Objectifs :
Aujourd’hui, plus que jamais, nous créons, recevons, modifions et travaillons sur de nombreux documents électroniques. Qu’ils viennent de la messagerie, de la suite bureautique ou d’applications métiers. De nombreuses versions différentes sont souvent générées et conservées. Cette formation vous permettra de vous poser les bonnes questions et d’appliquer une méthodologie de classement et d’organisation pour bien gérer vos documents électroniques.
Contenu du stage :
Classer ou ranger ?
- Qu’est ce qu’un document ?
- Quelles sont ses caractéristiques ?
- Je range ? Je classe ? Comment ? Pourquoi faire ? Pour qui ?
Classer quoi ? Classer pourquoi ?
- Identifier les flux générant du document et faire un diagnostic
- Identifier les points faibles de l’organisation
- Répondre à la question : dois-je tout classer ? pourquoi ? comment faire simple ?
- Je classe des documents mais dans quel but ?
- Comment gérer les différentes versions de document ?
Organiser le classement concrètement :
- Les règles de nommage et la gestion du versioning : les bonnes pratiques
- Le plan de classement électronique : les différents types de plan de classement
- Classer en fonction de l’hébergement des documents : local, serveurs partagés, au sein d’une GED, d’une messagerie...
- Dois-je indexer ? Ajouter des métadonnées ? : exemples et exercices
- Trier ? Détruire ? Purger ? Quelles sont les règles à mettre en place ?
Vous repartirez avec :
- Les critères qui sont importants pour votre organisation
- Un plan de classement en phase avec vos besoins
- Des bonnes pratiques pour pérenniser votre l’organisation des documents électroniques
Compétences cibles :
- Créer ou faire évoluer une organisation de la documentation électronique
- Savoir mettre en place un plan de classement et des règles de nommage
- Savoir analyser les besoins de son organisation pour une gestion des documents électroniques cohérente
MODALITÉS D'ÉVALUATION :
- Auto évaluation dans le questionnaire de préparation
- Exercices pratiques
- Atelier : rédaction d'un plan de classement
- Evaluation à chaud
- Evaluation à froid (6 mois)
Une attestation de compétences est remise en fin de formation.
Méthodes pédagogiques :
- Apports méthodologiques 40%
- Travaux pratiques en individuel ou en groupe 60%
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Les formateurs :
Christel RONSIN
Christel a 12 ans d’expérience professionnelle en management de l’information et 7 ans
d’expérience en marketing.
Sortie de l’INTD en 2011, elle a travaillé dans différents domaines et types de structures.
Elle a ainsi acquis une expérience en veille, archivage, documentation, bibliothéconomie
et knowledge management. Elle a été responsable de service documentation et
responsable de bibliothèque.
Elle a travaillé pour des organismes privés et publics, des entreprises de petite et de
grande taille. Elle a également une expérience à l’étranger au Japon, où elle a travaillé
durant 3 ans dans le milieu associatif et celui de l’enseignement.
Christel a un profil complet de documentaliste et transmet aujourd’hui ses connaissances
en gestion de l’information.
