Trier pour archiver l'essentiel

Domaine :
Niveau :

Objectifs :

Connaître l’environnement réglementaire et juridique des tris et éliminations (loi sur les archives, norme ISO 15489). Maîtriser la production des données. Acquérir une méthode pour élaborer des tableaux de référentiel et mettre en place des procédures réglementaires de destruction. Identifier les besoins des producteurs et déterminer des critères de tri.

Contenu du stage :

Les grands principes du tri et des éliminations :

  • Définitions et objectifs.
  • Les règles de tri et d’élimination.
  • L’environnement réglementaire et juridique..
  • Le rôle des producteurs d’archives : Le circuit des archives et l’application des règles de tri dans l’environnement administratif, enjeux et méthodes.

Le tableau de tri :

  • Elaboration d’un tableau de tri (ou référentiel de conservation).
  • Méthode et application dans les services.
  • Le plan de classement et l’organisation des données.

Les critères de tri et d’élimination : définition, évaluation et estimation des données, analyse des prescriptions légales.

La procédure d’élimination : le bordereau d’élimination, la validation des opérations de tri et de destruction.

La gestion des éliminations : La gestion des espaces, les reprises d’arriérés

Mettre en place un plan d’archivage :

  • Valider une « charte d’archivage ».
  • Elaborer un cahier des charges avec définition des responsabilités.
  • Définir une politique d’archivage.
  • Connaître les ratios d’élimination et mesurer la rentabilité pour les services.

La communication :

  • Plan de communication.
  • Accompagnement au changement.
  • Enjeux…

Compétences cibles :

  • Mettre en place une politique d’archivage
  • Savoir mettre en place des processus de destruction
  • Rédiger un cahier des charges pour la maîtrise des flux
  • Piloter une concertation entre un service d’archives et le réseau des producteurs d’archives

Méthodes pédagogiques :

  • Apports méthodologiques techniques et juridiques 50 %
  • Echanges et retours d’expériences 20%
  • Travaux pratiques 30%
Les formateurs :
Xavier Laubie

Directeur du service historique de la défense (SHD) Archiviste passionné par son métier depuis 1992, il a une longue et solide expérience dans la gestion des fonds d'archives et le management de service.

Il a participé à l'organisation de nombreuses expositions pour valoriser les fonds d'archives historiques.

Passioné par la formation et le monde des archives, il intervient en tant que formateur pour Serda depuis 2004 sur tout ou partie des stages archives.