Piloter un projet GED et gestion de contenus : besoins, processus, solution et adoption

Un projet de GED ou de gestion de contenus ne se limite pas au choix d’un logiciel. Il suppose une analyse fine des besoins, des processus, des documents, des utilisateurs, des droits d’accès, des flux, des règles de classement, des métadonnées, de l’intégration au système d’information et de la conduite du changement.

Cette formation permet de maîtriser les grandes étapes d’un projet GED, de l’étude d’opportunité au déploiement. Elle apporte une méthode opérationnelle pour cadrer le besoin, formaliser les exigences, dialoguer avec les prestataires, préparer les tests, accompagner les utilisateurs et sécuriser l’adoption.

Programme

Objectifs

analyser les besoins et processus liés à un projet GED

identifier les documents, contenus, flux et traitements associés

formaliser les exigences fonctionnelles et techniques

participer à la rédaction d’un cahier des charges

préparer le choix d’une solution ou d’un prestataire

organiser les phases de paramétrage, test, recette et déploiement

intégrer la conduite du changement et la communication projet

piloter l’adoption et l’amélioration continue

1. Comprendre les spécificités d’un projet GED

GED, ECM, gestion de contenus, portail documentaire, base de connaissances : repères.
Pourquoi un projet GED ne s’improvise pas.
Les erreurs fréquentes : raisonner outil avant processus, sous-estimer les utilisateurs, négliger les métadonnées.
Les acteurs : métier, DSI, archives, documentation, juridique, sécurité, qualité, utilisateurs.
Les impacts organisationnels et culturels.
Lien avec dématérialisation, workflow, archivage et gouvernance de l’information.

2. Analyser les besoins et les processus

Étude d’opportunité.
Analyse des irritants et des usages.
Cartographie des flux documentaires.
Typologie des documents et contenus.
Identification des traitements associés.
Analyse des volumes, formats, cycles de vie et droits d’accès.
Entretiens utilisateurs et ateliers métiers.
Formalisation des besoins prioritaires.

Atelier pratique
Analyser un processus documentaire et en déduire des besoins GED.

3. Définir les règles documentaires

Plan de classement.
Métadonnées.
Indexation.
Nommage.
Recherche et filtres.
Profils utilisateurs et habilitations.
Règles de conservation.
Versioning et traçabilité.
Articulation avec le Records Management et l’archivage électronique.

4. Formaliser les exigences et préparer le cahier des charges

Exigences fonctionnelles.
Exigences techniques.
Exigences de sécurité.
Exigences d’interopérabilité.
Exigences de reprise de données.
Exigences d’ergonomie et d’expérience utilisateur.
Scénarios de workflow.
Critères de choix et grille d’analyse des offres.
Points de vigilance dans la relation éditeur / intégrateur.

Modalités de positionnement

Auto-évaluation dans le questionnaire de préparation
Validation des concepts
Exercices pratiques
Travaux dirigés
QCM
Étude de cas (cas fil rouge pour chaque phase projet)
Démonstration d’un outil de GED
Évaluation à chaud
Évaluation à froid (6 mois)
Atelier pratique
Construire une grille d’exigences pour une solution GED.

5. Conduire le projet de la maîtrise d’ouvrage à la maîtrise d’œuvre

Phases du projet : cadrage, étude, choix solution, conception, paramétrage, tests, recette, déploiement.
Rôles MOA, MOE, DSI, métiers et prestataires.
Planning et jalons.
Risques projet.
Comités de pilotage et comités opérationnels.
Documentation projet.
Arbitrages et gestion des changements de périmètre.

6. Préparer la migration, les tests et la recette

Reprise de documents et données existantes.
Nettoyage et préparation des contenus.
Tests fonctionnels.
Tests utilisateurs.
Tests de recherche et d’accès.
Tests de performance et sécurité.
Recette et validation.
Gestion des anomalies.

7. Accompagner les utilisateurs et réussir l’adoption

Identifier les impacts sur les pratiques.
Préparer un plan de communication.
Former les utilisateurs.
Produire des supports : guides, FAQ, tutoriels, fiches pratiques.
Organiser le support post-déploiement.
Repérer les freins et résistances.
Mesurer les usages et ajuster.
Préparer l’amélioration continue.

