Conduire un audit archives

Domaine :
Niveau :

Objectifs :

Bien gérer un fonds d’archives, c’est déjà être capable de faire un diagnostic de l’existant. Comprendre les mécanismes de l’audit en environnement documentaire pour faire une évaluation de la qualité et des risques d’un fonds d’archives est essentiel ; que ce soit pour un service interne ou pour une prestation externalisée.

Contenu du stage :

Audit et processus qualité :

  • Qu’est-ce qu’un audit ?
  • Quel est sa finalité ?

La démarche d’audit et les différentes phases :

  • Préparation.
  • Planification.
  • Déploiement.
  • Rapport.

Les outils au service de l’audit :

  • La norme ISO 19011, description et éclairage des différents chapitres.
  • Les normes du domaine de la gestion documentaire et des archives.
  • La matrice de conformité.
  • Préparation des entretiens : élaborer une trame d’interview avec une grille d’analyse.
  • Savoir mesurer les écarts et consigner les incidents qualité.

Planification et communication pour un audit fluide :

  • Planifier et informer sur les entretiens.
  • Conduite et techniques d’entretien.
  • Elaboration du rapport d’audit.

Les suites à donner :

  • Présenter les conclusions et les préconisations.
  • Proposer un plan d’actions correctives dans le temps.
  • Proposer un outil de suivi avec des indicateurs.

Compétences cibles :

  • Savoir déployer une démarche d’audit en interne ou chez un prestataire
  • Mettre en place des outils dédiés qui facilitent la démarche d’audit
  • Savoir restituer oralement et à l’écrit en proposant des actions correctives

 

Méthodes pédagogiques :

  • Apports théoriques et méthodologiques 30%
  • Débats, échanges retours d’expériences 20%
  • Mise en situation 20%
  • Elaboration d’outils d’audit en ateliers pratiques 30%
Les formateurs :
Aline HABERT

Consultante Formatrice, Serda Conseil.

Elle a près de 10 ans d’expérience dans les projets de dématérialisation déployés dans les grands comptes publics et privés (spécifications fonctionnelles et techniques, paramétrage, conduite du changement...)

Elle intervient dans les projets de dématérialisation, archivage, GED, GEC et anime tout ou partie des formations dans ce domaine en inter entreprise et en formation sur mesure.

Olivier MOLLET

Consultant Formateur, Serda Conseil.
Après avoir exercé pendant 6 années ses compétences dans le domaine de l’archivistique et du record management dans les secteurs privé et public,

Olivier Mollet accompagne les clients à la conduite de projets de gestion de contenus, de dématérialisation et d'archivage électronique, de l'étude de cadrage à l’installation d’outils de GED, d'ECM ou de SAE.

  • Sur mesure