Contexte 

Le service de documentation d’un conseil départemental se voit attribuer de nouvelles missions de veille. Les deux professionnels en charge ont un bon niveau en recherche documentaire et savent identifier les sources, mais elles prennent conscience qu’une réflexion est à mener sur l’automatisation de certaines tâches et qu’il faudra nécessairement repenser les vecteurs de diffusion de l’information.

Méthodologie

Un rendez-vous téléphonique est organisé avec le formateur et les échanges avec l’équipe lui ont permis de bien appréhender le contexte, le niveau de connaissance des participants potentiels ainsi que leurs attentes spécifiques ; il a également recensé les outils utilisés et les pratiques de veille déjà en place.

Ceci nous a permis d'établir de proposer un programme adapté sur deux jours de formation.

La formation se déroulera dans les locaux du conseil départemental et les dates sont fixées en fonction des disponibilités des participants et du formateur (et notamment sur des jours où les documentalistes sont moins sollicités).

Une grande partie de la formation a laissé la place à des ateliers pratiques. Ceux-ci ont permis aux documentalistes d’appréhender de nouveaux outils et de faire évoluer leurs méthodes de veille, en particulier sur la surveillance de sources et la diffusion de produits de veille.

La formation a suivi le déroulé pédagogique, avec quelques ajustements à la volée en fonction des échanges entre les participants et le formateur.

Les documentalistes ont pu identifier deux nouveaux outils, particulièrement efficaces pour faire une veille multicanale (en intégrant les médias sociaux, ce qui n’était pas le cas jusqu’à présent) et pour élaborer des newsletters thématiques préformatées.

Résultats

Elles ont pu établir un plan d’action opérationnel à court terme et le proposer à leur direction. Celui-ci a été validé dans la foulée et est aujourd’hui en place et fonctionnel.

La formation a parfaitement répondu aux attentes initiales car le formateur a su s’approprier le contexte et répondre aux attentes des documentalistes. Il s’est même adapté en temps réel en fonction des échanges avec le groupe.

Taux de satisfaction = 98 %.