Atelier final
Construire un mini-plan projet GED : besoin, processus, exigences, acteurs, risques, communication, tests et indicateurs.

Compétences cibles

Analyser les besoins et processus d’un projet GED.
Identifier les préalables aux spécifications fonctionnelles et techniques.
Structurer un cahier des charges ou une grille d’exigences.
Maîtriser les étapes de conduite de projet GED.
Préparer les tests, la recette et le déploiement.
Mettre en place une démarche de conduite du changement.

Modalités d’évaluation et de positionnement

Auto-évaluation dans le questionnaire de préparation.
Exercices pratiques.
Travaux dirigés.
Étude de cas fil rouge.
Construction d’une grille d’exigences.
QCM de consolidation.
Évaluation à chaud.
Évaluation à froid à 6 mois.

Passerelles recommandées

Avant : FA46 Dématérialisation : fondamentaux, capture, numérisation et cadre de confiance, ou connaissances équivalentes.

Après : FA70 pour le parcours complet ; FA135 pour approfondir la conduite du changement ; FA138 pour la gouvernance de l’information ; FA146 pour intégrer l’IA et l’automatisation dans les flux documentaires.

Formateur·ice

Département Conseil – Serda

Voir son parcours

Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.

Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.

Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …

Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/

Prochaines sessions

Session

Distanciel

A venir

Date de début :jeudi 26 novembre 2026

Date de fin :vendredi 27 novembre 2026

Je m'inscris

Session

Distanciel

A venir

Date de début :mercredi 27 janvier 2027

Date de fin :jeudi 28 janvier 2027

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Session

Présentiel

A venir

Date de début :mercredi 12 mai 2027

Date de fin :jeudi 13 mai 2027

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Session

Distanciel

A venir

Date de début :mercredi 15 septembre 2027

Date de fin :jeudi 16 septembre 2027

Je m'inscris

Une plateforme d'apprentissage en ligne

Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.

Témoignages

Claire

Documentaliste

« Le formateur explique très bien tous les concepts, c’est limpide. Je recommande Serda pour son sérieux et son professionnalisme. »

Hamid

Data Manager

Un stage très vivant, je ne me suis pas ennuyé une seconde. Le formateur délivre un contenu très pragmatique avec un apprentissage par l’exemple. Stage très utile.

Aurélie

Archiviste

Merci pour la qualité et le sérieux de votre formation.
J’en garde un très bon souvenir tant au niveau de l’accueil, de l’apprentissage et du partage des connaissances professionnelles que des belles rencontres faîtes lors de cette semaine de stage.

Antoine

Veilleur

« Cette formation m’a donné des outils concrets pour vérifier la fiabilité des informations que je traite au quotidien. Je me sens désormais bien mieux armé pour repérer et contrer les fake news dans mon travail de veille. »

Marie-Christine

Cheffe de projet digital

« Très bonne interaction avec les participants, utilisation de cas concrets et des retours d’expérience des participants . Réponse à toutes les questions posées. Très clair sur des sujets parfois complexes. »

Estelle

Documentaliste, veilleur

« Programme très complet. A conseiller pour toutes personnes en charge de veille. »

Marie-Pierre

Documentaliste

Le formateur se met au niveau des participants avec un langage clair et compréhensif. Un contenu très riche et intéressant. Mes objectifs de formation sont parfaitement atteint.

Digitalisation

Piloter un projet GED et gestion de contenus : besoins, processus, solution et adoption

Programme

Objectifs

analyser les besoins et processus liés à un projet GED

identifier les documents, contenus, flux et traitements associés

formaliser les exigences fonctionnelles et techniques

participer à la rédaction d’un cahier des charges

préparer le choix d’une solution ou d’un prestataire

organiser les phases de paramétrage, test, recette et déploiement

intégrer la conduite du changement et la communication projet

piloter l’adoption et l’amélioration continue

1. Comprendre les spécificités d’un projet GED

GED, ECM, gestion de contenus, portail documentaire, base de connaissances : repères.
Pourquoi un projet GED ne s’improvise pas.
Les erreurs fréquentes : raisonner outil avant processus, sous-estimer les utilisateurs, négliger les métadonnées.
Les acteurs : métier, DSI, archives, documentation, juridique, sécurité, qualité, utilisateurs.
Les impacts organisationnels et culturels.
Lien avec dématérialisation, workflow, archivage et gouvernance de l’information.

