Préparer un ordre du jour.
• Cadrer les décisions attendues.
• Produire un compte rendu utile.
• Suivre les actions.
• Capitaliser les décisions.
• Utiliser l’IA pour préparer une réunion, synthétiser des notes, reformuler un compte rendu ou produire un plan d’action.
• Vérifier les informations sensibles et la confidentialité.

• Reformuler un message.
• Structurer une note.
• Résumer un document.
• Transformer des notes en compte rendu.
• Préparer un plan projet.
• Produire une checklist.
• Générer une synthèse d’avancement.
• Limites : données confidentielles, hallucinations, dépendance, validation humaine.

• Règles de nommage.
• Règles de partage.
• Règles de réunion.
• Règles d’usage de l’IA.
• Responsabilités sur les documents.
• Archivage et nettoyage des espaces.
• Installer des routines simples d’amélioration continue.

Atelier final

Les participants construisent un plan d’amélioration de leurs pratiques :

• outils à clarifier ;
• règles à définir ;
• espace à structurer ;
• réunion ou livrable à améliorer ;
• usages IA pertinents ;
• actions rapides à mettre en œuvre.

• Organiser un espace collaboratif.
• Choisir les bons outils selon les usages.
• Structurer tâches, documents et livrables.
• Améliorer les réunions et comptes rendus.
• Utiliser l’IA comme assistant de travail.
• Définir des règles collectives simples.

• Questionnaire de positionnement.
• Diagnostic de pratiques.
• Réorganisation d’un espace projet.
• Construction d’un plan d’action.
• Quiz de consolidation.
• Évaluation à chaud et à froid.

Après : FA109 pour animer des ateliers collaboratifs ; FA108 pour transmettre ses connaissances ; FA94 pour capitaliser les savoirs ; FA135 pour accompagner le changement dans les projets numériques.