Le service “information et connaissances” d’une grande entreprise industrielle souhaite faire évoluer ses pratiques, ses outils et son organisation du travail

Voici notre méthodologie pour répondre aux attentes de notre client.

Nous organisons une réunion de cadrage pour évaluer l’accompagnement en formation sur plusieurs points :

• Le contexte de la demande de formation
• Les grandes missions du service
• Le profil des collaborateurs de l’équipe (fonctions, missions, formation initiale…)
• L’environnement informationnel de l’entreprise
• Les outils utilisés par le service (Applications métiers, GED, outils de veille et de capitalisation de l’information…)
• Les contraintes (techniques, confidentialité, réglementaires…)

Le constat que nous en avons tiré :

• Le service est sur utilisé pour certaines demandes de veille (technologiques) alors que d’autres sont peu ou pas utilisés par les clients internes.
• Chaque collaborateur est très spécialisé dans son domaine, une simple absence peut générer une désorganisation et un mécontentement des utilisateurs.
• Les pratiques de gestion de l’information ne sont pas harmonisées, les informations sont peu partagée et le travail collaboratif quasi inexistant.
• L’expertise du service n’est pas suffisamment valorisé.

A partir de ce constat nous proposons une offre globale avec plusieurs axes de formation :

• Un module de formation collective abordant le processus de veille à travers leurs outils.
• L’objectif étant de cartographier tous les processus, de mettre en évidence des points de blocages et de mettre en avant des bonnes pratiques.
• Résultat : une formation très opérationnelle qui a permis de mettre le doigt sur ce qui fonctionne bien et ce qui a besoin de changer, d’être améliorer ou d’être créé.
• Un séminaire pour toute l’équipe axé stratégie de développement du service. Objectif créer une dynamique et une envie commune d’améliorer le fonctionnement du service en fixant un cap.

Résultat : grâce à des ateliers de spécialement conçus pour le service, l’équipe a pu poser un projet commun avec des engagements individuels et collectifs.Une feuille de route avec des axes de développement et des plans d’actions associés ont été élaborés.

Plusieurs modules de consolidation et de suivi de la feuille de route a permis d’accompagner le service sur les points suivants :

• Modélisation des processus de veille et aide au choix d’un nouvel outil (plateforme de veille)
• Création d’une base de connaissances avec des procédures partagées
• Communication et valorisation du service à travers des techniques de marketing et de communication pour s’adresser aux utilisateurs en tant que partenaires et ne plus être dans une relation client/fournisseur)
• Un accompagnement autour du pilotage (qualité, indicateurs…) des managers

Résultat global :

• Un accompagnement en formation sur presque 2 ans avec une satisfaction très forte tant auprès des collaborateurs que des manageurs.
• Le service a changé en profondeur et a gagné en efficacité et en reconnaissance.
• Il a pu intégrer et proposer une nouvelle offre de service plus multicanal et plus proches des besoins réels de ses partenaires.