Pour obtenir la certification d’un système d’archivage électronique, il faut comprendre et identifier les exigences de la norme NFZ 42-013 (ISO 14641-1) et identifier tous les points de contrôle à mettre en place pour obtenir la certification NF461. Cela permet de cadrer son projet de mise en conformité en anticipant le déroulement de l’audit et les points de contrôle à verrouiller.
Digitalisation
Comment certifier un SAE et se préparer à l’audit ?
Programme
Objectifs
Comprendre les exigences de la certification NF 461
Se préparer à la mise en conformité et à l’audit de certification
Certification :
- Pourquoi certifier un SAE ?
- Les certifications possibles : logiciel, service, produit,
- Les garanties apportées par les produits ou services certifiés,
- La nécessité d’adosser un référentie
Élaboration et pilotage :
- Référentiel : norme NFZ 42-013 (ISO 14641-1), le guide, les règles NF, les modalités de contrôle,
- Que comprend le système d’audit ?
- Les points clés : valeur de la marque (validité, contrôles périodiques), potentiel d’opposabilité en cas de difficultés ou de litige
- Démarche qualité, amélioration continue
- Documenter le projet
- Politique de sécurité
- Politique d’archivage
- Les acteurs du projet et leur rôle
- Périmètre technique et points de contrôle
- Intervenants, étapes et durée de la certification
- Exigences et éléments de preuve
Les points de contrôle pour l’archivage :
- Traçabilité: Journaux/ attestations, horodatage, scellement, chaînage, contenu de l’enregistrement, etc.
- Intégrité : contrôle régulier, cohérence archives/référentiel/journal,
- Sécurité : 2 sites minimum, contrôles d’accès aux données et logiciels, PRA, etc.
- Dépôt : contrôle de l’intégrité du versement, du format, conversion, identifiant unique, durée de conservation/sort final, injection des métadonnées obligatoires dans le référentiel, traçabilité, etc.
- Recherche : à partir des métadonnées, lien adresse logique-localisation physique, attestation de conformité, etc.
- Restitution : gestion des durées de conservation, destruction, effacement effectif de l’archive/des métadonnées, trace/attestation, réversibilité des archives, métadonnées et journaux
Les points spécifiques à ne pas négliger :
- La documentation : conception, réalisation, organisation, procédures, exploitation, contrats…
- Les scénarios de tests à mettre en place
- Les politiques d’archivage et de sécurité.
Modalités d'évaluation :
- Auto évaluation dans le questionnaire de préparation
- Travaux dirigés autour de la démarche d’audit du SAE
- Etude de cas pour comprendre chaque de l’audit
- Evaluation à chaud
- Evaluation à froid (6 mois)
Une attestation de compétences est remise en fin de formation.
Une plateforme d'apprentissage en ligne
Nous proposons à nos stagiaires un accès gratuit à notre Learning Management System Moodle pour leur permettre d’apprendre plus efficacement à distance, accéder aux documents et communiquer avec l’équipe pédagogique après la formation.
Formateur·ice
Département Conseil – Serda
Le département Conseil du Groupe Serda, expert reconnu en gestion de l’information, dématérialisation et archivage électronique, anime des formations destinées aux professionnels souhaitant maîtriser les enjeux et les bonnes pratiques de la transformation numérique des entreprises.
Composé de consultants-formateurs expérimentés, alliant expertise technique, juridique et méthodologique, ce département intervient auprès des organisations sur un large éventail de sujets, notamment l’optimisation des processus documentaires, la sécurisation des archives numériques et la conformité réglementaire.
Les formations animées par le département Conseil couvrent un large spectre, allant de l’initiation aux fondamentaux de la dématérialisation à la mise en œuvre opérationnelle des systèmes d’archivage électronique conformes aux normes en vigueur (NF Z42-026, RGPD, etc.), …
Pour en savoir plus sur nos experts et nos prestations, rendez-vous sur :
https://www.conseil.serda.com/
Prochaines sessions
Témoignages
Claire
Documentaliste
« Le formateur explique très bien tous les concepts, c’est limpide. Je recommande Serda pour son sérieux et son professionnalisme. »
Hamid
Data Manager
Un stage très vivant, je ne me suis pas ennuyé une seconde. Le formateur délivre un contenu très pragmatique avec un apprentissage par l’exemple. Stage très utile.
Aurélie
Archiviste
Merci pour la qualité et le sérieux de votre formation.
J’en garde un très bon souvenir tant au niveau de l’accueil, de l’apprentissage et du partage des connaissances professionnelles que des belles rencontres faîtes lors de cette semaine de stage.
Antoine
Veilleur
« Cette formation m’a donné des outils concrets pour vérifier la fiabilité des informations que je traite au quotidien. Je me sens désormais bien mieux armé pour repérer et contrer les fake news dans mon travail de veille. »
Marie-Christine
Cheffe de projet digital
« Très bonne interaction avec les participants, utilisation de cas concrets et des retours d’expérience des participants . Réponse à toutes les questions posées. Très clair sur des sujets parfois complexes. »
Estelle
Documentaliste, veilleur
« Programme très complet. A conseiller pour toutes personnes en charge de veille. »
Marie-Pierre
Documentaliste
Le formateur se met au niveau des participants avec un langage clair et compréhensif. Un contenu très riche et intéressant. Mes objectifs de formation sont parfaitement atteint.