Nous avons été sollicités par cette entreprise pour un premier besoin sur les compétences de veille des membres d'une équipe, cela s'est transformé en une aventure passionnante de presque 2 ans d'accompagnement en formation-action sur mesure pour tout le service. Une très belle expérience professionnelle et humaine.

Contexte :

Au sein d’une grande entreprise industrielle, le service “information” regroupe plusieurs missions : Pôle documentation, veille métier, veille technologique et gestion des connaissances

Ce service a conscience que, avec le temps, leurs missions éclatées manquent de cohésion. Les demandes des clients internes sont très différentes et sont traitées en file d’attente avec peu ou pas de retour sur les résultats. De plus les membres de l’équipe sont très spécialisés, une absence, un projet qui traîne en longueur et c’est le goulot d’étranglement !

Pour finir, leurs outils ne répondent pas tout à fait à leur besoins avec des ruptures dans le cycle de veille (entre la collecte et la diffusion)

Méthodologie appliquée

Après une phase de préparation conséquente, comprenant une réunion de cadrage dans leur locaux pour comprendre les processus en place, recenser les outils et leurs utilisation ainsi qu’une interview des collaborateurs en fonction de leurs spécialités pour reccueillir leurs attentes mais aussi leur ressenti par rapport au fonctionnement du service, nous leur avons proposé un accompagnement en formation sur différents axes.

Pour commencer, 1 séminaire stratégique avec toute l’équipe pour identifier les chantiers et les axes de progression pour repositionner le service.

Résultats : Par des ateliers allant du plus créatif au plus opérationnel nous avons pu ressortir une feuille de route et planifier 4 axes stratégiques et 4 projets d'amélioration annexes. Nous avons pu également créer de l'adhésion de la part de l'équipe autour du projet

Ensuite, 2 modules de formation intra ont été organisés pour une remise à niveau sur les techniques de veille et la démarche collaborative avec en objectifs pédagogiques dégager des bonnes pratiques mutualisables dans l’équipe et initier une démarche collaborative pour partager et augmenter les contenus.

En parallèle, 1 coaching du responsable du service a permis de revoir le positionnement du service sur le plan communication et marketing et en mettant en place des tableaux de bords de suivi du service, ça a aussi été l’occasion de retravailler sur le dimensionnement des tâches et le pilotage de la démarche collaborative.

Enfin, nous avons continué d’accompagner ce service avec un séminaire tous les 6 mois, ce qui a permis de faire un point sur la feuille de route, de répondre aux difficultés rencontrées et d’aménager des séquences d’atelier pour travailler plus précisément sur un outil, ou un chantier stratégique particulier. Nous avons apporté également des benchmarks de projets similaires dans d’autres entreprises et des retours d’expérience pour alimenter la réflexion.

Résultat final :

Après presque 2 ans d’accompagnement en formation-action sur mesure :

• Le service a changé d’appellation et a été repositionné au sein de la direction avec des missions plus claires et des processus de veille mieux cadrés (y compris au niveau des retours sur les activités)
• De nouveaux outils ont été choisis, dont une plateforme de veille permettant de gérer l’ensemble du cycle de veille.
• La démarche collaborative et d’harmonisation a permis de partager les pratiques et de décloisonner les tâches ce qui permet garder une continuité d’activité même en cas d’absences.

Nous avons été chaudement remerciés pour une prestation bien dimensionnée et l'action de notre équipe en écoute permanente des besoins.

Vous souhaitez échanger avec nous sur vos projets, n'hésitez pas à contacter Jean Gauthier au 01.44.53.47.37 | jean.gauthier@serda.com ou de nous laisser un message en ligne, nous ne manquerons pas de vous retontacter dans les meilleurs délais.