2. Analyser les besoins et les processus

Étude d’opportunité.
Analyse des irritants et des usages.
Cartographie des flux documentaires.
Typologie des documents et contenus.
Identification des traitements associés.
Analyse des volumes, formats, cycles de vie et droits d’accès.
Entretiens utilisateurs et ateliers métiers.
Formalisation des besoins prioritaires.

Atelier pratique
Analyser un processus documentaire et en déduire des besoins GED.

3. Définir les règles documentaires

Plan de classement.
Métadonnées.
Indexation.
Nommage.
Recherche et filtres.
Profils utilisateurs et habilitations.
Règles de conservation.
Versioning et traçabilité.
Articulation avec le Records Management et l’archivage électronique.

4. Formaliser les exigences et préparer le cahier des charges

Exigences fonctionnelles.
Exigences techniques.
Exigences de sécurité.
Exigences d’interopérabilité.
Exigences de reprise de données.
Exigences d’ergonomie et d’expérience utilisateur.
Scénarios de workflow.
Critères de choix et grille d’analyse des offres.
Points de vigilance dans la relation éditeur / intégrateur.

Modalités de positionnement

Auto-évaluation dans le questionnaire de préparation
Validation des concepts
Exercices pratiques
Travaux dirigés
QCM
Étude de cas (cas fil rouge pour chaque phase projet)
Démonstration d’un outil de GED
Évaluation à chaud
Évaluation à froid (6 mois)
Atelier pratique
Construire une grille d’exigences pour une solution GED.

5. Conduire le projet de la maîtrise d’ouvrage à la maîtrise d’œuvre

Phases du projet : cadrage, étude, choix solution, conception, paramétrage, tests, recette, déploiement.
Rôles MOA, MOE, DSI, métiers et prestataires.
Planning et jalons.
Risques projet.
Comités de pilotage et comités opérationnels.
Documentation projet.
Arbitrages et gestion des changements de périmètre.

6. Préparer la migration, les tests et la recette

Reprise de documents et données existantes.
Nettoyage et préparation des contenus.
Tests fonctionnels.
Tests utilisateurs.
Tests de recherche et d’accès.
Tests de performance et sécurité.
Recette et validation.
Gestion des anomalies.

7. Accompagner les utilisateurs et réussir l’adoption

Identifier les impacts sur les pratiques.
Préparer un plan de communication.
Former les utilisateurs.
Produire des supports : guides, FAQ, tutoriels, fiches pratiques.
Organiser le support post-déploiement.
Repérer les freins et résistances.
Mesurer les usages et ajuster.
Préparer l’amélioration continue.

Atelier final
Construire un mini-plan projet GED : besoin, processus, exigences, acteurs, risques, communication, tests et indicateurs.

Compétences cibles

Analyser les besoins et processus d’un projet GED.
Identifier les préalables aux spécifications fonctionnelles et techniques.
Structurer un cahier des charges ou une grille d’exigences.
Maîtriser les étapes de conduite de projet GED.
Préparer les tests, la recette et le déploiement.
Mettre en place une démarche de conduite du changement.

Modalités d’évaluation et de positionnement

Auto-évaluation dans le questionnaire de préparation.
Exercices pratiques.
Travaux dirigés.
Étude de cas fil rouge.
Construction d’une grille d’exigences.
QCM de consolidation.
Évaluation à chaud.
Évaluation à froid à 6 mois.

Passerelles recommandées

Avant : FA46 Dématérialisation : fondamentaux, capture, numérisation et cadre de confiance, ou connaissances équivalentes.

FA45

Niveau intermédiaireValeur sûre