Décrire les archives : Indexation et instruments de recherche

Domaine :
Niveau :

Objectifs :

Phase indispensable à une bonne gestion d’un fonds, l’analyse
et la description permet d’archiver et surtout de retrouver les documents le moment venu.
Ce stage permet de connaître et de maitriser les grands principes d’analyse et d’indexation.
Il permet également de se repérer dans les normes de description pour être plus efficace.

Contenu du stage :

Rappels sur l’environnement réglementaire et normatif

Rappels sur la notion de plan de classement :

  • Typologie de documents.
  • Différences entre plans de classement papier et électronique.
  • Règles de nommage des documents.

Principes de l’analyse archivistique. :

  • Les cotes et tailles de dossiers.
  • Les unités de conditionnement.
  • L’objet à analyser et son contexte : de quoi s’agit-il ? localisation, action, situation dans le temps.
  • Niveaux et détails d’analyse.
  • Pratique de la rédaction et présentation des analyses.

Rôle et utilisation de l’indexation :

  • Les différents référentiels : liste d’autorité, vocabulaire contrôlé, thésaurus…
  • Apports de la normalisation : description des documents ISAD(G), description du producteur (ISAAR(CPF))
  • Niveaux de description et instruments de recherche.
  • Création de formes normalisées pour les personnes, les familles, les organismes, les lieux,...
  • Création de points d’accès pour les mots-matières.
  • Traitement numérique des instruments de recherche.

Compétences cibles :

  • Rédiger un instrument de recherche simple.
  • Indexer des documents d’archives.
  • Utiliser les modules « archives » des bases de données documentaires.

Méthodes pédagogiques :

  • Apports théoriques, technologiques et normatifs 70%
  • Exercices pratiques en atelier 30%
Les formateurs :
Xavier Laubie

Directeur du service historique de la défense (SHD) Archiviste passionné par son métier depuis 1992, il a une longue et solide expérience dans la gestion des fonds d'archives et le management de service.

Il a participé à l'organisation de nombreuses expositions pour valoriser les fonds d'archives historiques.

Passioné par la formation et le monde des archives, il intervient en tant que formateur pour Serda depuis 2004 sur tout ou partie des stages archives.

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