Initiation à la gestion documentaire

Domaine :
Niveau :

Objectifs :

Optimiser son organisation personnelle et professionnelle et gagner en qualité de service pour répondre plus rapidement et efficacement aux demandes d’information. Sur la base des méthodes et techniques professionnelles appliquées dans le domaine de la documentation, ce stage permet d’acquérir et d’adopter des techniques et des outils pour une meilleure organisation de ses dossiers.

Contenu du stage :

Introduction aux notions d’information et au traitement de la chaîne documentaire :

  • Analyse de besoins d’information, de circulation de l’information, de document et de dossier, de gestion électronique des documents.
  • Optimisation de son classement papier et électronique et adoption d’outils dédiés :
  • Plan de classement, indexation, classification, rangement.

Organiser le classement dans un service :

  • Démarche qualité.
  • Procédures et règles à suivre.

Gestion des archives pour garder l’essentiel :

  • Connaître les bases du cycle de vie des archives.
  • Appliquer les durées de conservation et exploiter des outils simples de gestion des archives.
  • Savoir trier et jeter pour gagner de la place.
  • Faire le lien entre la fonction archivage et la gestion documentaire.

Rechercher l’information sur Internet :

  • Appliquer une méthode de recherche par étapes, grâce aux outils de recherche sur Internet.
  • Savoir formuler des requêtes plus efficaces dans les moteurs de recherche et gagner du temps.
  • Savoir valider des sources et les organiser pour les retrouver facilement.
  • Elaborer un répertoire de sources pour le partager avec ses collègues.

Compétences cibles :

  • Retrouver rapidement un document ou une information.
  • Mettre en place une organisation commune dans son service.
  • Élaborer et faire évoluer un plan de classement (papier ou électronique).
  • Savoir trouver rapidement des sources d’information sur internet.

Méthodes pédagogiques :

  • Apports méthodologiques 25%
  • Travaux pratiques 40%
  • Réflexions, échanges et débats autour des expériences des stagiaires et du formateur 15%
  • Analyses et bilans à partir d’exemples d’outils apportés par les participants. 20%
Les formateurs :
Anne DUVERNE

Consultante formatrice spécialiste de la gestion d’information professionnelle.
Historienne-géographe de formation et diplômée de l’INTD en 1981.

Elle a 30 ans d'expérience et participé au développement de plusieurs sociétés internationales de conseil en organisation (Arthur Andersen Management Consultants, Price Waterhouse Coopers, BearingPoint), elle a mis en place des processus de capitalisation du savoir-faire, développé des politiques de systèmes de partage d’information et de knowledge management.

Ces missions l’ont amenée à construire des politiques de formation, les plans et les supports de formation, ainsi que la gestion du changement associés. 
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