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Conduire un audit archives

Objectifs

Bien gérer un fonds d’archives, c’est déjà être capable de faire un diagnostic de l’existant. Comprendre les mécanismes de l’audit en environnement documentaire pour faire une évaluation de la qualité et des risques d’un fonds d’archives est essentiel ; que ce soit pour un service interne ou pour une prestation externalisée.

Public concerné

Responsables archives, responsables qualité, ou toute personne devant conduire ou se soumettre à un audit archives

Pré-requis

Avoir de bonnes connaissances en gestion de fonds d’archives.

Contenu du stage

Audit et processus qualité :

  •   Qu’est-ce qu’un audit ?
  •   Quel est sa finalité ?

La démarche d’audit et les différentes phases :

  •   Préparation.
  •   Planification.
  •   Déploiement.
  •   Rapport.

Les outils au service de l’audit :

  •   La norme ISO 19011, description et éclairage des différents chapitres.
  •   Les normes du domaine de la gestion documentaire et des archives.
  •   La matrice de conformité.

Préparation des entretiens : élaborer une trame d’interview avec une grille d’analyse.

  •   Savoir mesurer les écarts et consigner les incidents qualité.

Planification et communication pour un audit fluide :

  •   Planifier et informer sur les entretiens.
  •   Conduite et techniques d’entretien.
  •   Elaboration du rapport d’audit.

Les suites à donner :

  •   Présenter les conclusions et les préconisations.
  •   Proposer un plan d’actions correctives dans le temps.
  •   Proposer un outil de suivi avec des indicateurs.

Compétences cibles

  • Savoir déployer une démarche d’audit en interne ou chez un prestataire
  • Mettre en place des outils dédiés qui facilitent la démarche d’audit
  • Savoir restituer oralement et à l’écrit en proposant des actions correctives

Méthodes pédagogiques

Apports théoriques et méthodologiques 30%

Débats, échanges retours d’expériences 20%

Mise en situation 20%

Elaboration d’outils d’audit en ateliers pratiques 30%

Pour aller + loin

 

Code formation: 
FA44
Durée: 
2j
Prix: 
1 300,00€

Prochaines dates

Dates Lieu
09/11/17 - 10/11/17 Paris 9ème Inscription

 

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