Créer une copie fidèle et détruire le papier ? Ceci peut constituer un gain de productivité non négligeable pour une entreprise ou un prestataire qui souhaiterait proposer ce service dans le cadre d’une prestation. Évidemment, il faut le faire sous certaines conditions et la norme NFZ 42-026 nous guide sur le plan méthodologique et technologique. En une journée nous aborderons tout ce qu’il faut savoir pour mettre en place un processus de numérisation fiable dans un cadre de confiance numérique.
Digitalisation
Copie fidèle : comprendre et mettre en œuvre la norme NF Z42-026
Programme
Objectifs
Comprendre les exigences de la norme NFZ 42-026 pour respecter l’état de l’art
Identifier les éléments à mettre en place dans la chaine de numérisation
Se préparer à l’audit de certification NF 544
Objectif de la norme NFZ 42-026
- Domaines d’application,
- Termes et définitions.
- Réglementation applicable
Qualification de la prestation de numérisation
- Les quatre cas d’usage liés à la copie fidèle
- Fidélité, traçabilité et flux de numérisation
- La convention de numérisation.
Qualification de l’opérateur de numérisation
- Démarches qualité et sécurité
- Dossier de description du système de numérisation
- Capacités de l’outil de production
- Qualification et paramétrage de la chaîne de numérisation.
Les étapes du processus de numérisation à respecter
- Transfert, réception, préparation
- Numérisation, post-numérisation, métadonnées, livrables numériques
- Contrôle des livrables
- Traitement des documents d’origine, suppression des fichiers numériques.
Intégrité, traçabilité et portabilité des éléments de preuve
- Garantie d’intégrité par moyens cryptographiques
- Système de traçabilité
- Eléments de preuve : métadonnées, attestation de numérisation.
Certification
- Les principales certifications : logiciel, service, produit
- Projet en cours pour la norme NF Z 42-026
- Garanties pour les utilisateurs et/ou clients des produits ou services certifiés
- L’adossement de la certification : le référentiel.
Le projet de mise en conformité
- L’analyse des exigences
- L’état des lieux, autoévaluation/pré-audit
- Le cadrage du projet,
- Les moyens à mettre en œuvre
Modalités d'évaluation :
- Auto évaluation dans le questionnaire de préparation
- Travaux dirigés autour des concepts de numérisation
- Etude de cas contextualisée pour comprendre la mise en conformité
- Evaluation à chaud
- Evaluation à froid (6 mois)
Une attestation de compétences est remise en fin de formation.
Une plateforme d'apprentissage en ligne
Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.
Formateur·ice
Département Conseil – Serda
Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.
Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.
Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …
Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/
Prochaines sessions
Témoignages
Claire
Documentaliste
« Le formateur explique très bien tous les concepts, c’est limpide. Je recommande Serda pour son sérieux et son professionnalisme. »
Hamid
Data Manager
Un stage très vivant, je ne me suis pas ennuyé une seconde. Le formateur délivre un contenu très pragmatique avec un apprentissage par l’exemple. Stage très utile.
Aurélie
Archiviste
Merci pour la qualité et le sérieux de votre formation.
J’en garde un très bon souvenir tant au niveau de l’accueil, de l’apprentissage et du partage des connaissances professionnelles que des belles rencontres faîtes lors de cette semaine de stage.
Antoine
Veilleur
« Cette formation m’a donné des outils concrets pour vérifier la fiabilité des informations que je traite au quotidien. Je me sens désormais bien mieux armé pour repérer et contrer les fake news dans mon travail de veille. »
Marie-Christine
Cheffe de projet digital
« Très bonne interaction avec les participants, utilisation de cas concrets et des retours d’expérience des participants . Réponse à toutes les questions posées. Très clair sur des sujets parfois complexes. »
Estelle
Documentaliste, veilleur
« Programme très complet. A conseiller pour toutes personnes en charge de veille. »
Marie-Pierre
Documentaliste
Le formateur se met au niveau des participants avec un langage clair et compréhensif. Un contenu très riche et intéressant. Mes objectifs de formation sont parfaitement atteint.