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Encadrer une prestation d’externalisation d’archives

Objectifs

La pratique d’externalisation des archives est assez récente en France, elle est pourtant très présente dans les organisations publiques et privées. Il n’est pas toujours facile de se repérer dans l’offre de services, les coûts et les risques. Ce stage donne les clés pour piloter une prestation d’externalisation en maîtrisant les tenants et les aboutissants tout en évitant les surprises.

Public concerné

Toute personne souhaitant mettre en place ou mieux suivre une prestation d’externalisation d’archives.

Pré-requis

Avoir une bonne compréhension de la gestion des archives

Contenu du stage

Rappels sur l’environnement réglementaire et normatif de l’externalisation :

  • Loi du 15 juillet 2008, décret du 17 septembre 2009 et arrêté du 4 décembre 2009.
  • Norme NF Z40-350 NF Z42-013 relatives aux prestations en archivage.
  • L’agrément des prestataires.
  • Déclarer les fonds publics externalisés.

L’offre du marché des prestataires :

  • Benchmark des principaux acteurs et de leurs offres de services.
  • Les clauses contractuelles : points à vérifier et à clarifier, les avenants.
  • Tarifications et projection de coût : conservation, communication, tri, classement, inventaire…
  • Autres services : numérisation, GED, SAE, coffres forts…

Mise en œuvre et suivi de la prestation :

  • Description des processus métier et des prestations associées.
  • Les outils de suivi et de reporting : traiter les non conformités, recours en cas de litige.
  • Gérer l’accroissement du linéaire et du coût.
  • Auditer son prestataire.
  • Gérer une restitution globale ou partielle.

Compétences cibles

  • Se repérer dans l’offre du marché
  • Savoir chiffrer une prestation adaptée à son environnement documentaire
  • Maîtriser les méthodes de suivi d’un prestataire et anticiper les litiges

Méthodes pédagogiques

Apports théoriques, réglementaires et juridiques 60%
Etude de cas et retours d’expériences 40%

Pour aller + loin

  • Gérer et manager un service archives
  • Conduire un audit archives
Code formation: 
FA79_54
Durée: 
1j
Prix: 
600,00€

Prochaines dates

Dates Lieu
18/10/17 Paris 9ème Inscription
04/05/18 Paris 9ème Voir tarif 2018 Inscription
16/11/18 Paris 9ème Voir tarif 2018 Inscription

 

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